Door papier te besparen, bespaart u geld voor uw thuisbedrijf en bespaart u ook een paar bomen!
Als het op papier aankomt, recycle het niet alleen - en hergebruik het ook - om te besparen op papier en afdrukkosten. Elke keer dat u de printer gebruikt, besteedt u niet alleen geld op papier, maar ook aan toner en inkt. Wanneer u papier bespaart, bespaart u ook op printercartridges . En u creëert een milieuvriendelijker thuiskantoor .
De eenvoudigste manier om papier te besparen, is natuurlijk om minder dingen af te drukken. Er is echter enige discipline en heroverweging voor nodig om dit in de praktijk te brengen. Probeer deze 12 tips uit en geef minder uit aan papier en toner.
01 Leer uw printer kennen.
Leer hoe u uw printer effectiever kunt gebruiken om papier te besparen. Kies vóór het afdrukken "afdrukvoorbeeld" om te controleren of één regel ervoor zorgt dat er nog een hele pagina wordt afgedrukt.
Raak niet alleen blindelings op OK als het afdrukdialoogvenster verschijnt. Verklein het afdrukbereik tot alleen de pagina's die u nodig hebt. U kunt ook alleen de tekst markeren die u nodig hebt en 'afdrukselectie' kiezen. Dit is met name handig bij het afdrukken vanaf websites, omdat u de advertenties kunt verwijderen.
Als u problemen ondervindt bij het afdrukken, wist u de printerwachtrij zodra u het probleem hebt opgelost. Op die manier zal uw printer de zes pogingen die u deed niet uitspugen voordat u erachter kwam dat u geen papier meer had!
02 Gebruik een tablet of e-reader.
Als u documenten afdrukt omdat het gemakkelijker of handiger is om ze onderweg te lezen, overweeg dan om te investeren in een tablet of e-reader. U kunt ze gebruiken om Word-documenten en PDF's te lezen en in veel gevallen zelfs aantekeningen te maken.
03 Maak notities, schermafbeeldingen en bladwijzer webpagina's.
Wanneer u een website bekijkt, noteert u informatie in plaats van een hele pagina alleen voor een telefoonnummer of adres af te drukken. U kunt ook informatie kopiëren en plakken in een Word-document of andere organiserende software. Of, als het iets is dat u wilt bewaren voor toekomstig gebruik, kunt u er gewoon een bladwijzer van maken.
04 Lees zorgvuldig!
Zorg ervoor dat u uw werk controleert voordat u afdrukt. Als je een fout ontdekt, druk dan snel op annuleren, zodat je maar één pagina hebt die is misleid. Als het hele document wordt afgedrukt voordat u de fout vindt, hoeft u alleen de pagina met de fout opnieuw af te drukken, indien mogelijk.
05 Verzend elektronische facturen naar klanten.
Dit bespaart ook geld op de verzendkosten. Druk ook geen papieren versie voor uw administratie af. Dien ze elektronisch in op uw computer (maar maak een back-up van uw administratie!). Terwijl je toch bezig bent, vraag papierloze verklaringen voor je facturen om je kantoor zo papierloos mogelijk te maken.
06 Deel documenten online met gratis online kantoortools.
Gebruik deze gratis online kantoortools om documenten via internet te verzenden en ontvangen. Deze kunnen worden gedownload en opgeslagen op uw harde schijf of online worden achtergelaten, zodat u en uw klanten of collega's elk wijzigingen kunnen aanbrengen zonder ooit een stuk papier te gebruiken.
07 Op beide zijden van het papier afdrukken.
Dit kan betekenen dat u een dubbelzijdige afdruktaak moet instellen (dit wordt ook wel "dubbelzijdig afdrukken" genoemd). Dit kan ook betekenen dat u een nieuwe afdruktaak op de achterkant van oud papier plaatst. Vul de papierlade met oude, verkeerde afdrukken. Nadat het is afgedrukt, draait u uw document naar de verkeerde kant en markeert u er een lijn doorheen, zodat u in de toekomst geen tijd zult verspillen aan het lezen van de verkeerde kant.
Hoewel u deze techniek niet wilt gebruiken voor iets dat u naar klanten stuurt, werkt het goed voor interne documenten.
08 Oud papier hergebruiken.
Hergebruik zoveel mogelijk papier. U kunt niet alleen op de achterkant afdrukken, zoals hierboven uitgelegd, maar u kunt het ook voor veel andere doeleinden gebruiken:
- Snijd het doormidden om kladpapier voor lijsten te maken. (Door het te knippen, voorkomt u dat u in de problemen raakt met de huidige documenten, maar u kunt ook gewoon een regel er doorheen markeren.)
- Stapel het samen om notitieblokken in oud papier te vormen.
- Geef het aan je kinderen voor het tekenen of krabben papier voor wiskunde huiswerk.
- Verdeel het om verpakkingsmateriaal te maken.
- Als u elektronische facturen gebruikt, bewaart u de retourenveloppen die in uw facturen staan en gebruikt u deze om het lunchgeld voor de kinderen in te sturen of om georganiseerde kleine items te versturen.
09 Pas je marges aan.
Gebruik smallere marges, kleiner lettertype en nauwere regelafstand om meer naar een pagina te krijgen. Langs dezelfde lijnen is een tip voor het besparen op printerinktcartridges het gebruik van de "draft" -kwaliteitsinstelling of grijsschaal bij het afdrukken.
10 Gebruik meer e-mail; print het minder.
Het schrijven van effectieve e-mail is een belangrijke vaardigheid voor een telewerker, maar een goed archiveringssysteem voor e-mail is bijna net zo belangrijk. Als bestanden worden opgeslagen en er een back-up op uw harde schijf of online wordt gemaakt, zullen e-mails zeer zelden moeten worden afgedrukt. Stel mappen in uw e-mailclient in en laat uw e-mail automatisch sorteren. U zult niet alleen papier besparen; u zult ook tijd besparen.
11 Zet uw faxapparaat op rust.
Verzend en ontvang documenten als PDF's in plaats van als fax. De kwaliteit is beter en het is gemakkelijker, vooral als u geen tweede regel voor de fax hebt. En als je een tweede regel hebt, kun je die maandelijkse factuur kwijtraken.