Het eindproduct van de boekhouding van beleggingsfondsen is de nauwkeurige prijsstelling van deze beleggingsvehikels en de correcte toewijzing van beleggingsinkomsten aan de houders daarvan. Dit zijn dus grote zorgen voor de chief financial officers, controllers en operations managers van beleggingsfondsen.
Aspecten van beleggingsfondsen
Het omvat een verscheidenheid aan basistaken, die kunnen worden uitgevoerd door interne medewerkers of worden uitbesteed aan andere aanbieders, zoals bewaarbanken:
- Dagelijks de waarde van zijn beleggingsportefeuille berekenen. Zie onderstaande bespreking van de intrinsieke waarde (NAV).
- Anticiperen op en opnemen van alle inkomsten, zoals dividenden en rente.
- Correct aangroeiende rente op obligaties en andere vergelijkbare vastrentende effecten die deel uitmaken van de beleggingsportefeuille.
- Het correct afschrijven van de korting of premie op obligatieaankopen. Zie de gedetailleerde uitleg hieronder.
- Registratie van alle effectentransacties, zoals de aan- en verkoop van portfolio-investeringen.
- Registratie van alle gerealiseerde meerwaarden, zowel op korte als op lange termijn, die voortvloeien uit effectentransacties in het fonds.
- Vastleggen van alle instromen en uitstromen van geld als gevolg van aankopen en inkopen van aandelen door beleggers.
- Het bijhouden van de administratie van de eigen aandelen en verrichte transacties door elke aandeelhouder in het fonds.
- Het bijhouden van uitkeringen van inkomsten en meerwaarden die aan aandeelhouders in het fonds zijn gedaan.
In de beste boekhoudafdelingen voor onderlinge fondsen zullen deze activiteiten sterk geautomatiseerd zijn. Sommige handmatige invoer, revisies en aanpassingen kunnen echter nog steeds nodig zijn.
Netto activawaarde
Vaak afgekort als NAV, is dit de totale waarde van de beleggingsportefeuille van een beleggingsfonds gedeeld door het aantal uitstaande aandelen. De standaardconventie is om de NAV te berekenen aan het einde van elke handelsdag, op basis van de slotkoersen van alle effecten die daarin worden aangehouden. NAV houdt ook rekening met andere hierboven genoemde activiteiten.
Orders om aandelen van een beleggingsfonds te kopen of verkopen, worden tegen de slotdagelijke NIW voor de dag uitgevoerd als ze vóór de sluiting van de markt zijn ontvangen. Als dat niet het geval is, worden ze uitgevoerd aan de slot NAV voor de volgende handelsdag.
Bond-amortisatie
Wanneer obligaties worden gekocht tegen een korting of premie op hun fractiewaarde (dat wil zeggen, tegen een prijs die lager is of hoger is dan de hoofdsom die zal worden teruggegeven aan de belegger die deze aanhoudt wanneer de obligatie vervalt), is het verschil tussen de aankoopprijs en de nominale waarde waarde wordt in de loop van de tijd geregistreerd als een aanpassing aan de rentebaten die door de obligatie worden gegenereerd.
De renteopbrengsten die worden opgenomen op een gekochte obligatie met een korting, zullen hoger zijn dan de ontvangen rentebetalingen.
Voor een obligatie die tegen een premie wordt gekocht, is deze lager. Het netto-effect is dat elke korting of premie op de aankoop van een tot einde looptijd aangehouden obligatie niet wordt opgenomen als een meerwaarde of verlies, maar veeleer als een aanpassing aan de rentebaten. Obligatie-afschrijvingen worden dagelijks berekend door onderlinge fondsen.
Case study
Dit is ook een goed voorbeeld van de soorten engagementen die zich voordoen op het gebied van operations consulting. Een leidende depothoudende bank bood beleggingsdiensten aan voor beleggingsfondsen aan beleggingsmaatschappijen die het al gebruikten voor de bewaring van effecten. Mutual funds accounting, in deze context, was voornamelijk betrokken bij de dagelijkse berekening van de intrinsieke waarde (NAV). De bank en zijn klanten in het beleggingsfonds waren ontevreden over de tijdigheid en nauwkeurigheid van de NAV-berekening die werd uitgevoerd.
De bank heeft een team van consultants van een Big Four public accounting company ingeschakeld om de processen binnen de boekhoudafdeling voor beleggingsfondsen te bestuderen en om wijzigingen aan te bevelen om deze te verbeteren. Het adviesteam van de Big Four-firma heeft meerdere dagen doorgebracht met het observeren van de werking van de boekhoudafdeling voor beleggingsfondsen, door de medewerkers te schaduwen bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken. De consultants hebben ook werknemers en hun managers geïnterviewd om een beter begrip te krijgen van hoe zij hun verantwoordelijkheden hebben bekeken, en om te beoordelen hoe goed zij wisten over de boekhouding van beleggingsfondsen.
Het adviesteam ontwikkelde gedetailleerde stroomschema's van processen op de afdeling en besprak deze met het management, waarbij werd gewezen op de vraag waar werkprocessen kunnen worden verbeterd. De consultants stelden ook een verbeterde automatisering voor. Nadat ze toestemming hadden gekregen van het bankmanagement, zochten de consultants naar softwareleveranciers die pakketten hadden die geschikt waren voor de situatie van de bank. Vervolgens identificeerden ze er een die bereid was om het bestaande systeem aan te passen om te voldoen aan de specificaties die nodig zijn voor de unieke situatie van de bank en de mix van klanten.
Vervolgens hebben de consultants deze specificaties tot in detail opgesteld en uitvoerig de software getest nadat elke module was voltooid, om er zeker van te zijn dat de berekeningen correct waren uitgevoerd en het systeem duurzaam en betrouwbaar was. De gebruikersacceptatietestfase duurde een aantal maanden en vereiste uiterste aandacht voor details.
Toen het systeem uiteindelijk werd voltooid volgens specificaties, hield het adviesteam toezicht op de installatie en implementatie, en leidde het de training van werknemers, zodat het ter plaatse kon blijven totdat de bank comfortabel was dat de nieuwe procedures goed werkten. In totaal heeft het project bijna precies een jaar geduurd, met een team van drie consultants dagelijks bij de bank.