Wanneer multitasking je minder productief maakt, probeer dan dit
Ik hield van multitasking.
Ik dacht dat het me productiever zou maken en dat ik er bovenmenselijk uit zou zien, een beetje van dit en een beetje van dat alles tegelijkertijd zou doen, maar de resultaten bleken anders: ik kreeg nooit iets gedaan aan het eind van de dag en was vaak gefrustreerd.
Onderzoek van Stanford University heeft ook bewezen dat ik het fout had. Forbes heeft een verhaal over een onderzoek van de Universiteit van Londen dat laat zien dat multitasking je niet alleen minder productief maakt, maar je zelfs dom maakt!
Toen kwam ik de GTD-methode tegen. Het klonk geweldig en ik heb een vereenvoudigde versie ervan bedacht om me te helpen productiever en blij op het werk te zijn.
Hier is hoe ik het doe.
01 1. Denk erover na
Het kan van alles zijn, van het ondertekenen van een zakelijk contract tot het houden van een liefdadigheidscampagne. Of, het kan een bedrijfsstaf zijn, zoals in mijn geval.
Ik wist precies wat ik wilde bereiken, dus dit was mijn bestemming. Er hoefde je je geen zorgen te maken over hoe je daar zou komen, omdat ik wist dat ik later de details zou invullen.
02 2. Maak het leeg
Net zoals David Allen heeft gezegd, is je geest voor ideeën, niet om ze vast te houden.
Nu je het gemakkelijkste gedeelte hebt gedaan, gaan we verder met de volgende stap: haal al je gedachten uit je hoofd.
Ik wist dat de meeste van onze medewerkers graag naar Japan zouden gaan, hun familie en vrienden zouden brengen, in de herfst de prachtige esdoornbladeren zouden zien, de beroemde Sanuki udon, enz., En ik wist dat ik een redelijk reisbureau moest zoeken om me te helpen.
U kunt een pen of notitieblok gebruiken om de ideeën op te schrijven, of ze typen op TextEdit, Notepad of Google Docs. Of doe wat ik heb gedaan, gebruik een eenvoudige web-app voor notities en een mobiele app zoals Evernote.
Het leuke aan deze gratis app is dat wanneer een gedachte bij je opkomt, je deze meteen aan je aantekeningen kunt toevoegen omdat deze beschikbaar is op al je apparaten. Op die manier zult u minder snel een belangrijk detail missen, zoals (op mijn project) controleren of een van de medewerkers vegetarisch was of allergieën had.
03 3. Breek het
Plaats vervolgens uw ideeën waar ze thuishoren in de juiste categorieën en verbreek ze tot bruikbare items.
Ga van notities af naar iets dat u hierbij helpt. Taakbeheertools, vooral die met een onbeperkt aantal en verschillende taken zoals Quire, zullen nu van pas komen.
Kijkend naar mijn aantekeningen, die zowel rommelig als lelijk waren, maakte ik een lijst met taken zoals 'Reisplan' met ondergeschikte (of kinder) taken, waaronder 'Welke plaatsen om te bezoeken', 'Welke restaurants om te eten' en 'Welke winkels om te winkelen bij 'in een project dat ik' Staff Trip 2015 'heb genoemd.
Terwijl je bezig bent, kun je details toevoegen zoals de vervaldatum en tags voor je taken zoals 'Urgent' of 'Later'. Dit helpt je alleen maar te herinneren aan wat eerst moet worden gedaan. U kunt ze ook op elk gewenst moment opnieuw ordenen als hun prioriteit verandert.
04 4. Doe het
Eindelijk is het tijd om naar de details te gaan.
Dit is waarschijnlijk de meest tijdrovende stap, waarbij je moet bespreken, hulp van buitenaf moet krijgen en elke taak moet voltooien voordat je op je bestemming aankomt - in mijn geval Narita Airport, in jouw geval bij de sluiting van welk project dan ook waar je aan werkt .
Bijvoorbeeld, maanden voordat we op Narita Airport landden, moesten we eerst de route tussen onszelf bespreken. Ik had dit in stap 3 onderbroken en toen moest ik zoeken naar de beste reisbureaus, weer een gesprek hebben met wie ik moest werken, contact opnemen met het bureau enzovoort.
Gelukkig kon ik inzoomen op een bepaalde taak of filteren op de vervaldatum en tag om gefocust te blijven met behulp van mijn taakbeheertools, dus ik voelde me niet onder druk of overweldigd.
Dus, hier ben ik, het afmaken van deze post met mijn televisie uit, iTunes gesloten, en mijn mond dicht, terwijl een goed gevoel en trots op mezelf. Jij kunt ook zijn.