One-on-meetings zorgen voor de realisatie van uw bedrijfsdoelen
Hier zijn zeven manieren om optimaal gebruik te maken van uw één-op-één gesprekken met werknemers.
1. Doelvoortgang
Naast de reguliere één-op-één vergaderingen, moet u jaarlijkse prestatiedoelen hebben . Planning voor prestatieontwikkeling is niet alleen om het succes en de mislukkingen van vorig jaar te bespreken; het is om doelen te stellen voor dit jaar. Je zult het hele jaar door naar deze doelen verwijzen.
Telkens wanneer u uw werknemers ontmoet, bekijkt u deze doelen en ziet u hoe ze deze bereiken. Uw werknemers zullen altijd weten wat van hen wordt verwacht en u zult altijd weten waar ze aan toe zijn ten opzichte van de benodigde vooruitgang.
2. Wijzig doelen
Dit lijkt misschien het tegenovergestelde van het bovenstaande punt, maar de doelen die in december werden gesteld, zijn in juli niet altijd zinvol. Bedrijven reorganiseren, klanten verlaten uw organisatie en nieuwe klanten sluiten zich aan. Medewerkers stoppen en vervangingen worden ingehuurd. Projecten worden gedood en nieuwe projecten worden toegevoegd. Met andere woorden, aarzel niet om wijzigingen aan te brengen in de originele plannen.
Wanneer je met de werknemers gaat zitten en naar de doelen kijkt en een doel zinloos is, gooi het dan weg. Geen schuldgevoelens. Ontdoe je ervan en voeg een nieuwe toe, indien van toepassing. Nu, als een doel niet langer steek houdt omdat uw werknemer het doel heeft bereikt, feliciteer haar dan en haal het van de lijst.
3. Vraag naar de benodigde ondersteuning
Een één op één vergadering is het ideale moment om de medewerker te vragen waar ze hulp nodig heeft .
Een gecompliceerd project heeft mogelijk meer mankracht nodig. Ze werkt mogelijk samen met een collega die een pestkop en een eikel is. Ze is er net achter gekomen dat ze zwanger is en tijd nodig heeft voor doktersafspraken. Maar loop zorgvuldig, vraag niet naar behoeften als je ze negeert zodra ze zijn geïdentificeerd.
Neem geen verzoek om hulp op als een teken dat uw werknemer niet in staat is om haar werk uit te voeren. Iedereen heeft hulp nodig en het is beter dat je een open, ondersteunende omgeving creëert in plaats van te wachten tot er een ramp is die je je weekendfixatie moet doorbrengen.
4. Carrièreplanning
Terwijl u zich richt op het werk van vandaag, maken uw werknemers zich zorgen over hun toekomst. Hoewel dit niet de focus is van iedereen op één vergadering, is loopbaanplanning een waardevol onderdeel van reguliere vergaderingen. Dit is zowel voor uw voordeel als het voordeel van uw werknemers.
Je wilt weten waar ze heen wil en je zult haar op dat pad willen helpen. Waarom? Omdat het beste dat u voor uw bedrijf kunt doen, is om de beste medewerkers te behouden . Dat omvat loopbaangroei - maar heel weinig mensen willen voor altijd in dezelfde baan blijven.
Praat dus over wat uw werknemer moet doen en leer een promotie te verdienen of bereid u voor op een overdracht naar een ander type baan.
5. Lofprijs
Iedereen wil horen wanneer ze succesvol zijn . Terwijl de beste tijd om een medewerker te prijzen in het moment is ("hey, geweldige presentatie!" Of "ik zag je gewoon die onaangename klant perfect aanpakken. Geweldig werk!") Managers zijn niet overal tegelijk.
Zorg ervoor dat u uw werknemers lof voor hun prestaties. Houd je ogen en oren open voor meldingen van goed werk. Als een andere persoon zegt: "Hé, Jane heeft gisteren een geweldige job gedaan," schrijf het op en breng het samen met haar op een voor een. (Dit is ook een goede documentatie voor uw op prestaties gebaseerde salarisaanpassingen.)
