Werkgevers gaan ervan uit dat de mensen die ze inhuren, weten hoe ze bepaalde taken moeten uitvoeren. Uw baas verwacht bijvoorbeeld dat u weet hoe u een professionele e-mail schrijft en de telefoon op de juiste manier beantwoordt. Die taken zijn vrij eenvoudig, maar andere zijn iets gecompliceerder, bijvoorbeeld door je te verontschuldigen voor een fout. Dat is niet iets dat iedereen weet te doen. Hier zijn acht taken, sommige eenvoudig en sommige niet, die iedereen moet beheersen:
- Een professionele e-mail verzenden: als u jonger bent dan 30 jaar, heeft u zeer waarschijnlijk e-mail gebruikt sinds u weet hoe u moet schrijven. Wat u misschien niet weet, is dat er een groot verschil is tussen het verzenden van e-mail naar uw vrienden en het gebruik van dit medium voor werkgerelateerde correspondentie. Wanneer je naar je vrienden schrijft, kun je in kleine letters schrijven, slang en afkortingen gebruiken en misschien zelfs spelfouten en slechte grammatica laten passeren. Vergelijk dat met professionele e-mail, waar deze zelfde dingen tot de "do's" behoren waarop u attent moet zijn wanneer u correspondeert met collega's, uw baas of klanten. Lees meer: Tips voor het schrijven van professionele e-mail .
- Een memo of zakelijke brief schrijven: je kunt je moeilijk voorstellen dat je een papieren kopie van een memo of brief moet sturen in plaats van een e-mail, maar het kan gebeuren. In het geval dat het ooit gebeurt, zou u moeten weten hoe u het op de juiste manier moet doen. Lees meer: het juiste zakelijke letterformaat.
- De telefoon beantwoorden en telefoneren: u belt en ontvangt uw hele leven telefoongesprekken. Je weet natuurlijk hoe je deze heel eenvoudige taak moet doen: je neemt de telefoon op en zegt hallo (of vraag iemand die je wilt spreken). Dat is prima voor persoonlijke telefoontjes, maar niet voor zakelijke gesprekken. Wanneer u een oproep beantwoordt, moet u zich altijd identificeren en de naam van uw afdeling of bedrijf vermelden. Geef uw naam aan de persoon die de telefoon opneemt wanneer u de beller bent en vertel hem of haar vervolgens wie u probeert te bereiken. Lees meer: You Had Me at Hello: Getting To Know Propet Telephone Etiquette .
- Introducties maken: wanneer u iemand nieuw ontmoet, is het beleefd uzelf aan hem of haar voor te stellen. Het is ook een goede manier om mensen met elkaar in contact te brengen. In een werkgerelateerde situatie is het altijd het beste om voor- en achternamen te gebruiken. Zeg bijvoorbeeld 'Hallo, ik ben Mary Smith' wanneer je iemand voor de eerste keer ontmoet. Je kunt dit ook doen als je iemand tegenkomt die je eerder hebt ontmoet, maar wiens naam je niet meer weet. In dat geval kun je toevoegen: "Ik weet dat we elkaar eerder hebben ontmoet, maar ik ben bang dat ik je naam ben vergeten." De kans is groot dat ze ook de jouwe niet herinneren! Bij het introduceren van anderen bijvoorbeeld, "John Jones, zou ik willen dat je Peter Smith ontmoet."
- Minuten nemen tijdens een vergadering: veel banen houden het bijwonen van vergaderingen in, tenminste af en toe. Vaak is het vereist dat schriftelijke verslagen, minuten genoemd, van deze bijeenkomsten worden bewaard. Op een gegeven moment kan de persoon die de vergadering leidt u vragen deze minuten in te vullen. Als u dat doet, moet u de namen van de aanwezige aanwezigen registreren en zorgvuldig notities maken met een samenvatting van alles wat zij bespreken. U moet ook de notulen na de vergadering typen. Lees meer: Meeting Minutes nemen .
- Een takenlijst schrijven: vaak of zo nu en dan moet je misschien met meerdere taken jongleren. De beste manier om ze allemaal bij te houden, is door een 'te doen'-lijst bij te houden. Noteer alle taken waarvoor u verantwoordelijk bent en geef prioriteit aan de vervaldata. Of u nu een telefoonapp, computersoftware of een stuk papier gebruikt, zorg ervoor dat u items kunt aanvinken of doorkruisen terwijl u ze voltooit. Noteer ook de datum. Verwijder geen items omdat u de items die u hebt voltooid wilt kunnen volgen.
- Verontschuldigen voor een fout: om je te verontschuldigen voor een fout, moet je toegeven dat je het hebt gehaald. Dat is moeilijk, maar het is noodzakelijk. Het is noodzakelijk dat je snel handelt - zodra je je fout realiseert, praat met je baas of met wie anders ook. Probeer een plan in gedachten te hebben om de fout te corrigeren. Lees meer: Wat te doen als je een fout maakt op het werk .
- Ziek in de omgang: niemand wordt graag ziek, maar zelfs meer dan dat, haten de meeste mensen het niet graag ziek naar hun werk te bellen. Een precaire arbeidsmarkt heeft ons doen geloven dat onze aanwezigheid op kantoor (of waar uw werkplek ook is) van het grootste belang is. Hoewel het waar is dat u geen onnodige ziektedagen moet nemen, moet u proberen uw collega's niet te infecteren. Blijf thuis als je iets hebt dat ze konden vangen! Zorg ervoor dat u de meldingsprocedures van uw werkgever volgt. Lees meer: Bellen naar Sick to Work .