Programmabeheer is een lonende en goedbetaalde carrièrekeuze. Maar het kan ook een uitdagende rol zijn.
Hier zijn tien dingen waar elke nieuwe programmamanager zich bewust van moet zijn voordat de rol wordt gestart.
Programmabeheer is niet hetzelfde als projectbeheer
Van projectmanagement wordt algemeen aangenomen dat alles draait om het plannen van het werk, het organiseren van de taken en de middelen, het beheersen van het proces en het leveren van een specifiek doel.
Of het nu gaat om het openen van een nieuw kantoor, het lanceren van een nieuwe app of het bouwen van een Olympisch stadion, projecten hebben een gedefinieerde start, midden en eind en een duidelijke reeks doelstellingen.
Programma's zijn een beetje anders. U moet nog steeds mensen hebben die de taken organiseren, bronnen beheren, processen verwerken enzovoort, maar zij rapporteren u als de programmamanager. Er zijn veel minder tiktaken als voltooid in een projectplan, maar veel strategischer en werk dat de relatie opbouwt.
Programmabeheer gaat over het op schema houden van de hele transformatieve verandering om in de loop van de tijd iets van waarde voor de organisatie te leveren. Zonder iemand die optreedt als een programmabeheerder, is alles wat je hebt een reeks projecten die op willekeurige tijden en zonder verenigend thema worden afgeleverd. De programmamanager is de persoon die alles bij elkaar brengt.
Er is onzekerheid ... Deal It It
Programma's zijn inherent onzeker. Hoewel je misschien weet wat de grote afbeelding is, is het maar een visioen wanneer je begint.
Het exacte pad van hoe er te komen en welke projecten de komende vijf jaar nodig zullen zijn ... nou, dat is iets wat je moet uitwerken als je gaat.
U begint met een gedetailleerde planning van wat u wel weet en bouwt een beeld op van hoe u de rest kunt aanpakken wanneer u dichterbij komt. Verleng uw planning en leveringshorizon geleidelijk tot u niet verder kunt.
Blokkeer tijd met regelmatige tussenpozen om de volgende stappen te plannen. U kunt deze gelegenheid ook gebruiken om ervoor te zorgen dat u nog steeds op het goede spoor zit om zakelijke waarde te leveren.
Pas op voor Burnout
Terwijl een project over een jaar of zo achter de rug is, kunnen programma's zich steeds verder uitbreiden. De nucleaire ontmantelingswerkzaamheden aan de Sellafield-vestiging in het Verenigd Koninkrijk hebben bijvoorbeeld leveringsmijlpalen tot 2025 en daarna.
Programmabeheerders moeten hun team beschermen tegen burn-out. U kunt niet gedurende die tijd op topsnelheid werken, dus zorg ervoor dat uw medewerkers voldoende downtime krijgen. Dit moeten zowel perioden van stillere werktijd zijn met minder deliverables als voldoende tijd weg van het kantoor voor vakanties.
Beheer ziekteverlof nauwlettend, bekijk uw overwerkverslagen en wees alert op het feit dat het welzijn van uw team van het grootste belang is als u het verloop wilt verminderen en uw getalenteerde mensen wilt behouden voor de duur van het programma.
Je moet het tempo beheersen
Wanneer u een programma aflevert met een verre voltooiingsdatum, moet u het tempo van het werk beheren. Het is moeilijk om het momentum over meerdere jaren op peil te houden, dus is je rol als programmamanager het jongleren met de prioriteiten en projecten, zodat er regelmatig meetbare resultaten worden geleverd.
Verleg de snelle overwinningen en de gestage voortgang naar de grotere foto-doelen. Dit helpt het team om te zien dat u vooruitgang boekt en zorgt ervoor dat er kortere succesverhalen worden gedeeld om de motivatie hoog te houden . Ten slotte helpt het de beleggers en het managementteam om te zien dat er vooruitgang wordt geboekt.
Train je team voor succes
Programma's leveren vaak iets nieuws, unieks of transformatiefs voor de organisatie. Een van de uitdagingen van het werken aan dit soort initiatieven is dat je waarschijnlijk niet de vaardigheden in huis hebt om alle vereiste taken en projecten te kunnen voltooien.
Dat is OK, en te verwachten. Jouw taak als nieuwe programmamanager is ervoor te zorgen dat je de mensen die je wel hebt, kunt bijschaven, omscholen en ontwikkelen, zodat je samen aan alle resourcevereisten kunt voldoen.
Er kunnen een aantal gebieden zijn waar u voor een beperkte periode slechts een bepaald hulpmiddel nodig heeft. U gaat bijvoorbeeld niet één van uw personeel trainen in het rijden met een heftruckchauffeur als dat een vaardigheid is die u slechts één week nodig hebt om iets af te leveren. Maar als u de manier waarop de online aanwezigheid van uw bedrijf wordt beheerd, transformeert, is het waarschijnlijk waardevol om websiteontwikkelingvaardigheden in huis te hebben, samen met wat expertise over sociale media of zoekmachineoptimalisatie. Dit zijn de vaardigheden waar het bedrijf op langere termijn op zal vertrouwen.
