9 regels voor het schrijven van een e-mail die gemakkelijk te beantwoorden is
Velen van ons leerden niet om e-mails te schrijven op school, maar weten hoe een e-mail te schrijven is een waardevolle vaardigheid op de werkplek. Dit geldt met name voor degenen die in telewerkstages werken (of zoeken). Naast een goede telefoonetiquette is er waarschijnlijk geen vaardigheid zo belangrijk om een baan thuis te krijgen - en te houden -.
Een goed geschreven e-mail maakt het gemakkelijk voor de ontvanger om het bericht te begrijpen en ernaar te handelen. Bij het zoeken naar een baan kan een e-mail voorafgaan aan de persoonlijke indruk of zelfs worden vervangen, dus de juiste interpunctie en een samenhangende boodschap zijn de sleutelwoorden. En on the job, onduidelijke e-mails veroorzaken verwarring en vertragingen. Volg deze tips om effectieve e-mails te schrijven naar collega's, klanten, potentiële klanten, wervingsmanagers en zelfs vrienden en familie.
01 Overweeg eerst de Boodschap en de Ontvanger
Bekijk vervolgens het standpunt van de ontvanger. Welke informatie heeft hij of zij nodig om actie te ondernemen of uw bericht te begrijpen? Geef noodzakelijke (maar niet overmatige) achtergrondinformatie. Houd ook rekening met de juiste etiquette voor deze specifieke ontvanger. Emoticons en afkortingen, zoals OMG of LOL, zijn niet geschikt voor sollicitaties en de meeste zakelijke e-mail.
02 Schrijf een beschrijvende e-mailonderwerpregel
Wanneer u een e-mail schrijft, schrijf dan niet iets vaags in de onderwerpregel zoals "hallo" of "thuiswerk" of laat het leeg. E-mails met dit soort onderwerpregels hebben een goede kans om in de spambox van de ontvanger terecht te komen of gewoon te worden genegeerd. Als u solliciteert naar een baan, plaatst u de naam van de positie in de onderwerpregel. Als de e-mail naar een collega gaat, maak je onderwerpregel een korte zin die het doel van het bericht samenvat. Een ander voordeel van het schrijven van een beschrijvende onderwerpregel is dat het gemakkelijker voor u is om het in uw inbox te vinden als u het later moet doorzoeken. Iets met een e-mailregel als 'Vraag' zal echter niet helpen.
03 Begroet de ontvanger op de juiste manier
Als u de naam van uw ontvanger kent maar hem of haar niet persoonlijk kent, kunt u deze begroeten door een titel te gebruiken, bijvoorbeeld Geachte mevrouw Brunelli. (Gebruik "Mevrouw" voor vrouwen als u niet zeker weet of "Mevrouw" of "Juffrouw" geschikt is.) Als u niet zeker bent over geslacht, gebruikt u gewoon de voor- en achternaam, dat wil zeggen Beste Chris Smith. Als u de naam van de persoon niet weet, begint u uw e-mail zonder begroeting of gebruikt u een eenvoudige begroeting, bijvoorbeeld. Hallo, groeten, beste manager, etc.
Als de e-mail naar een collega of iemand anders die u kent gaat, gebruikt u de naam die u persoonlijk of aan de telefoon zou gebruiken.
04 Gebruik de juiste grammatica en interpunctie
Het is erg belangrijk om de correcte grammatica in een e-mail te gebruiken. Bewust of onbewust straffen lezers afzenders voor grammaticale fouten.
- Run-on-zinnen - Als u een e-mail schrijft, mag u de perioden niet sparen. Die kleine pauze geeft lezers de tijd om de woorden 'betekenissen' in te nemen. Korte zinnen laten meer van deze kleine pauzes toe. Verdeel lange zinnen, zelfs als het geen technisch gerefereerde zinnen zijn.
- Komma's - Te weinig of te veel komma's kunnen verwarrend zijn. Leer de komma correct te gebruiken.
- Subject-Verb Agreement - Zinnen met dit type fout zijn rode vlaggen voor werkgevers die op zoek zijn naar kandidaten met goede communicatievaardigheden. Beoordeel de regels voor de overeenkomst tussen onderwerp en werkwoord.
