5 manieren om projectwerk en normaal werk te onderscheiden
Als ik in teams met mensen praat, vertellen ze me vaak dat ze niet zeker weten of ze aan een project werken of 'gewoon' een gewone businessfunctie hebben. Beide rollen zijn verplicht in een organisatie en even geldig, maar het kan helpen begrijpen waar u aan werkt, zodat u beter kunt zien waar het in de organisatie in het algemeen past.
Laten we het verschil ophelderen, zodat u zeker weet wat een project is en wat deel uitmaakt van het normale werk. Er zijn vijf grote verschillen tussen projectwerk en normaal werk. U ziet vaak 'business as usual' afgekort als BAU.
Projecten veranderen het bedrijf; BAU identificeert verandering
Ten eerste is er een verschil in hoe wijzigingen worden afgehandeld.
Business as usual-activiteiten leiden het bedrijf. Ze houden de lichten aan. Ze bedienen klanten en ze raken doelen. BAU-teams zijn ook de eerste om te weten wanneer de bestaande bedrijfsprocessen niet werken en niet langer geschikt zijn voor hun doel. Wanneer dat gebeurt, zijn de BAU-teams degenen die de noodzaak van verandering identificeren.
Een manager, als onderdeel van een strategische beoordeling, kan voorstellen welke wijzigingen moeten worden aangebracht om die divisie of bedrijfseenheid hun doelen te laten bereiken. Of een heldere vonk in een afdeling kan een suggestie voor verandering voorstellen via een suggestieregeling voor werknemers.
Aan de andere kant van het spectrum heeft u mogelijk een volledige businesscase van een senior manager om wijzigingen aan te brengen die nodig zijn om hun divisie te helpen hun doelstellingen voor het jaar te bereiken.
Het is niet alleen het stroomlijnen van bedrijfsprocessen. Degenen die in BAU-rollen werken, kunnen zich ook realiseren dat verandering essentieel is vanwege veranderingen in het regelgevingskader of als onderdeel van de concurrentiesituatie voor de organisatie.
Frontline-medewerkers werken om strategie te leveren en ze weten wat ze willen om anders te zijn.
Projecten zijn het mechanisme voor het implementeren van die verandering. Projecten leveren veranderingen door aan de BAU-functies met behulp van projectbeheer. We zullen verduidelijken wat projectmanagement verder is. De projectorganisatie werkt aan het leveren van de verandering die de BAU-teams hebben geïdentificeerd. Dit gebeurt zodra het projectgoedkeuringsproces is doorlopen, wat normaal gesproken een business case is en goedkeuring door het senior management.
Dat wil niet zeggen dat mensen in een projectrol nooit verbeteringen in de bedrijfspraktijk kunnen voorstellen, maar ze doen dit in hun rol als werknemer in plaats van als onderdeel van hun projectrol.
Deze splitsing, die u ook samenvat als 'verander het bedrijf, run de business', is ook aan het einde van projecten merkbaar. De verandering die een project implementeert, is het leveren van een uitvoer. Dat kan een stukje nieuwe software zijn, een gebouw, een nieuwe dienst of iets anders. Het BAU-team is verantwoordelijk om dat te nemen en er goed gebruik van te maken om zakelijke voordelen te behalen. Met andere woorden, het project biedt de mogelijkheid om voordelen te krijgen, en de BAU-bewerkingen gebruiken die mogelijkheid om de voordelen te krijgen.
Projecten Risico's beheren; BAU minimaliseert het risico
Om ervoor te zorgen dat de functies van Business as usual effectief zijn, zult u merken dat BAU-teams alle risico's voor activiteiten willen beperken. De onzekerheid wegnemen voor een betere organisatiestabiliteit en herhaalbare processen is een goede zaak.
Omdat ze uniek en onzeker zijn, vereisen projecten een risicocomponent. Het bedrijf maakt een beetje een sprong in het onbekende door gewoon een project te doen, omdat het verandering introduceert en iets oplevert dat er niet eerder was.
Projectteams benaderen daarom het risico op een andere manier dan de BAU-kant van de organisatie. Projectmanagers proberen risico's te beheren, zowel positief als negatief , om de beste resultaten te behalen. Dat kan onder meer het beperken van het risico zijn om de waarschijnlijkheid dat het gaat gebeuren te beperken, maar het omvat ook andere risicobeheerstrategieën.
Het is onwaarschijnlijk dat u het risico van een project ooit zal doven, maar mogelijk kunt u dit doen om goede operationele redenen voor uw BAU-werk.
Projecten zijn tijdgebonden; BAU is aan de gang
Projecten hebben een begin, een midden en een einde. Dit is de levenscyclus van het project . In feite is het meest bepalende kenmerk van een project dat het eindigt. De projectmanager en het projectteam werken gedurende deze tijd aan het project. Vervolgens wordt het team ontbonden tijdens de overdracht en de afsluitingsfase aan het einde.
BAU houdt niet op. U kunt natuurlijk een functie afsluiten of een proces stoppen als dit niet langer nodig is voor het bedrijf, hoewel dat als een project zou worden beheerd !. Een BAU-functie produceert doorlopend werk zonder een voorzienbare einddatum.
Projecten kunnen worden geactiveerd; BAU kan vaak niet zijn
Projecten kunnen worden gekapitaliseerd en BAU kan dit vaak niet zijn - u bent afhankelijk van bedrijfskosten voor uw lopende zakelijke activiteiten. Met andere woorden, de boekhoudkundige behandelingen voor projecten en 'andere' taken zijn anders.
