Om vooruitgang onderweg bij te houden en ervoor te zorgen dat de belangrijkste deliverables worden behaald volgens de tijdlijn, gebruiken projectmanagers mijlpalen.
De definitie van een projectmijlpaal is een taak met een duur van nul, wat een prestatie in het project betekent.
Ze worden gebruikt als een manier om voorwaartse beweging en vooruitgang te tonen en mensen te laten zien wat er aan de hand is, zelfs als ze geen gedetailleerde kennis hebben van de taken die nodig zijn om daar te komen. In dat opzicht zijn ze erg nuttig voor communicatie met belanghebbenden en het stellen van verwachtingen.
Wanneer gebruiken we projectmijlpalen
Mijlpalen in projectbeheer worden gebruikt om te markeren:
- Het begin van belangrijke werkfasen
- Het einde van belangrijke werkfasen
- Om de deadline voor iets te markeren
- Om te laten zien wanneer een belangrijke beslissing wordt genomen.
En andere vaste punten in de tijd die specifiek moeten worden opgeroepen omdat mijlpalen een uitstekende manier zijn om uw project te volgen.
Hoe vaak mijlpalen in uw plan worden gezet
Ik kreeg advies over een training om mijlpalen in je plan te plaatsen, ongeveer een keer per maand. Dit is prima en een goede vuistregel, maar je moet je professionele oordeel gebruiken. Sommige maanden kunnen heel wat activiteit hebben met belangrijke vergaderingen die als mijlpalen worden gemarkeerd, beslissingen worden genomen en de afsluiting van de ene fase en de start van een andere.
In andere maanden kun je gefocust zijn op executie en er is heel weinig, of zoiets, waar je een mijlpaal aan kunt hangen.
Dat gezegd hebbende, is het voor rapportagedoeleinden nuttig om een reden te creëren om minstens één keer in elke rapportagecyclus een mijlpaal te hebben, en we zullen wat meer over mijlpalen en communicatie praten.
Hoe mijlpalen worden weergegeven op uw Gantt-diagram
Mijlpalen zijn een van de componenten van een Gantt-diagram en worden op de kaart weergegeven als een diamant. Ze worden niet weergegeven als een normale taak omdat ze een duur van nul hebben: met andere woorden, ze nemen geen tijd in beslag. Voor de planning van een Gantt-diagram gebeuren ze gewoon!
Als u geen Gantt-diagrammen gebruikt, kunt u nog steeds mijlpalen gebruiken. Hier zijn 5 alternatieven voor Gantt-diagrammen : je kunt nog steeds mijlpalen in je plan opnemen met deze.
Als u persoonlijk georganiseerd wilt blijven en uw projectbeheersoftware niet volledig is geïntegreerd in uw agenda, kunt u de sleuteldata kopiëren en in uw agenda plakken. Afhankelijk van hoe je het leuk vindt om te werken, kan dit een handige tip zijn om je te herinneren aan wat er moet komen!
Mijlpalen benoemen
Mijlpalen moeten een duidelijke beschrijving van uw projectplanning hebben, maar niet een die impliceert dat ze een taak zijn. Ze moeten dus niet 'Overeenkomst krijgen om in fase 2 te komen' worden genoemd, maar 'fase 2 start'. Als je de inspanning wilt weerspiegelen om overeenstemming te bereiken om over te gaan naar Fase 2, voeg dan een taak toe net voordat dat zegt.
Mijlpalen moeten het tijdstip beschrijven dat zij vertegenwoordigen als volgt:
- Testfase voltooid
- PID goedgekeurd
- Contract ondertekend
- Personeelsvergadering stadhuis
Veel projectmanagers kiezen ervoor hun mijlpalen te nummeren zodat ze ook gemakkelijk te raadplegen zijn. Als u een work breakdown-structuur gebruikt, kunt u de nummering daarvan gebruiken. Anders is het goed om M1, M2 enzovoort te gebruiken om duidelijk te maken waarnaar je verwijst. Een duidelijke naamgevingsstructuur wordt belangrijker naarmate u meer mijlpalen behaalt, dus bedenk hoe u dit gaat doen als uw project meerdere maanden loopt.
Mijlen afmelden
Mijlpalen maken deel uit van uw projectplanning, dus als uw planning baseline is, moet u overwegen uw mijlpalen af te melden.
Als u de datums van uw mijlpalen wilt wijzigen, moet u uw standaard wijzigingsbeheerprocedure gebruiken om uw plan aan te passen. Dit kan net zo eenvoudig zijn als het kletsen met uw projectsponsor en hen laten weten waarom de datums moeten worden gewijzigd, of zo formeel als het samenstellen van een nieuw aanbevolen schema en het naar een planningcomité brengen om te hebben geratificeerd.
Het is het beste om uit te zoeken wat uw mijlpaaluitstootproces zal zijn, indien van toepassing, voordat u het moet gebruiken, zodat u geen tijd verliest wanneer u een wijziging moet aanbrengen.
Mijlpalen gebruiken voor communicatie
Mijlpalen zijn handig voor communicatie en rapportage omdat ze de minimale controlepunten in het plan vertegenwoordigen. Met andere woorden, als je alle andere taken hebt uitgevoerd, kun je nog steeds zien wat er gebeurde en het project verder laten gaan met alleen de mijlpalen.
Je zou in staat moeten zijn om de mijlpalen eruit te halen en ze in een dashboard of projectrapport te plaatsen . Ze moeten het verhaal van het project voldoende gedetailleerd vertellen om de mensen tevreden te stellen waarover u rapporteert, normaliter uw projectsponsor of een andere uitvoerende groep zoals de stuurgroep (of het projectbord ). Elke maand, of op de rapportagefrequentie die u gebruikt, kunt u laten zien welke mijlpalen zijn behaald.
Rapporteren tegen mijlpalen is vrij eenvoudig en wordt vaak gedaan als een tabel. U somt de mijlpaalbeschrijving op, de datum waarop deze moest worden uitgevoerd en vervolgens de nieuwe voorspelde datum. Wanneer de mijlpaal is behaald en kan worden gemarkeerd als voltooid, voegt u die datum ook toe. Hopelijk is dit hetzelfde als de voorspelde datum, maar projecten werken niet altijd zo.
Een tafel als deze maakt het duidelijk wat is voltooid en wat uitstekend is. U kunt het antwoord op de vraag "Waarom hebben we die mijlpaal bereikt?" Niet plannen voordat u naar uw sponsor gaat of het rapport verzendt!
Wanneer uw projectplan erg lang is en u veel mijlpalen hebt, zult u het eenvoudiger vinden om voltooide mijlpalen in elke rapportagecyclus in te leveren. Rapporteer alleen de mijlpalen die aanstaande of voltooid zijn in die maand: volgende maand opstijgen alles wat vorige maand is voltooid, zodat u niet voortdurend de lengte van het rapport toevoegt door mensen over werk te vertellen waarvan zij al weten dat het klaar is.
Mijlpalen zijn een zeer nuttige tool voor projectbeheer voor planning, planning en rapportage en ze zijn gemakkelijk te gebruiken. Doe wat in je volgende projectplan, volg ze tegen en je zult merken dat je leert welke frequentie het beste voor je werkt.
Zoals met alles in projectmanagement, gebruik ze flexibel om het gewenste resultaat te leveren, gebruik deze tips en richtlijnen om uw eigen beslissingen te nemen.