Houd het project in beweging
We zullen ook kijken naar enkele van de tools voor verandermanagement die u kunt gebruiken en hoe projectscope management in het spel komt.
Voordat we het zelfs over processen of hulpmiddelen hebben, wil ik uw veranderingsperspectief bespreken.
Accepteer veranderingen gebeuren
Veranderingen kunnen plaatsvinden op elk moment in de levenscyclus van projectmanagement .
De eenvoudigste manier om het managen van wijzigingen in projecten minder lastig te maken, is weten dat het gaat gebeuren en dat je het van plan bent.
Het hebben van strategieën om veranderingen te verwerken voordat ze zich voordoen, is de snelste manier om iedereen aan boord te krijgen met wat anders zal zijn.
Een gedefinieerd, gestructureerd proces voor verandermanagement is de beste plaats om te starten. Het is je spelboek voor wat er gaat gebeuren als iemand suggereert dat het project iets anders zou moeten doen dan wat er op dit moment is gepland en een goede manier om mislukken van projecten te voorkomen.
Het verandermanagementproces
Het verandermanagementproces ziet er als volgt uit:
- Ontvang informatie over de verandering
- Beoordeel de verandering inclusief de planning hoeveel werk het gaat worden
- Bereid een aanbeveling voor over de vraag of het de moeite waard is om vooruit te gaan.
- Dan krijg je een beslissing van de projectsponsor over de vraag of je de verandering moet opnemen of niet.
Laten we achtereenvolgens naar elk van deze stappen kijken.
Ontvang informatie over de verandering
U ontvangt een verzoek om het project te wijzigen. Je kunt informatie op honderden verschillende manieren ontvangen: in een vergadering, via e-mail, aan de telefoon, in de gang als je 's avonds het kantoor verlaat. Idealiter krijgt u de informatie over een wijzigingsverzoekformulier, maar u moet weten dat in het echte leven veel belangrijke belanghebbenden denken dat het invullen van dit soort papierwerk de taak van de projectmanager is. En in uw bedrijf kan dit zijn.
Gebruik uw sjabloon voor projectaanpassingsaanvragen (meer hierover in een minuut) om alle details van het verzoek vast te leggen, maar informeel komen ze met u aan. Voer het formulier vervolgens uit langs de initiator zodat u weet dat u nauwkeurig hebt weergegeven wat het is dat ze willen.
Houd er rekening mee dat veranderingen ook kunnen gaan over het volgen van een training. Ga er niet altijd van uit dat veranderingen verband zullen houden met het inbrengen van werk. Het proces is hetzelfde ongeacht of u de projectomvang vergroot of verlaagt.
Veranderingsevaluatie uitvoeren
Bekijk het wijzigingsverzoek in detail. U beoordeelt de impact op:
- Planning
- Documentatie
- Werk gedaan tot nu toe en werk nog steeds te doen
- Begroting
- Kwaliteitsmaatregelen
- strekking
- Beschikbaarheid van bronnen.
Een wijziging van de software kan bijvoorbeeld worden geschat op 5 dagen.
Dit zou niet alleen 5 dagen aan het schema toevoegen, omdat het een andere taak zou pushen en verplaatsen binnen een tijdspanne waar de belangrijkste bron op vakantie is. Die taak moet ook worden verplaatst, dus deze wijziging zou in totaal 8 dagen aan het schema toevoegen. Het zou $ 5k kosten om te doen, en de extra 8 dagen duwen ons naar nog een maand met het leverancierscontract, dus er zijn ook kosten om daar rekening mee te houden. De kwaliteit blijft hetzelfde maar het bereik wordt gewijzigd om de nieuwe wijziging op te nemen. Alle relevante documentatie zou moeten worden bijgewerkt, inclusief het projectplan en trainingshandleidingen, die al zijn gestart.
