We bekijken de vijf dingen die u moet doen om een basisbudget voor het project te maken.
Gebruik uw takenlijst
Neem eerst de takenlijst van uw project. Je hebt misschien ook een work breakdown-structuur en als je die hebt, kun je die het beste gebruiken. Maar een takenlijst doet het zolang het alles omvat wat u in het project moet doen.
Als je geen takenlijst hebt, is het tijd om er een te maken. Noteer alles wat u moet doen en de dingen die u moet bouwen, maken of voltooien voordat het project kan worden voltooid. Het hoeft niet in een bepaalde volgorde te zijn, maar het moet wel alles omvatten.
Eindelijk over deze stap, brainstorm ideeën met uw projectteam , want er is vast iets dat u bent vergeten. Veel hoofden zijn beter dan één!
Schat elk onderdeel
Ga nu door uw lijst en bereken de prijs van elk artikel. Een taak die bijvoorbeeld zegt: 'vergaderingen opzetten om de vereisten te bespreken' kan betrekking hebben op sourcing en inhuren, de vergaderruimten of het kopen van bronnen die u nodig hebt, zoals een projector of flip-over.
Er zijn kosten aan verbonden, dus vraag offertes voor uw kamerhuur en de andere apparatuur en noteer deze.
Doe dit voor alles op de takenlijst, zodat je uiteindelijk een prijs krijgt voor elk item. Sommige projecttaken hebben mogelijk geen prijs, en dat is OK.
Voeg schattingen samen toe
Voeg vervolgens al uw schattingen bij elkaar.
Het is het gemakkelijkst om dit te doen als u een lijst met items in een spreadsheet maakt, de kosten in de volgende kolom toevoegt en vervolgens de kolom onderaan de kolom totaliseert. Laat de spreadsheet de wiskunde voor je doen! Het wordt uw budgetwerkblad.
Het is een goed idee om uw kosten ook in categorieën onder te verdelen, zodat u gemakkelijk kunt zien waar het grootste deel van het geld naartoe gaat. Gebruik categorieën zoals 'Project Start Up', 'Infrastructuur' of 'Training' - kies groeperingen die iets betekenen in de context van het project.
Contingency en belastingen toevoegen
Het zou geweldig zijn als je een kristallen bol zou hebben en deze kosten met 100% nauwkeurigheid zou kunnen voorspellen, maar je hebt waarschijnlijk geen vertrouwen in je vermogen om dat te doen! Het is waar onvoorzienigheid binnenkomt. Het is een geldfonds op basis van het vertrouwen dat je voelt dat je de juiste inschattingen hebt. Het heeft geen betrekking op een bepaalde taak. Het is een algemene 'noodoproep' voor het geval u iets verkeerd zou doen of per ongeluk iets zou achterlaten.
Als u niet weet hoeveel contingentie u moet toevoegen, ga dan voor 10% van het totaal dat u in stap 3 hebt gemaakt. Het is een niet-wetenschappelijke bewaarlijst die door veel projectmanagers wordt gebruikt en biedt u een beetje demping in uw budget voor het geval u je hebt het nodig.
Voeg onderaan in uw budgetwerkblad een regel toe met de tekst 'Contingency' en geef het percentage op dat u hebt gebruikt.
Vergeet niet om omzetbelasting of andere belastingen toe te voegen die niet expliciet zijn opgenomen in uw individuele regelitemschattingen.
Tel alles op en dat is uw uiteindelijke budgetbedrag.
Goedkeuring krijgen
Het laatste wat u moet doen, is om uw manager of projectsponsor uw budget goed te keuren. Praat met hen over hoe u het hebt samengevoegd en welke elementen uw totale budget vormen.
Dat is het! Projectbudgettering is een basisvaardigheden voor projectbeheer en deze handleiding helpt u bij het maken van een projectbudget.