Neem de beslissing over welke van deze je moet hebben ingebed in het team en welke moet worden uitbesteed. Zorg er vervolgens voor dat uw programma de training- en rekruteringstaken kan leveren die vereist zijn om klaar te zijn om de outputs te beheren, zoals elk project oplevert.
Governance is meer complex
Als u afkomstig bent van een projectmanagementachtergrond, zal governance u niet verbazen. Het is de manier waarop project- en programmastructuren worden georganiseerd en gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de besluitvorming op de juiste manier wordt uitgevoerd en dat de juiste mensen erbij worden betrokken. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat het werk vordert op een manier die past bij de algemene businesscase en het helpt mensen verantwoordelijk te houden.
Governance is ook de manier waarop het Project Management Office en senior executives ervoor kunnen zorgen dat het programma op schema ligt om de voordelen te bieden - en biedt een formele route om projecten of een volledig programma te sluiten als kan worden aangetoond dat die voordelen niet langer zullen bestaan. worden bereikt.
Governance is ingewikkelder in een programmeeromgeving dan in een projectomgeving. Projectbesturen en stuurgroepen hebben normaal een lidmaatschap op exec-niveau. Dit is te verwachten aangezien het eindresultaat van een programma normaliter bedrijfstransformatie is.
Programma's hebben ook een impact op het normale bedrijfsproces en de dagelijkse activiteiten van de organisatie, dus de investering is normaal gesproken aanzienlijk, met een P & L-impact. Dit vereist ook een potentieel hoger niveau van overzicht dan een kapitaalproject.
Stroomlijn de programmabegeleiding voor uw programma door ervoor te zorgen dat u de juiste mensen in de besluitvormende rollen hebt en door duidelijke verantwoordelijkheden te hebben voor de mensen in het team.
Planning is veel moeilijker ...
Het plannen van een programma is moeilijker dan het plannen van een project, omdat er veel meer bewegende delen zijn, maar je zou kunnen zeggen dat het ook leuker is!
Typisch zullen de projectmanagers die bij het programma zijn betrokken hun projectplannen samenvoegen. Dan komt het programma management team samen en onder uw leiding als programmamanager zijn de plannen geïntegreerd.
Dit is gemakkelijk te zeggen, maar niet zo gemakkelijk om te doen. Het vereist het identificeren van de afhankelijkheden tussen projecten en projecttaken. Het dwingt je om naar de resourcevereisten voor het hele programma te kijken en om activiteiten te combineren met de beschikbaarheid van belangrijke mensen. En het is ook geen eenmalige taak.
Zodra uw geïntegreerde programmaplan is samengesteld, kunt u het in een Gantt-diagram of andere softwaretool volgen. Terwijl uw projectmanagers hun projecten in realtime volgen, moet u het programmaplan aanpassen, iedereen op de hoogte houden van wijzigingen en aangeven wat dit voor hun werkgebied betekent.
... Maar u hoeft niet elke lijn te plannen
Als programmamanager vertrouwt u op uw projectmanagers om de gedetailleerde planning uit te voeren. Het is niet praktisch of wenselijk om een plan te volgen met duizenden en duizenden taken.
U hebt een opgerolde, hoogstaande weergave van de projecten nodig, met voldoende details om te laten zien of iets een impact op programmaniveau heeft.
De eenvoudigste manier om dit te doen is met speciale software-apps (deze 10 bewezen project- en programmasoftwaretools zijn een goede plek om te beginnen). Proberen om uw miljoenenprogramma op een spreadsheet te beheren, zal niet eenvoudig zijn.
U moet uw delegatie verbeteren
Hoe goed je ook bent om te delegeren, als je een rol bij programmabeheer speelt, moet je er nog beter van worden.
Het goede nieuws is dat je een team van projectmanagers zou moeten hebben en misschien heb je zelfs een speciaal programmabeheerbureau om je transformatieve verandering te ondersteunen.
Het slechte nieuws is dat je dat misschien niet doet!
Er is veel werk te doen aan een programma en het opzetten ervan om ervoor te zorgen dat alle bewegende delen op het juiste moment samenkomen, is een enorme inspanning. Je kunt het niet alleen en je moet het niet proberen. Bereken hoeveel tijd je nodig hebt om het programma te starten en zorg dat je een team hebt om je te ondersteunen.
Als u niemand bij uw programmabeheerkantoor hebt, vraag dan iemand om te worden gedetacheerd bij het programmabeheerteam. Er is genoeg te doen: iemand in een projectcoördinatierol zou perfect geplaatst zijn om de vereiste coördinatie op programmaniveau te leveren, waardoor je wordt vrijgemaakt om betrokken te raken bij de strategische taken.
Wees niet bang voor conflicten
Er zijn veel verschillende programma's. Van projecten met moeilijke belanghebbenden tot schijnbaar onhaalbare deadlines, elke dag biedt je kansen op conflicten. Kijk uit voor de dingen die de projectprestaties verstoren en bereid zijn om in te stappen wanneer nodig om een conflictsituatie te overwinnen voordat deze start .
Welke van deze 10 dingen kwam je als een verrassing? Deel uw mening over programmabeheer op uw favoriete socialemediakanaal!