Zoals u ziet, kan een eenvoudige 5-daagse wijziging brede effecten hebben. Het is belangrijk om hier alles over te weten voordat u beslist of u de wijziging doorvoert of niet, omdat een volledig beeld de uitkomst kan veranderen.
Bereid een aanbeveling voor en presenteer deze
Nu je de volledige impact van de verandering kent, kun je een aanbeveling doen over of het de moeite waard is om ermee door te gaan.
In sommige gevallen zal dit niet het geval zijn, omdat het waargenomen voordeel minder zal zijn dan de kosten. In andere gevallen kan er daar voldoende voordeel zijn om de kosten van het uitvoeren van het extra werk te compenseren. In nog andere gevallen zult u merken dat de wijziging een negatief effect op de kosten zal hebben, maar u kunt er niets aan doen omdat het een kwestie is van regelgeving of compliance of om een andere interne reden, zoals een herstructurering van de organisatie.
Verkrijg de beslissing
Voor kleine wijzigingen die binnen uw autorisatielimiet vallen, kunt u de beslissing nemen om de wijziging al dan niet zelf te accepteren (met de juiste invoer van het team). Alles wat groter is, moet worden goedgekeurd door de projectsponsor of het projectbestuur.
Vergeet niet om terug te gaan en iemand te vertellen of de wijziging is afgewezen. U wilt voorkomen dat uw projectdeelnemers worden geïrriteerd als u dat kunt!
Change Management Tools
Er zijn een aantal tools voor wijzigingsbeheer die u kunt gebruiken om dit proces eenvoudiger en meer gestroomlijnd te maken. Ik zou aanbevelen:
- Een checklist of proceskaart die mensen doorloopt precies wat ze moeten doen om een wijziging in uw projectomvang te bewerkstelligen.
- Een aanvraagformulier voor het wijzigen van een sjabloon. Dit kan online zijn via een geautomatiseerde workflow.
Laten we kijken naar wat er in een projectwijzigingsverzoek gaat.
Wat gaat in een projectwijzigingsverzoek?
Het projectaanvraagformulier moet het volgende bevatten:
- De naam van de persoon die de wijziging aanvraagt (de 'aanvrager').
- Een unieke ID, zoals een wijzigingsnummer (u kunt dit later zelf aan uzelf toevoegen omdat het onwaarschijnlijk is dat een van de mensen die het verzoek indient en het formulier gebruikt, weet wat in dat vak moet worden geplaatst).
- Een beschrijving van de voorgestelde wijziging, met zo veel details als ze kunnen beheren.
- De categorie van de wijziging. In het ideale geval vul je dit gedeelte vooraf in, zodat ze alleen het vakje hoeven aan te vinken. Dit is een goede plaats om op te merken of een verandering te maken heeft met regulering of interne compliance, alsof het (echt) is, dan kun je veel van de plannings- en beoordelingsstappen omzeilen en gewoon doorgaan.
- Het 'waarom' van de verandering. Wat is de rechtvaardiging om het te doen? Waarom wil de aanvrager het?
- De impact van de wijziging op verschillende elementen van het project, waaronder tijd, kosten, kwaliteit en reikwijdte. Ze hebben misschien niet alle details, dus u moet misschien met hen werken tijdens de wijzigingsstap om de lege plekken in te vullen. Ze moeten zo veel mogelijk invullen. Het minimum dat u op dit moment zoekt, is om te bevestigen of het de bestaande projectparameters zal verhogen, verlagen of wijzigen.
Onderaan het wijzigingsverzoekformulier staan enkele details die u moet invullen, aangezien de wijziging verder wordt besproken. Uw sjabloon moet ook ruimte bevatten voor:
- Verander beslissing: Accepteren, Weigeren of Uitstellen
- Naam van de persoon die de beslissing (of groep) neemt, plus de datum waarop de beslissing is genomen en eventuele aanvullende opmerkingen.
