De rol van de projectmanager
Project managers…
Ontwikkel het grote idee
De eerste taak van de projectmanager is om het grote idee te ontwikkelen. Het is niet altijd zo geweest. Nog niet zo lang geleden werd van projectmanagers verwacht dat ze een volwaardig idee oppikten, waarschijnlijk een volledige businesscase, en dat project veranderen in een projectplan dat zou kunnen worden uitgevoerd.
Tegenwoordig is de rol van de projectmanager enigszins geëvolueerd en zult u merken dat u eerder en eerder bij het project betrokken raakt voordat het zelfs een 'project' is geworden.
Je werkt samen met de projectsponsor om het idee uit te werken om een eerste beeld van het project te vormen en uit te zoeken of het haalbaar is.
Zet het team samen
Als je grote idee haalbaar wordt geacht, dan is je volgende stap om een team samen te stellen dat kan werken aan het omzetten van dat idee in de realiteit. Je hebt een aantal mensen nodig die verschillende rollen in een projectteam kunnen vervullen.
Idealiter ben je op zoek naar vakmensen op elk functioneel gebied, maar je moet ook rekening houden met de beschikbaarheid. Projectmanagers kunnen niet altijd het personeel krijgen dat ze willen in een team, omdat die experts bezig zijn met andere projecten. Als u niet kunt wachten tot ze beschikbaar zijn, moet u werken met de mensen die beschikbaar zijn.
Je hebt niet altijd iedereen in het team nodig. Sommige functionele experts, zoals advocaten of persvoorlichters, hoeven zich alleen op relevante punten bij het team aan te sluiten. Een deel van de vaardigheid van projectbeheer en resourcebeheer is ervoor te zorgen dat u hen laat weten dat hun taken eraan komen en ze vervolgens op de hoogte te brengen van het project zodra hun expertise nodig is.
Organiseren wat er gaat gebeuren
Tijdens de projectinitiatie en de vroege opstartfase, werkt u samen met uw team om precies te definiëren wat er moet gebeuren. Dat betekent een duidelijke definitie van het werk en ervoor zorgen dat iedereen de doelstellingen begrijpt.
Het is de moeite waard om dit alles te formuleren in termen van bedrijfswaarde of voordelen: met andere woorden, leg uit waarom je aan dit nieuwe stuk werk begint.
Leid het team
Nu hebt u uw team samengesteld en weet u wat u samen moet bereiken. Het is de taak van de projectmanager om ervoor te zorgen dat het hele team samenwerkt om dat te bereiken.
Het is moeilijker dan het klinkt! Het succesvol leiden van een team betekent onderhandelen over de uitdagingen van meningsverschillen, conflicten en altijd op de hoogte zijn van de communicatie. Je moet je team motiveren om geweldig werk te leveren, zelfs als het moeilijk is. Het omvat ook het coachen, trainen, begeleiden en ontwikkelen van de mensen die aan het project werken, zelfs als ze niet direct voor u werken. Dat is een overhead die vaak wordt vergeten bij projecten, maar vergeet niet dat mensen beter presteren als ze vinden dat ze worden gerespecteerd en aangemoedigd om hun beste werk te doen. Als je van je project een plek kunt maken waar mensen groeien en nieuwe vaardigheden ontwikkelen, dan zullen mensen met je willen werken.
Het leiden van het team omvat ook het opzetten en beheren van samenwerking binnen het team. Dit kan via online projectmanagementtools of face-to-face teamvergaderingen, of iets daartussenin. Door samen te werken en een gevoel van 'team' op te bouwen, kunnen uw projectmiddelen het hoofd bieden wanneer er sprake is van een conflict of moeilijke tijden aan het project, zoals een deadline die plotseling naar voren wordt gebracht.
Het geld beheren
Projecten kosten geld en het kunnen samenstellen van een projectbudget is een belangrijke vaardigheid voor een projectmanager. Je rol eindigt daar echter niet. U moet in staat zijn om het geld te beheren en de kosten van het project in de toekomst te beheersen.
U kunt dit doen door:
- Schattingen ontwikkelen die alle projecttaken en benodigde resources dekken.
- Werk samen met uw materiedeskundigen om ervoor te zorgen dat deze uitgebreid en volledig zijn.
- Uw schattingen gebruiken om een projectbudget te maken.
- Gebruik uw budget om de projectsponsor uit te leggen en wees duidelijk hoeveel het project gaat kosten.
