En hoe je ze kunt bouwen
Je hebt gehoord over het boek van Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People . Laten we vandaag eens kijken naar de 10 gewoonten die zeer succesvolle projectmanagers delen.
Ik heb gezien dat deze gewoonten steeds weer genoemd worden in functioneringsgesprekken en in eindevaluaties waarbij de klant, het team of de sponsor feedback geeft aan de projectmanager.
U hoeft geen 10 jaar ervaring te hebben om elke keer succesvol te leveren. Door je gewoonten te veranderen en je vaardigheden aan te scherpen, kun je de kansen dat je project een succes wordt drastisch verbeteren (en jezelf ook een minder stressvolle tijd op je werk geven).
En in willekeurige volgorde (afgezien van nummer 10), laten we beginnen!
Het juiste team gebruiken
De meest effectieve en succesvolle projectmanagers kennen de capaciteiten van hun teamleden. Het betekent dat ze het juiste werk aan de juiste mensen kunnen toewijzen.
Het gebruik van de verkeerde resource voor een taak kan ertoe leiden dat het langer duurt of slecht wordt uitgevoerd. Het helpt om de sterke en zwakke punten te kennen van de personen die met u samenwerken, zodat u ze het beste kunt toewijzen aan projecttaken.
Projectproblemen beheren
Alle projecten raken van tijd tot tijd problemen. Succesvolle projectmanagers laten het hen niet ongerust maken. Ze kennen de processen voor probleembeheer en ook hoe ze het best kunnen omgaan met problemen die zich voordoen.
Dat kan ook. Als u eenmaal weet hoe u een projectprobleem kunt beoordelen, zult u merken dat probleembeheer een eenvoudige gewoonte wordt om in uw wekelijkse routine op te nemen. Neem even de tijd om uw uitgavelogboek elke week door te nemen, en u zult snel merken dat het een eenvoudige klus is om problemen te beheren.
Omgaan met veranderingen
Projecten zijn ontworpen om dingen te veranderen, maar dat soort veranderingen gebeurt met andere mensen! Het is moeilijker om veranderingen te managen die volledig gericht zijn op het projectteam, waardoor het gedetailleerde projectschema wordt verstoord en nieuw werk en een hele reeks documentatie-updates worden gecreëerd.
Succesvolle projectmanagers hebben een verandermanagementproces dat ze volgen. Door gedefinieerde stappen te volgen, wordt het eenvoudiger om van elke actie een gewoonte te maken omdat deze gestructureerd en repetitief is.
Het verandermanagementproces ziet er als volgt uit:
- Ontvang informatie over de verandering
- Beoordeel de verandering
- Bepaal hoeveel werk het zou hebben om de verandering aan te brengen
- Bereid een aanbeveling voor over de vraag of het de moeite waard is om vooruit te gaan.
Dan krijg je een beslissing van je sponsor over de vraag of je de verandering moet opnemen of niet.
Opmerking: u kunt zelf enkele kleine wijzigingen goedkeuren, zolang deze zich binnen uw bevoegdheids- en bevoegdheidsniveaus bevinden.
Succesvolle projectmanagers weten dat het omgaan met veranderingen onderdeel is van het werk en ze hebben een plan om ermee om te gaan als ze zich voordoen.
Projectkosten beheren
Het is zeer waarschijnlijk dat uw project kosten gaat maken, ook al heeft u zelf niet de volledige controle over de portemonnee. Financiële elementen onder controle kunnen houden, moet een gewoonte zijn.
Als u het niet regelmatig en routinematig benadert, zult u merken dat het werk zo groot wordt dat het onmogelijk is om het goed te doen.
Fantastische projectmanagers blijven op de hoogte van de uitgaven met archiveringssystemen die werken voor facturen, offertes en schattingen. Maak er een gewoonte van om uw budgetteringssoftware te gebruiken (zelfs als dat slechts een spreadsheet is).
U kunt uw projectkosten niet beheren tot u een plan hebt van wat u gaat uitgeven. Lees dit over het maken van een projectbudget zodat u aan de slag kunt.
teambuilding
Het projectteam zal waarschijnlijk niet voor u werken. Waarom is teambuilding een deel van de gewoonten van succesvolle projectmanagers?
Het is omdat je ze nodig hebt om effectief samen te werken en je hebt de individuen die bij het project betrokken zijn nodig om snel tot een punt te komen waarop ze elkaar vertrouwen. U krijgt dat door het team op te bouwen.
Pas op voor situaties waarin uw team uit elkaar valt. Met name pestgedrag is onaanvaardbaar.
Processen begrijpen
De zesde gewoonte van zeer succesvolle projectmanagers is dat ze de processen begrijpen die er zijn in hun controleruimte.
Dat betekent dat ze weten welke werkprocedures moeten worden gevolgd. Ze verspillen geen tijd aan het proberen uit te werken hoe ze een businesscase moeten schrijven, omdat ze weten dat er een procedure voor is en dat ze de stappen kunnen volgen.
De meest succesvolle projectmanagers zijn geen slaaf om te verwerken. Ze weten wanneer het juiste is om het proces te volgen. Ze weten wanneer het beter is om het enigszins aan te passen om de taken over het algemeen voor iedereen gemakkelijker te maken. Een voorbeeld daarvan is het verwijderen van de bureaucratie van een klein project door de processen dienovereenkomstig aan te passen.