De persoon die het verzoek doet, weet de uitkomst nog niet - niemand zal dat - dus deze vakken blijven leeg totdat de juiste groep is bijeengekomen om uw aanbeveling te bespreken en een beslissing te nemen.
Wijzigingen en Project Scope Management
Projectscope management is de belangrijkste manier waarop u bepaalt wat er in het project zit en wat niet. Wanneer u een wijziging in de projectomvang ontvangt, moet u nadenken over hoe dit het project in het algemeen beïnvloedt. Uw verandermanagementproces helpt u om dit te doen en om het in een context te plaatsen, is het beheren van wijzigingen een klein onderdeel van het beheer van de reikwijdte.
Het is de moeite waard om hier te praten over hoe een gids voor het projectmanagementlichaam van kennis (PMBOK® Guide) - vijfde editie projectwijzigingsbeheer behandelt, omdat het niet zo intuïtief is als je zou denken. De PMBOK®-gids bevat een proces genaamd 'Control Scope' in de sectie Project Scope Management en dit is een geweldige plek om te beginnen. Het proces van verandermanagement op projecten moet echter op een meer geïntegreerde manier worden afgehandeld, en dat wordt weerspiegeld in de tekst. Gebruikers van PMBOK® Guide moeten ook verwijzen naar het proces Perform Integrated Change Control, omdat hierin wordt uitgelegd hoe alles aan elkaar gekoppeld is.
Om een PMP te worden, moet u begrijpen hoe de PMBOK®-handleiding verandermanagement dekt, daar zal u op worden onderzocht. Houd er echter rekening mee dat het verandermanagementproces dat u daadwerkelijk voor uw projecten gebruikt, moet worden geïntegreerd, gemakkelijk te volgen en praktisch.
5 manieren om uw team te helpen bij het veranderingsproces
Uw projectteam is van cruciaal belang voor het succes van uw project, dus het helpt om ze bij de hand te hebben wanneer u wijzigingen in uw project beheert.
Hier zijn 5 manieren waarop u hen kunt helpen om snel het beheer van het projectwijzigingsbeheer te verwerken.
1. Praat over veranderingen. Laat hen weten dat verandering op projecten normaal is en dat ze het moeten verwachten.
2. Deel het proces. Hierboven hebben we het gehad over het verandermanagementproces, maar dit komt niet voor iedereen vanzelf. Je teamleden weten niet wat ze moeten doen en wat van hen wordt verwacht, tenzij je het hen vertelt. Stel een briefing op om met hen door het proces te gaan en laat hen weten wat hun rol daarin zal zijn.
3. Maak het gemakkelijk. Wanneer een project een wijziging in scope doormaakt, kan het behoorlijk desoriënterend werken. Het schema is verkeerd, het budget kan anders zijn, de vereisten zijn zeker anders. Het team kan een verandering vinden die verontrustend is, vooral een grote verandering die een beslissing omkeert waarvan ze eerder dachten dat die in steen was gezet (ja, die gebeurt). Maak het proces zo eenvoudig mogelijk voor hen.
4. Wees er om te helpen. Een nieuwe manier van werken kost tijd om naar bed te gaan. Als je eerder op een informele manier (of helemaal niet) een projectverandering hebt gemanaged, kan het veranderen van een formeel proces een tijdje duren om 'de manier te worden waarop we hier dingen doen'. '. Vertel het team dat je er bent om hen te helpen als ze iets langs je willen doen.
5. Wees niet bang om nee te zeggen. Niet alle veranderingen zijn verstandige voorstellen. Laat je team weten dat als ze het belangrijk vinden dat een verandering niet het juiste is voor het project op dit moment, je erbij staat in dat gesprek met de change-aanvrager.
Het niet effectief beheren van veranderingen is een van de manieren waarop u uw project kunt laten ontsporen , dus pas op. Gewapend met deze informatie bent u nu in staat om op een gecontroleerde manier met projectveranderingen om te gaan.