Projectfinanciering heeft vaak betrekking op het in gebruik nemen van een actief, wat betekent dat de kosten kunnen worden geactiveerd. In sommige gevallen, afhankelijk van waar ter wereld u zich bevindt en uw lokale boekhoudregels, kunt u zelfs projectkosten onder de streep halen.
BAU-kosten worden normaliter beschouwd als opex (bedrijfsuitgaven) en worden bijgehouden in de winst- en verliesrekening van het bedrijf.
Projectfinanciering en bedrijfsfinanciering is over het algemeen een zeer gespecialiseerd gebied, dus het is altijd het beste advies te vragen aan uw financiële experts voordat u een oordeel velt over wat wel en niet moet worden geactiveerd in uw organisatie. Boekhoudregels verschillen van land tot land, en zelfs van organisatie tot organisatie waar individuele bedrijven bepaalde processen en manieren hebben om dingen te doen.
Bij twijfel altijd controleren!
Projecten betrekken cross-functionele teams; BAU omvat functionele teams
Ten slotte is er een groot verschil in de samenstelling van projectteams. Bij projecten gaat het vaak om multidisciplinaire teams van experts die zijn samengebracht om een bepaalde output te leveren. Weten hoe een projectteam gemotiveerd moet worden is belangrijk omdat projecten soms starten zonder dat het doel aan iedereen wordt gecommuniceerd. Als mensen geen duidelijk beeld hebben van waar ze aan werken, hebben ze de neiging hun beste werk niet te doen.
Projectteams bestaan uit mensen die bepaalde rollen vervullen. Dit zijn geen functietitels maar posities binnen het project met verschillende verantwoordelijkheden. De belangrijkste rollen in een projectteam zijn:
- Project sponsor
- Projectleider
- Senior Supplier (de organisatie die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het werk, wat een intern team zoals IT of een externe contractant of leverancier kan zijn)
- Klant (dit kan een interne klant zijn, zoals een andere afdelingsmanager of, in een klantenservicesorganisatie, de klant voor wie u het project levert)
- Subject matter Experts (mensen die voor het project of een deel daarvan in het team zijn gekomen en hun expertise gebruiken om bij te dragen aan het succes van het project).
Lees meer over de rollen in een projectteam .
BAU-werk wordt aan de andere kant beheerd door functionele teams. Het zijn experts op zich maar gegroepeerd als een divisie en normaal gesproken met minder cross-functionele overlap naar andere afdelingen dan projectteams.
Het is normaal gesproken heel duidelijk waar ze aan moeten werken en de doelstellingen voor het team. Ze zullen duidelijke doelen hebben en een visie hebben voor de rol die de afdeling in het bedrijf speelt. Een voorbeeld zou een klantenserviceteam zijn, die werken als onderdeel van een grotere klantenserviceafdeling die oproepen en e-mails van klanten over uw product afhandelt.
Het is ingewikkeld: er is overlap. Een teamleider in dat callcenter voor klanten is bijvoorbeeld een specialist in hun vakgebied. Ze kunnen worden gedetacheerd bij een projectteam om een werkpakket te beheren en de middelen die verband houden met het leveren van een deel van een project dat betrekking heeft op klantcontact. Maar in hun projectwerk nemen ze de rol van Subject Matter Expert, niet Customer Services Team Leader. Als lid van het projectteam zijn ze verantwoordelijk voor hun deel van het projectbudget en hebben ze een hoge mate van discretie rond hoe het werk wordt uitgevoerd om de einddoelen te behalen. Ze hebben dit misschien niet in hun BAU-rol.
Het conflict tussen BAU en projecten
Projectwerk en BAU-werk kunnen mooi naast elkaar zitten, maar vaker wel dan niet is er spanning. Het gebeurt omdat projecten de status-quo proberen te veranderen. De status-quo werkt redelijk goed en mensen houden grotendeels niet van verandering, dus er zal altijd een beetje spanning zijn.
Ten tweede, wanneer u mensen vraagt om lid te worden van uw projectteam, kunnen zij last hebben van loyaliteitsconflicten. Is hun eerste verantwoordelijkheid voor hun dagelijkse baan of het project? Duidelijke doelstellingen en een sterke toewijding aan het project van het management kunnen hier helpen, evenals het openhouden van de communicatielijnen zodat ze weten wat de prioriteiten van het bedrijf en het team zouden moeten zijn.
Ten derde is het altijd belangrijk om het bedrijf draaiende te houden. Het heeft een implicatie voor projectteams die mogelijk hun financiering zouden zien bezuinigen, essentiële middelen teruggetrokken naar BAU-rollen en tijdsschema's vertraagd omdat het werk om de dagelijkse activiteiten van de organisatie gaande te houden de aandacht trekt.
Projectmanagers kunnen hierdoor gefrustreerd raken, maar het zal altijd zo zijn en het zou moeten zijn. Het heeft geen zin om een fantastisch project af te leveren als het bedrijf in de tussentijd failliet is gegaan en er is niemand meer over om te gebruiken wat je hebt gebouwd!
Met deze richtlijnen in gedachten, zou het gemakkelijk moeten zijn om te zien of u aan projecten of BAU of beide werkt.