Hoe projectborden en stuurgroepen uw project ondersteunen
Laten we beginnen met te zeggen dat de Project Board een belangrijk onderdeel is van de organisatiestructuur van elk project. als je er geen hebt, zou je met je manager moeten praten om er een te krijgen.
De Project Board wordt voorgezeten door de projectsponsor en zal doorgaans een aantal andere senior stakeholders omvatten, evenals de projectmanager .
Er zijn normaal drie tot vijf personen in het bestuur. Ze zijn allemaal belangrijke projectbelanghebbenden en mensen die de mogelijkheid hebben om dingen voor het project gedaan te krijgen.
Kortom: het is een groep mensen die elkaar ontmoeten om te helpen het project te overzien en het in de goede richting te houden.
Projectborden worden ingesteld aan het begin van de levenscyclus van het project en werken gedurende het project tot het is gesloten. Laten we eens kijken naar de 4 hoofdrollen van een projectbestuur.
Het projectbestuur biedt governance
Ten eerste biedt de Project Board kritisch bestuur. Ze zorgen ervoor dat het beleid wordt nageleefd op bedrijfsniveau en op portfolio- of programmaniveau. Ze bieden overzicht over wat het projectteam aan het uitvoeren is. Zij zijn, samen met de projectsponsor, verantwoordelijk voor de succesvolle aflevering van het project en deze bestuursrol zorgt ervoor dat het projectteam handelt op een manier die ethisch verantwoord is en binnen de grenzen van het aanvaardbare voor het bedrijf.
Ze doen dit door de projectmanager te ondervragen en hulp en ondersteuning te bieden.
Het projectbord geeft richting
Er zijn vaak beslissingen te nemen over een project en sommige daarvan vallen buiten de opdracht van de projectmanager. Wanneer de projectmanager niet in staat is om de beslissing te nemen, en het is iets dat moet worden besproken met meer belanghebbenden dan alleen de sponsor, zal het naar de Project Board gaan.
Hun rol is om het project op koers te houden door de juiste richting voor het team te geven. Ze dragen bij aan het stellen van de visie aan het begin van het project en houden het project op schema.
Het projectbord neemt beslissingen
De Project Board is in de eerste plaats een besluitvormend orgaan. Hun rol bestaat erin beslissingen te nemen die het project vooruit helpen houden door problemen te deblokkeren en de projectmanager te helpen een duidelijke weg te vinden naar succesvolle voltooiing.
De projectmanager zal aanbevelingen doen aan de Stuurgroep. Dit kan aanbevelingen bevatten om het volgende aan te pakken:
- Risico's, zoals mitigatieplannen om potentiële uitdagingen aan te gaan
- problemen
- Resourceproblemen, zoals het niet beschikbaar hebben van de juiste teamleden
- Plan vertragingen
- Budgetoverschrijdingen.
De Project Board hoeft niet noodzakelijkerwijs te handelen naar aanleiding van de aanbeveling van de projectmanager. Als groep kunnen ze andere suggesties bedenken voor de toekomst, en vaak doen ze dat ook. Dat komt vaak omdat ze een groter beeld hebben, een bedrijfsvisie op de omgeving van het project dan de projectmanager, zodat ze alternatieve routes kunnen zien en op dat moment de beste kunnen kiezen.
Het Project Board keurt de uitgaven goed
Ten slotte keurt de Project Board het totale budget goed.
Elke inkooporder of elk budgetitem wordt normaal beheerd door de projectmanager: u hoeft niet naar uw Project Board te gaan om elke factuur af te melden voor betaling.
Op projectniveau moet de Project Board echter in het algemeen een rol spelen bij de eerste goedkeuring van de manier waarop u het geld gaat uitgeven (uw begrotingsplannen) en vervolgens bij het bewaken van de lopende uitgaven om ervoor te zorgen dat het project op schema ligt.
Je zult ook een beroep moeten doen op de Project Board wanneer het erop lijkt dat je contingency funds of managementreserves moet uitgeven. Ze kunnen overschrijdingen autoriseren en projectteams toegang bieden tot extra fondsen wanneer dit kan worden verantwoord.
Over het algemeen biedt de Project Board een essentiële bestuurs- en sturingsfunctie voor het projectteam. Hun richting en advies helpen de projectmanager het project in de juiste richting te sturen en ze zijn perfect geplaatst om in te stappen en te helpen als er iets mis begint te gaan.