05 Controleer spelling en hoofdletters
Gebruik een spellingscontrole, maar vertrouw er niet op. Een spellingscontrole zal "zij" niet vangen voor "de" of "daar" voor "hun" en dit type fout duidt op onvoorzichtigheid. Gebruik geen sms-afkortingen zoals "u" voor "u" of "tho" voor "hoewel".
Gebruik het juiste hoofdlettergebruik. De meeste mensen weten het begin van de zin en de juiste zelfstandige namen te kapitaliseren, maar velen doen dit niet in e-mails. Laat zien dat je het niet erg vindt om die extra fractie van een seconde te nemen om op de Shift-toets te drukken. Aan de andere kant kunnen te veel hoofdletters de lezer afleiden. Vermijd het schrijven van zinnen in alle hoofdletters (die door velen worden geïnterpreteerd als het equivalent van persoonlijk schreeuwen) en hoofdletters, alleen maar voor nadruk, de eerste letter van woorden die niet aan het begin van een zin staan of eigennamen.
06 Gebruik eenvoudige opmaak in e-mail
Vergeet niet dat e-mailprogramma's allemaal anders worden weergegeven. Wat er perfect op uw scherm is uitgelijnd, loopt mogelijk samen op iemand anders. Vermijd daarom een hoog geformatteerd tekstverwerkingsdocument, zoals een cv of begeleidende brief, in een e-mail te plakken. Gebruik documenten die zijn geschreven in platte tekst.
Maak alinea's kort. Net als bij periodes, bieden alinea-einden rust voor de lezer. Iemand die e-mail op een mobiele telefoon leest, heeft baat bij korte paragrafen. Maar wees voorzichtig om nog steeds de basisregels met betrekking tot paragrafen te volgen.
07 Wees beknopt
Meanderende e-mails die het punt begraven worden ingediend en uiteindelijk vergeten. Of erger nog, ze kunnen verkeerd worden begrepen. Maak je doel duidelijk, met behulp van beknopte taal.
- Waanzin elimineren - Schrijf met actieve werkwoorden. "Jack heeft me de formulieren gestuurd" gebruikt een actief werkwoord. "De formulieren werden door Jack naar mij gestuurd" is passief. De passieve vorm gebruikt nog maar een paar woorden, maar dat klopt. Meer nog, het vereist dat lezers de ideeën in hun hoofd opnieuw ordenen.
- Blijf bij het punt - weersta de verleiding om externe informatie of ideeën toe te voegen. Bewaar deze voor een andere e-mail.
- Gebruik Bullet Points - Hiermee kan uw lezer visuele aanwijzingen gebruiken om aan te nemen wat belangrijk is. Maar als je twijfelt over de manier waarop kogels worden weergegeven, gebruik je sterretjes of koppeltekens om kogels te maken.
08 Onderteken E-mail goed
Als uw e-mail standaard een standaardhandtekening heeft, moet u ervoor zorgen dat deze geschikt is voor de specifieke e-mail die u verzendt. Handtekeningen met politieke verklaringen of de namen en leeftijden van uw kinderen zijn prima voor persoonlijke e-mail, maar voor werk gebruikt u een minder persoonlijke handtekening. Afhankelijk van je baan en je werkgever, kun je je e-mailhandtekening nog steeds personaliseren met een citaat. Kies iets niet-controversieel. Als je een vraag hebt over een baan, gebruik dan je handtekening om de juiste contactgegevens te geven zonder citaten of extra personalisatie.
09 Herlees / heroverweeg voordat u op Verzenden drukt
Controleer op spelfouten en leestekens voordat je op verzenden drukt. Als u een fout in een e-mail voor een sollicitatie vindt, repareert u deze en leest u deze opnieuw voordat u op verzenden drukt. Maar ook herlezen voor inhoud. Als je e-mail lang is, denk dan eens na over manieren om het korter te maken. En als uw e-mail controversieel is of in woede is geschreven, raakt u opslaan niet verzenden aan. Kom een paar uur of een dag later terug om te kijken of je het nog steeds wilt verzenden.
Dit klinkt misschien als een hoop te doen voordat je een e-mail verzendt, maar als je effectieve e-mails verzendt en efficiënter je e-mail organiseert, zul je merken dat je eigenlijk meer tijd hebt en niet minder.