Het schema bijwerken
Projectschema's mogen niet aan het toeval worden overgelaten, en de meest succesvolle projectmanagers zullen er een gewoonte van maken om regelmatig hun schema's te controleren op juistheid en deze bij te werken.
Er zijn veel manieren om de voortgang van je project te volgen, maar het belangrijkste is dat je het doet! Als je moeite hebt om deze gewoonte je eigen te maken, boek dan een keer per week een korte vergadering in je dagboek met jezelf en je schema. Gebruik elke week dezelfde tijd en neem 30 minuten om te controleren waar u bent en waar u moet zijn. Breng de nodige wijzigingen aan, vertel het aan het team en ga door met het project.
Opmerking: als uw wijzigingen in de planning van invloed zijn op de einddatum van het project of op de leverdatum voor belangrijke mijlpalen, neemt u contact op met uw sponsor. Wijzig de grondbeginselen van uw baseline-plan niet zonder een formeel goedkeuringsproces te doorlopen.
Projectrisico beheren
Weten wat je moet opnemen in je risicoregister is één ding, maar het is iets anders om het regelmatig te herzien en te handelen naar de risico's die worden opgeworpen.
Het is niet genoeg om het begin van uw project te gebruiken om risico's te identificeren en er vervolgens niet opnieuw aan te denken. Risicobeheer moet deel uitmaken van uw projectgewoonten, want zonder dat zult u merken dat risico's problemen worden en u problemen opleveren.
Het is een ander gebied waar standaardprocessen en het boeken van een regulier slot voor een risicobeoordeling kunnen helpen. U kunt het opnemen als onderdeel van uw teamvergaderingen. Maak er een gewoonte van om uw risico's met het team te evalueren, sluit ze af die niet langer een bedreiging vormen en plan acties voor diegenen die u wilt beperken.
Tracking tijd
Projectmanagers weten veel over projecttijdbeheer , maar dat heeft vaak te maken met planning en planning. Waar we het over hebben is tijdtraining op een meer regelmatige, dagelijkse basis. We hebben het over timesheets.
Projectteams zijn vaak niet zo dol op het gebruik van urenstaten als ze dat nog niet eerder hebben gedaan. Veel softwaretools voor projectbeheer hebben tijdregistratie die inherent is aan het product. Dat maakt het gemakkelijker om de overstap naar tijdregistratie als een team te introduceren.
Of je de tijd van je team wel of niet bijhoudt (wat wordt aanbevolen), het is belangrijk dat je weet waar je eigen tijd op een dag gaat. Maak er een gewoonte van om een notitie te maken van hoe u uw tijd doorbrengt. Het zal u helpen te begrijpen of u tijd doorbrengt met de belangrijkste taken van het project. Je zou kunnen denken dat je bent, maar jij ook? Tijdsregistratie of tijdregistratie van een of ander formulier kan helpen, ook al is het slechts een logboek per uur op een notitieblok.
Zakelijke verandering realiseren
Ten slotte is de gewoonte die projectmanagers het meest succesvol maakt hun vermogen om projectoutputs gelijk te stellen aan bedrijfsresultaten. Je project is ontworpen om iets geweldigs voor het bedrijf te bereiken, en dat heb je gedaan. Super goed.
Maar als de gebruikers uw product niet gebruiken of de software snel verouderd raakt of klanten niet zo verbaasd zijn als u, dan is uw project tijdverspilling geweest.
De meest succesvolle projectteams zorgen ervoor dat ze weten welke bedrijfsresultaten ze nastreven. Ze bouwen een oplossing die die bedrijfsverandering op een duurzame manier oplevert. Wat ze leveren wanneer het project afloopt, wordt volledig gebruikt en volledig door de klant overgenomen. Het is een succes omdat het vanaf het begin is gebouwd om een succes te worden.
Het begrijpen van bedrijfsdoelen is een belangrijk criterium voor elke projectmanager die impact wil hebben op klanten en stakeholders. Als u kunt aantonen dat u iets van waarde hebt geleverd, kunt u eenvoudig aantonen welke impact u heeft en welke waarde u aan het bedrijf geeft.
Maak er een gewoonte van om uw stakeholders te vragen welke bedrijfswaarde ze verwachten en hoe ze willen gebruiken wat het ook is dat uw project voor hen oplevert. Praat met hen over hoe zij succes definiëren. Je kunt dit aan het begin van elk project in een herhaalbaar proces inbouwen.
Hoeveel gewoontes voor succes heeft u?
Heb je de lijst gelezen, hoeveel van deze gewoonten heb je al? Er zijn waarschijnlijk dingen die je vandaag doet en anderen waarvan je weet dat je meer moeite moet doen om het regelmatig te doen. Het goede nieuws is dat het creëren van een nieuwe gewoonte relatief eenvoudig is als je je ervoor inzet. Binnenkort zullen deze dingen een tweede natuur worden en bent u goed op weg om een van de meest succesvolle projectmanagers in uw bedrijf te zijn.
Aan welke daarvan ga je beginnen en aan je wekelijkse routine werken?
Verder lezen
Ik raad aan om The Power of Habit te lezen van Charles Duhig.