6. Corrigeren
Naast lof moeten correcties worden doorgevoerd . Net als lof, de meeste van deze feedback is effectiever wanneer ze in het moment wordt gegeven, indien van toepassing. Tenzij een situatie urgent en gevaarlijk is, moet u privé correcties aanbieden.
(Het is prima om te schreeuwen tegen een medewerker dat de brandblusser een brand in het kasregister moet veroorzaken, maar het is niet ok om te schreeuwen tegen de werknemer voor klanten en andere werknemers omdat haar geldlade kort was.)
Een-op-een vergaderingen zijn het juiste moment om te gaan zitten en correcties en advies aan te bieden.
De correcties die u aanbiedt kunnen variëren van kieskeurige vereisten ('we hebben een bedrijfsnorm voor het gebruik van Times New Roman voor rapporten, wijzig uw rapporten'), naar persoonlijkheidskenmerken die problemen veroorzaken ( 'Ik heb gemerkt dat u uw collega's bekritiseert . Als je je zorgen maakt over een collega, breng ze dan alsjeblieft naar mij toe en ik zal ze behandelen. Jouw taak is om X, Y en Z te doen. Maak je geen zorgen over Jane's werk.)
Kritieken moeten altijd helpen in plaats van straf te bieden, althans in het begin. Geen manager mag perfectie verwachten. Er zijn echter enkele acties die "straf" kunnen vereisen. Als een medewerker chronisch te laat is, moet u mogelijk een prestatieverbeteringsplan maken . Als een werknemer andere werknemers pest, moet u mogelijk een artikel in haar personeelsdossier plaatsen en deze disciplinaire actie begeleiden met intensieve counseling .
Regelmatige één-op-één stelt je in staat om gelijke tred te houden met deze situaties, zodat er niets uit de hand loopt. Je zult bijvoorbeeld nooit een pester op de werkvloer overnemen omdat je de problemen bij hun eerste bord hebt gecorrigeerd en als correcties niet werken, documenteer je een sterk argument voor beëindiging van het dienstverband.
7. Nieuwe opdrachten
Hoewel u niet hoeft te wachten op een een-op-een vergadering om een medewerker een nieuwe taak of doel toe te wijzen , is dit vaak de beste plaats om een nieuw project te bespreken. Het geeft je de tijd om het hele project te presenteren en voor je werknemer om vragen te stellen, zodat wanneer ze je kantoor verlaat, ze klaar is om te gaan.
Ze kan ook zorgen en ideeën naar voren brengen die het project wellicht soepeler laten verlopen. Ze moet ook begrijpen hoeveel autoriteit en autonomie ze kan uitoefenen bij haar besluitvorming. Ten slotte moet de medewerker een kritisch pad met u creëren dat de tijdstippen aangeeft waarop u feedback nodig hebt over haar voortgang tijdens uw één op één vergaderingen.
Hoe vaak moet u een een-op-een vergadering houden?
Geen enkel antwoord dekt alle onvoorziene gebeurtenissen. Het hangt af van hoeveel werknemers u heeft , welk type werk u doet, hoeveel ondersteuning uw werknemers nodig hebben en uw planning. Soms is 15 minuten van één op één, één keer per maand, voldoende om alles bij te houden.
Soms heb je misschien een uur per week nodig om de zeven hierboven genoemde doelen te bereiken. Als u nieuw bent bij de één-op-één gesprekken, begint u om de andere week een half uur en past u naar behoefte aan. U hoeft niet elke medewerker dezelfde hoeveelheid tijd in te plannen, maar u moet er zeker van zijn dat u de ene werknemer niet bevoordeelt boven de andere .
Wanneer u de gewoonte hebt om regelmatig afspraken te maken met uw directe rapporten, zult u merken dat uw afdeling soepeler werkt. Uw medewerkers weten wat ze moeten doen en u weet wat u moet doen om hen te helpen.
En als je ze nog niet vasthoudt, maak dan periodiek een een-op-een afspraak met je baas. U zult profiteren van deze face-time met uw baas, net zoals uw werknemers profiteren van de tijd die ze een-op-een met u doorbrengen.