Interne auditors gaan zich verdiepen in het leven van andere mensen. Op het eerste gezicht klinkt dit alsof ze zichzelf invoegen waar ze niet thuishoren, maar eigenlijk spelen ze een cruciale rol bij het beschermen van hun organisaties tegen.
Terwijl je je carrière in de openbare dienstverlening doorloopt, is de kans groot dat je zult moeten reageren op vragen die interne auditors stellen. Deze vragen kunnen om veel verschillende redenen komen, en slechts weinigen van hen zeggen dat je wordt beschuldigd van een fout. In de overgrote meerderheid van de omstandigheden verzamelen ze gewoon informatie. Ze proberen bijvoorbeeld te begrijpen hoe uw deel van de organisatie functioneert.
Het is niet nodig om op te spannen wanneer een interne auditor met u praat. Interne auditors zijn professionals die alleen maar proberen hun dagelijkse werk uit te voeren. Toegegeven, hun werk kan jou en anderen ongemakkelijk maken. Ze leggen zwakke punten in systemen vast en bevelen corrigerende acties aan.
Maar uiteindelijk zorgen ze ervoor dat hun organisaties beter gaan werken en zijn uw antwoorden op hun vragen van cruciaal belang om dit mogelijk te maken. Dus hier zijn drie tips om te reageren op interne auditors wanneer ze aan je deur kloppen.
01 Antwoord eerlijk.
Interne auditors weten wanneer iets niet helemaal klopt. Geef ze geen reden om aan je geloofwaardigheid te twijfelen door iets minder dan helemaal eerlijk te zijn.
Als je het antwoord op een vraag niet weet, probeer dan niet om er doorheen te bluffen. Je komt er gewoon achter dat je er stom uitziet als ze het echte antwoord vinden. De veel betere keuze is simpelweg om te zeggen dat je het antwoord niet kent. Als het iets is dat u voor hen kunt onderzoeken, bied dit dan aan. Ze nemen je mogelijk op voor het aanbod, of ze hebben misschien al wat ideeën over hoe ze het antwoord kunnen krijgen.
Als je denkt dat de interne auditors je antwoord misschien niet leuk vinden, schroom niet om je antwoord te geven. Ze willen dingen begrijpen zoals ze werkelijk zijn, dus zelfs als je antwoord niet is wat hun werk gemakkelijker zal maken of wat ze verwachten te horen, moeten ze de waarheid weten.
02 Stel dat ze niets weten over uw vakgebied.
Interne auditors zijn meestal scherpe mensen, maar zij kunnen in geen enkel opzicht experts zijn. Sommigen richten hun professionele training en werken aan specifieke aspecten van interne audits, zoals informatiesystemen of financiën, maar gaan er niet van uit dat ze uw vakgebied kennen.
Dit klinkt als een gegeven, maar het is gemakkelijk om het gebruik van jargon of stappen overslaan bij het beschrijven van processen. Wat een gedachteloze actie voor u is, is waarschijnlijk niet voor de interne auditor die uw bedrijfsprocessen wil begrijpen. Denk na over elke actie die u neemt. Iets dat misschien een stap naar je lijkt, kan in feite meerdere stappen zijn die je door jarenlange herhaling hebt samengevoegd.
Zelfs als het gesprek saai en overdreven eenvoudig lijkt, onthoud dan dat interne auditors de processen in hun kleinste activiteiten proberen op te splitsen. Alleen dan kunnen ze ontdekken waar processen mis kunnen gaan.
03 Verbind de stippen voor hen.
Niet alleen decoderen interne auditors processen tot in het kleinste detail, ze zoeken ook naar de onderlinge verbondenheid tussen mensen en processen. Ze zoeken naar alle betrokkenen in een proces om te zien wie erbij betrokken moet zijn, wie er niet bij betrokken is, maar wel moet zijn, hoe die mensen omgaan en of er voldoende controles zijn om fraude, verspilling of misbruik te voorkomen of op te vangen.
Wanneer u reageert op interne auditors, leg dan uit waar u en uw processen omgaan met anderen en hun processen. Door de stippen op deze manier te verbinden krijgen ze een duidelijker beeld van hoe de organisatie als geheel werkt. Dergelijke informatie geeft ook interne auditors aanwijzingen over met wie ze moeten spreken en waar ze aanvullende informatie kunnen vinden.