Projectbeheer: een definitie
'Governance' in termen van projectbeheer verwijst naar het beleid, de processen, standaarden, procedures en richtlijnen die bepalen hoe projecten worden geleid, uitgevoerd en beheerd door uw organisatie.
Bestuur kan uitgebreid en 'zwaar' zijn met veel bureaucratie, of vaag en 'licht' (in dat geval is het waarschijnlijk inefficiënt).
Managers moeten streven naar het juiste niveau van governance voor hun omgeving en cultuur. Ervoor zorgen dat uw governance-beleid geschikt is voor het beoogde doel, is een belangrijke factor om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn.
Governance begint bovenaan. De ondernemingsraad moet zich inzetten voor het idee van goed bestuur en het feit dat projecten op de juiste manier moeten worden beheerd, binnen specifieke richtlijnen. Deze houding en de normen die worden verwacht, zullen worden teruggevoerd naar projectbesturen en projectleiders (en programmateams, waar deze bestaan).
Waarom projectbeheer van belang is
Uw projectsponsor en andere belangrijke belanghebbenden willen weten dat u het projectbudget op de juiste manier besteedt. Ze willen zien dat u de voortgang van uw project effectief bijhoudt en binnenstapt om zonodig projectrisico's te beheersen.
Maar de reden voor goed bestuur van projecten gaat verder dan dat.
Governance wordt geëist door klanten, vooral die in de publieke sector.
Regeringen en regelgevers vragen (en in sommige gevallen, handhaven) bepaalde normen voor bepaalde projecten. Governance is niet alleen een interne kwestie: veel bedrijven die op gereglementeerde markten actief zijn, moeten de richtlijnen van externe wetgeving volgen, zoals Sarbanes-Oxley. Projectbestuur maakt een klein deel uit van het kunnen aantonen dat uw bedrijf effectief werkt en binnen de specifieke richtlijnen en voorschriften voor uw branche.
Projectbeheer helpt je ook:
- Verbeter uw rendement op investering en volg die investeringen effectief
- Krijg buy-in voor projecten
- Vermijd de veelvoorkomende redenen waarom projecten falen
- Communiceer effectiever
- Introduceer standaardisatie in projecten, waardoor het eenvoudiger wordt om de prestaties te vergelijken
- Minimaliseer het risico
- Ontwikkel en motiveer medewerkers in een gestructureerde omgeving
Hoe projectbeheer eruit ziet
Dus nu weten we wat projectgovernance is, hoe ziet het eruit in een project? Dit zijn de soorten activiteiten die governance in een projectomgeving demonstreren:
- Er is een gedisciplineerde levenscyclus van projectmanagement met gedefinieerde punten voor goedkeuring. Dit zijn punten waarop de levensvatbaarheid van het project wordt besproken en een beslissing wordt genomen over het al dan niet doorgaan van het werk.
- Projecten hebben een duidelijke business case en business cases hebben voldoende informatie om managementteams in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen.
- Die beslissingen worden adequaat gedocumenteerd en gecommuniceerd.
- Mensen die aan projecten werken hebben gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden.
- Er is een cultuur van continu leren waardoor projectteams voortdurend kunnen verbeteren en lessen kunnen bespreken die zijn geleerd in een schuldvrije omgeving.
- Er zijn processen en procedures die projectteams in staat stellen om hun project te herzien en indien nodig om onafhankelijke ondersteuning te vragen.
- Stakeholders zijn verloofd en zij vertrouwen het proces.
- Projectteams bestaan uit personen die ervaren en gekwalificeerd zijn in de relevante rollen.
Het besturen van projecten hangt samen met de governancestructuren in de organisatie in het algemeen. Als u denkt dat het belangrijkste doel van projectbeheer is om ervoor te zorgen dat projecten op de juiste manier worden uitgevoerd, kunt u zien hoe dit verband houdt met financiële governance op bedrijfsniveau, bedrijfsrisicobeheer en meer.
Projectbeheer moet naadloos aansluiten op uw huidige organisatieprocessen. Met andere woorden: maak geen splinternieuw financieel managementproces wanneer u er al een heeft die op andere gebieden werkt! Gebruik wat er momenteel bestaat en pas bedrijfsprocessen aan om ze geschikt te maken voor gebruik in een projectomgeving.
5 aandachtsgebieden voor projectbeheer
Wanneer u er naar gaat kijken, zult u zich realiseren dat projectbeheer doordringt door alle elementen van projectbeheer.
Er zijn echter enkele belangrijke aandachtsgebieden waar governance bijzonder relevant is.
- Methodologieën en processen: deze helpen u betrouwbaar en duurzaam werk te leveren.
- Kennisbeheer: dit is cruciaal voor lessen die worden geleerd en om ervoor te zorgen dat de organisatie leert van projectervaring. Kennismanagement is essentieel als u meerdere keren wilt stoppen met het maken van dezelfde fouten.
- Project Management Maturity: Naarmate uw organisatie-projectmanagement volwassener wordt, neemt ook uw vermogen om succesvol te leveren toe.
- Buy-in op senior niveau: de inzet voor projectbeheer begint bovenaan. Als u managementondersteuning hebt, zal dit in alle niveaus van het bedrijf naar beneden komen en zal de aanpak van governance duurzamer zijn.
- Ondersteunende cultuur: een cultuur van ondersteuning, niet de schuld, zorgt ervoor dat projectmanagers de juiste omgeving hebben om te gedijen. Een ondersteunende cultuur, geleid door het Project Management Office of Project Director, zal projectmanagers helpen om hun doelen en die van het project te bereiken.
Wat te doen als er geen bedrijfsnorm is
Veel projectmanagers in kleinere organisaties moeten projecten uitvoeren in een omgeving die ondersteunend is en waar sprake is van een buy-in voor het concept projectmanagement, maar zonder de formele organisatiestructuren waaruit ze kunnen putten.
In die situatie - en het is niet exclusief voor kleine organisaties - zult u uw projectbeheermodel helemaal opnieuw ontwerpen. Als er geen aanpak voor projectbeheer is die u van de plank kunt halen en bij uw project kunt passen, moet u uw eigen project bouwen.
Dat is niet zo moeilijk als het lijkt!
Begin met het instellen van de basis:
- Maak een document met rollen en verantwoordelijkheden
- Zorg dat je een projectsponsor hebt
- Zorg dat je een Project Board of stuurgroep hebt en organiseer regelmatig vergaderingen waarvoor je notulen neemt en verspreidt
- Stel een risicobeheerproces op
- Een verandermanagementproces opzetten
- Bouw punten op in uw projectplanning waarbij u de levensvatbaarheid van het project afzet tegen de oorspronkelijke doelstellingen van de businesscase (het einde van elke fase van de fase is het natuurlijke punt om deze controles uit te voeren).
Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de projectsponsor om te zorgen voor voldoende governance, maar projectmanagers kunnen hier ook een actieve rol in spelen.
Governance is misschien wel een van de drogere onderwerpen in projectmanagement, maar het is een van de belangrijkste. Het is de manier waarop senior managementteams weten dat je goed werk verricht en het verzekert hen dat het project zich zoals het zou moeten ontvouwen. Het biedt ook de checks and balances die managers nodig hebben om te weten dat geld wordt besteed op een manier die passend is en aansluit op de businesscase.