Maak een projectrisicoregister dat iedereen gemakkelijk kan gebruiken
Hoe vaak heb je een risicoregister zien wegkwijnen in het archiefsysteem? Ze zijn gemaakt aan het begin van een project, daarna zijn ze vergeten en worden ze snel verouderd.
We weten allemaal dat goed risicobeheer vereist dat we regelmatig nieuwe risico's identificeren, en dat we de bestaande risico's en planningsmitigation-activiteiten evalueren. Dus hoe kunnen we ervoor zorgen dat dit vaker gebeurt?
01 Goed risico-registerontwerp
Een manier om deelname aan risicobeheer aan te moedigen is met een goed ontwerp van het risicoregister. Een goed ontworpen register zal snel het algehele risiconiveau in het project aan u en andere leden van het projectteam meedelen.
Gebruikers moeten eenvoudig toegang krijgen tot meer informatie over individuele risico's wanneer dit nodig is. Dit zou op zijn beurt iedereen moeten stimuleren om in termen van risico's te denken - nieuwe te ontdekken wanneer deze zich voordoen en monitoring en actie ondernemen om bestaande risico's te beperken.
02 Neem de juiste velden op
Minimaal moet uw risicoregister omvatten:
- Een unieke identificatiecode voor elk risico
- Een beschrijving van het risico, inclusief de oorzaak, de risicovoorval en het effect, zoals: "Vanwege hevige regenval dreigt het veld te overstromen waardoor de gewassen bederven."
- Risicobeheersmaatregelen
- Risicodeigenaar
03 Aanvullende maatregelen
Mogelijk wilt u kwantitatieve metingen van waarschijnlijkheid, impact en algeheel risico opnemen, en restwaarden na mitigatie voor risicovollere projecten.
Numerieke velden en velden die automatisch worden berekend, kunnen handig zijn als u een techniek voor risicobeoordeling gebruikt, zoals de Monte Carlo-methode of verwachte geldwaarde. Andere bruikbare velden zijn peildata, risicocategorie, risicoreactiecategorie, nabijheid, risicokosten en status.
Er is geen limiet op het aantal velden dat u kunt opnemen, maar alleen sleutelvelden moeten in de lijstweergave van alle risico's worden weergegeven. Anders kan de lijstweergave worden overspoeld met te veel details. Idealiter worden kijkers doorgeschakeld naar de detailweergave, die alle velden voor dat specifieke risico toont wanneer ze op het risico-item in de lijstweergave klikken.
04 Nog een optie
Misschien wilt u ook voor elk project een database met risicoregistraties maken, dus u bent niet beperkt tot een standaardset velden. Hoewel een spreadsheet u kan helpen uw projecten te volgen, met name kleinere projecten, kan een werkelijke database beter zijn, zoals die die u in Kahootz of Podio kunt maken. Ze maken het eenvoudiger om documenten en grote hoeveelheden tekst toe te voegen wanneer dat nodig is.
05 Verkeerslichten
Het is moeilijk om het verkeerslichtsysteem te verslaan voor visuele impact. Gebruikers weten intuïtief dat rood een hoog risico betekent, dat amber middelmatig risico betekent en dat groen een laag risico inhoudt. Dit biedt snelle visuele signalen aan lezers om hun begrip te helpen.
06 Beveiligingsfuncties
Misschien wil je participatie aanmoedigen door alle leden van het projectteam en misschien enkele belanghebbenden het risicoregister te laten bekijken. U moet echter gebruikerstoegangsrechten voor uw register instellen, zodat alleen bepaalde projectrollen, zoals Project Manager , Project Support of Risk Owners, deze kunnen bewerken. U kunt een audit trail maken van wie heeft veranderd wat en wanneer.
07 Samenvatting Risicoprofiel
Senior projectteamleden en belanghebbenden zoals het projectbestuur en bedrijfs- / programmabeheer hebben mogelijk geen tijd om de lijstweergave van elk risico te verteren. Voor hen geeft een samenvatting van het risicoprofiel een beeld van het geaggregeerde risico dat het project in een oogopslag presenteert. Het illustreert het aantal risico's op elk waarschijnlijkheids- en impactniveau.
08 Alles draait om communicatie
Vergeet niet dat het niet alleen gaat om het vermelden van risico's en mitigatiemaatregelen wanneer u een projectrisicoregister ontwerpt. Het doel is om te communiceren en uw collega's te betrekken bij risicomanagement. Uw ontwerp moet dit doel weerspiegelen met verschillende opvattingen voor verschillende doelgroepen. Een goed ontworpen risicoregister kan op deze manier het risicobeheer in uw project verbeteren.