Dit artikel gaat in op het kennisgebied over projecttijdbeheer van A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - vijfde editie. Er zijn andere manieren om naar de projectplanning te kijken, maar als u werkt aan uw PMP®-certificering, dan is de aanpak van de PMBOK® Guide degene die u zult volgen, en het is een goede gewoonte voor alle projectmanagers.
Project Time Management-processen
Projecttijdbeheer in de PMBOK®-handleiding bestaat uit 7 processen. De project time management processen zijn:
- Plan schema management
- Definieer activiteiten
- Volgorde activiteiten
- Schat de activiteitsbronnen in
- Schat de duur van activiteiten in
- Schema ontwikkelen
- Controleschema.
Laten we elk daarvan dieper bekijken.
Plan Schedule Management-proces
In deze stap legt u alle beleidsregels, procedures en documentatie vast die nodig zijn voor het beheer van uw projectplanning vanaf uw eerste plan, doorlopende ontwikkeling, uitvoering en vervolgens het schema beheren.
De output van deze planning is om een schema voor het plannen van het schema te maken. In het echte leven zult u waarschijnlijk geen afzonderlijk plan hebben om uw schema te beheren. Veel van wat je hier traint, komt terecht in je projectmanagementplan (lees hier hoe je een projectmanagementplan schrijft ) en dat is perfect passend.
Definieer Activiteitenproces
Dit proces identificeert en documenteert wat u moet doen om de deliverables van het project te produceren. Met andere woorden, het identificeert de projecttaken. U gebruikt de scope-instructie die u tijdens de activiteiten voor scopebeheer hebt samengevoegd om u te helpen het werk op te splitsen in afzonderlijke taken.
De belangrijkste output van dit door te werken is dat u een gedefinieerde lijst met projecttaken krijgt. Dat is handig, want het is de belangrijkste input voor het volgende proces.
Sequence Activities Process
Gebruik je takenlijst en nu moet je ze in de juiste volgorde plaatsen. Aan het einde van dit proces krijgt u een beeld van de relaties tussen projecttaken. Dit proces helpt u uw projectwerk in de juiste volgorde te plaatsen, zodat u efficiënt gebruik kunt maken van de middelen van het project en deze zo snel mogelijk kunt leveren.
De PMBOK®-gids heeft het over het produceren van een netwerkdiagram als de output van dit proces, maar dat is zelden nodig en zeker niets dat je met de hand zou moeten doen. Als je om wat voor reden dan ook netwerkdiagrammen wilt doen, gebruik dan je projectbeheersoftware om dit te doen. Uiteindelijk zal een lijst van afhankelijkheden en potentiële start- en einddatums voor taken net zo goed en minder tijdrovend zijn.
Schat het proces van activiteitsbronnen
Als je weet wat je gaat doen, is de volgende stap om uit te zoeken welke middelen je nodig hebt om dat te bereiken. Het Estimate Activity Resources-proces helpt daarbij. In dit proces gaat u na welke personele middelen, apparatuur en benodigdheden u nodig heeft, plus de hoeveelheid die u nodig hebt.
Projectduurschattingen schatten
In deze stap wordt het moeilijk om te berekenen hoe lang elke taak zal duren. Tijdens dit proces bereken je hoe lang het duurt om elke activiteit te doen, met behulp van de middelen die je hebt geïdentificeerd.
Vergeet niet om rekening te houden met de beschikbaarheid van resources en vakanties met uw activiteitsduur. Dat een taak maar 8 uur kost, wil nog niet zeggen dat het morgenochtend klaar is.
Ontwikkel het Schedule Process
Ten slotte kunt u nu uw projectplanning samenstellen. Met alle informatie verzameld uit de bovenstaande processen, zou het eenvoudig moeten zijn.
Het ontwikkelen van het schema is een van de meer gecompliceerde processen in de PMBOK®-gids. Er zijn 13 inputs (alles hierboven plus risico's, reikwijdte en elementen met betrekking tot de projectcontext). Het schema zelf is slechts een van de outputs, maar de andere zijn (naar mijn mening) minder belangrijk.
U hebt dit tenslotte doorgenomen om het schema te krijgen dat een kritiek document is voor het beheren van de prestaties van uw project.
Uw planning hoeft geen Gantt-diagram te zijn. Hier zijn 5 alternatieven voor Gantt-diagrammen die u kunt overwegen.
Controle schema proces
Ten slotte biedt het Control Schedule-proces u de hulpmiddelen die u nodig hebt om uw projectplanning te controleren en bij te werken, ervoor te zorgen dat wijzigingen op de juiste manier worden beheerd en dat u de timing van uw project beheert.
Het voorbereiden van je projectplanning en het daarna volgen zijn grote werken, maar het is de moeite waard om te weten dat je een schema hebt waar je zeker van kunt zijn.