Tijdens het hele project kunt u uw kosten beheren door middel van nauwkeurige kostenbeheersing. Dit omvat het vergelijken van wat u in het echt uitgeeft aan de schattingen en het projectbudget dat u heeft samengesteld. Hopelijk liggen ze niet ver uit elkaar, maar als je een trend waarneemt om teveel of onjuiste schattingen te besteden, ben je vroeg genoeg om het te corrigeren, met een beetje geluk. U kunt alleen repareren wat u opmerkt, dus een goede kostenbeheersing is belangrijk.
Tip van een expert: een goede kostenbeheersing houdt meer in dan alleen het bijhouden van uitgaven. U moet ook de hoeveelheid werk controleren die aan het project wordt gedaan. Het is de combinatie van geld en voltooide taken die u een zicht geeft op de vraag of het project zijn middelen te boven gaat.
Beslissingen nemen
Laten we een ding recht zetten: terwijl de projectsponsor aanwezig is voor de gigantische beslissingen, ben jij de projectmanager en verantwoordelijk voor de meerderheid van de beslissingen die over het project worden genomen. Zelfs de groten. Zelfs als u geen beslissing neemt, doet u een aanbeveling voor welk besluit u denkt dat de sponsor zou moeten nemen, omdat u alle details hebt en er al eeuwen over hebt nagedacht, en zij misschien niet de mogelijkheid hebben om te doen dat.
Betrokkenheid van belanghebbenden
Nog niet zo lang geleden sprak de literatuur over projectmanagement over 'stakeholder management'. Vandaag wordt erkend dat u een stakeholder niet kunt 'managen'. Het is naïef en een beetje beledigend om dat te suggereren, dus we praten in plaats daarvan over 'boeien'.
In praktische termen zijn de betrokken instrumenten niet veranderd - het is slechts de retoriek en de houding die anders is. Je zult nog steeds uitzetten wie de stakeholders zijn in het project en of ze bijzonder krachtig of invloedrijk zijn in relatie tot het werk dat je doet. Ontwikkel een communicatieplan en voer het in de praktijk uit.
Betrokkenheid van belanghebbenden betekent werken met de mensen die door het project worden beïnvloed om ervoor te zorgen dat zij de veranderingen begrijpen die komen.
Lees het volgende: Omgaan met lastige belanghebbenden (omdat niet iedereen gemakkelijk zal zijn om mee te werken).
Lever de doelstellingen van het project
Je doet dit met de betrokkenheid van je team, en het is wat al het werk tot nu toe heeft geleid.
Om effectief te kunnen leveren wat je beloofde, is het heel duidelijk wat dat zou moeten zijn. U moet de belangrijkste succesfactoren documenteren en de maatregelen die zullen worden gebruikt om te beoordelen of u hebt bereikt wat u wilde gaan doen.
Dit moet worden uiteengezet in de projectcase van het project of projectinitiatie (of beide, op verschillende detailniveaus). Daarom moet het relatief eenvoudig zijn om te zien wat die doelstellingen zijn - het is minder eenvoudig om ervoor te zorgen dat u ze levert.
Goede planning, sterk leiderschap en het vermogen om zowel het grote geheel als de details te zien, zullen enorm helpen.
Beheer de overdracht om te leven
Het leveren van de doelstellingen van het project is niet het einde van uw rol als projectmanager. Het belangrijkste aan het einde van de uitvoeringsfase is om ervoor te zorgen dat u een duidelijke en volledige overdracht biedt aan het team dat het project in de toekomst gaat beheren.
Een goede overhandiging betekent dat u een stapje terug kunt doen. U bent niet langer de 'go to' persoon over het project en u kunt doorgaan naar uw volgende project in de wetenschap dat het zakelijke team het beste kan maken van wat u aan hen heeft geleverd.
Deel de kennis
'Lessons learned' is hoe we beschrijven wat er door het project is geleerd en dat in de toekomst kan worden gebruikt voor andere initiatieven. De projectmanager moet aan het einde van het project een lessons learned-vergadering houden. Dit helpt het team groeien en behoudt de kennis van de organisatie. Met andere woorden, het voorkomt dat het bedrijf dezelfde fouten opnieuw maakt.
Dat is wat een projectmanager de hele dag doet. Je werkelijke takenlijst kan er iets anders uitzien dan deze lijst, maar in wezen dragen alle taken die er zijn bij aan deze elementen van het zijn van een projectmanager. Het is een uitgebreide en uitdagende baan, maar het is ook gevarieerd en een geweldige carrièrekeuze!