Kanban in projecten neemt meestal de vorm aan van een visueel bord dat is opgebouwd uit een raster en kaarten. (Weet u niet zeker wat Kanban is? Lees deze inleiding over Kanban in projectbeheer.) Het bord kan fysiek zijn, bestaande uit stukjes papier (vaak 3 "x 5" indexkaarten of plakbriefjes) op een whiteboard of een muur. Als alternatief kan het bord elektronisch zijn - meerdere softwareprogramma's en platforms ondersteunen Kanban-stijl projectbeheerborden. Een digitale oplossing is een geweldig hulpmiddel wanneer een projectteam niet fysiek op dezelfde plek zit, of wanneer leden van het team toegang tot het bord moeten krijgen wanneer ze niet op kantoor zijn.
01 Het Kanban-raster
Voor eenvoudige projecten zou een rooster in Kanban-stijl waarschijnlijk een enkele rij en meerdere kolommen hebben. Kolommen vertegenwoordigen het proces waardoor het werk stroomt, van links (start) naar rechts (einde). Als het team meer dan één type werk behandelt, of als er subteams of verschillende soorten werkstromen zijn, kan de organisator van het bord rijen gebruiken om de kaarten verticaal te scheiden.
Kaarten bewegen over het bord in kolommen volgens hun huidige fase in het proces. Deze foto toont een typisch Kanban-raster in actie.
Zodra hun Kanban-bord is opgezet, komt het projectteam doorgaans regelmatig bijeen op het bord, in een "vaste" of zeer korte vergadering. Het doel van het team is om werk naar de laatste kolom van het bord te "trekken", dat vaak wordt aangeduid met "Gereed". Tijdens deze vergaderingen bespreekt het team wanneer elke kaart naar de volgende kolom kan gaan. Als iemand bezig is met het verplaatsen van de kaart naar voren en een obstakel is tegengekomen, wordt dit genoteerd in de standup-vergadering, met actie-items die zijn genomen om het probleem op te lossen.
02 The Kanban Frame of Mind
- Slechte multitasking verwijderen. Psychologen en sociologen die werk bestuderen, hebben veel geschreven over dit onderwerp. Onderzoek wijst uit dat doorschakeltaken ons vertragen en kwaliteitsproblemen veroorzaken als gevolg van mentaal resetten en andere instellingskosten.
- Beperk werk in uitvoering. Om slechte multitasking tot een minimum te beperken, moet je het aantal vrijgegeven kaarten beperken tot het Kanban-systeem. Sta niet toe dat het management meer kaarten (taken, projecten of functies) in de kolom 'Doing' van het bord drijft. Deze stap kan een aanzienlijke verandering in de mindsets van managers vereisen die van mening zijn dat om het werk op tijd af te ronden, men zo snel mogelijk moet beginnen.
- Een cultuur bevorderen van het oplossen van problemen als een team, in plaats van een cultuur die anderen de schuld geeft.
- Houd de bovenkant van de backlog geprioriteerd. De kaarten boven aan de kolom 'Backlog' moeten de volgende taken, projecten of functies zijn die de meeste waarde aan de klant en het bedrijf bieden.
Een Kanban-systeem is een effectieve manier om op veel soorten projecten uit te voeren. Zoals de meeste Lean-tools werkt het het beste in combinatie met een manier van leren en continue verbetering. Er is geen enkele "juiste" manier om een Kanban-bord te implementeren en veel factoren kunnen de structuur ervan beïnvloeden, evenals het gedrag van het team. Over het algemeen moet elk projectteam dat het board gebruikt, worden getraind in de concepten van Kanban en vervolgens het Kanban-systeem kunnen ontwikkelen en verbeteren terwijl ze het gebruiken.
Lees hier meer over Monica Borrell in haar volledige bio .