Managementvaardigheden voor beginners
Basis managementvaardigheden
Er zijn vier elementaire managementvaardigheden die iemand moet beheersen om enig succes te hebben in een managementtaak .
Deze vier basisvaardigheden zijn om te plannen, organiseren, leiden en controleren en worden hieronder in detail besproken.
Plan
Planning is de eerste en belangrijkste stap in elke managementtaak. Het is ook de meest over het hoofd gezien of doelbewust overgeslagen stap. Hoewel de hoeveelheid planning en de benodigde details van taak tot taak zullen variëren, is het overslaan van deze taak het uitnodigen van een ramp, behalve door blind geluk. Dat is wat ons het adagium geeft van de 6 P's van planning (of 7 P's, afhankelijk van hoe je telt).
Hoewel de meeste mensen de term planning associëren met algemene bedrijfsplanning, zijn er ook verschillende niveaus van planning:
- Strategische planning
- Tactische planning
- Operationele planning
En er zijn verschillende soorten planning:
- Rampenplanning
- Opvolgingsplanning
- Crisisplanning
- Compensatieplanning
Organiseren
Een manager moet teams, taken en projecten kunnen organiseren om het werk van het team op de meest efficiënte en effectieve manier te laten uitvoeren.
Als beginnend manager organiseert u misschien een klein werkteam of een projectteam. Dezelfde vaardigheden zullen later in je carrière vereist zijn wanneer je een afdeling of een nieuwe afdeling van het bedrijf moet organiseren.
Het is duidelijk dat er veel overlap bestaat tussen de planning van het werk en de organisatie ervan. Waar planning focust op wat gedaan moet worden, is organisatie meer operationeel en is meer gericht op hoe het werk het beste kan worden gedaan.
Wanneer u het werk organiseert, moet u:
- bepaal de rollen die nodig zijn,
- taken toewijzen aan de rollen,
- bepalen wat de beste bron (mensen of apparatuur) is voor de rol,
- de middelen verkrijgen en toewijzen aan de rollen , en
- wijs resources toe aan de rollen en delegeer autoriteit en verantwoordelijkheid aan hen.
Of u nu een klein team hebt toegewezen of een project om te beheren, beginbeheerders moeten ook in staat zijn om kantoren en datasystemen te organiseren.
Je bent misschien niet in staat om mensen fysiek te verplaatsen om je team bij elkaar te brengen, maar je moet het overwegen. Aan de andere kant moet je misschien meerdere mensen in een kleine ruimte verplaatsen en moet je dingen organiseren zodat het team effectief in die ruimte kan werken. Later in je carrière, moet je misschien een kantoor organiseren om teams van verschillende afdelingen en hun specifieke behoeften te huisvesten.
Je moet ook in staat zijn om alle systemen te organiseren die omgaan met de gegevens die je team nodig heeft om te verzamelen of te verspreiden. Tegenwoordig zijn dat waarschijnlijk computersystemen. U moet beslissen of u bijvoorbeeld gedeelde webpagina's moet instellen op het intranet van het bedrijf of alleen een gedeelde map op de bestandsserver. Hoe ga je de systemen organiseren, zodat iedereen die informatie nodig heeft, toegang heeft tot het systeem (en dat het niet beschikbaar is voor diegenen die het niet zouden moeten zien, zoals je concurrenten)?
Als uw team iets anders dan informatie nodig heeft of produceert, moet u zich organiseren zodat uw team krijgt wat zij nodig hebben, wanneer zij het nodig hebben en anderen op tijd kan laten zien wat uw team produceert.
Vergeet niet om jezelf te organiseren. We gaan hier op een hoger niveau op in Niveau 3 van de Management Skills Pyramid , maar zelfs als een beginnend manager moet je jezelf , je tijd en je ruimte kunnen organiseren, zodat je het meest effectief kunt zijn.
Onthoud tenslotte dat het zelden genoeg is om dingen een keer te organiseren. Met constante veranderingen in middelen, doelen en externe factoren moet u zich meestal reorganiseren om ze aan te passen.
direct
Regisseren is de actiestap. U hebt het werk gepland en georganiseerd. Nu moet je je team leiden om het werk gedaan te krijgen. Begin door ervoor te zorgen dat het doel voor iedereen in het team duidelijk is.
Weten ze allemaal wat het doel is? Weten ze allemaal wat hun rol is om het team naar het doel te krijgen? Hebben ze alles wat ze nodig hebben (middelen, autoriteit, tijd, enz.) Om hun steentje bij te dragen?
Trek aan, niet duwen
Je zult effectiever zijn om het team naar je doel te leiden als je trekt (ze leidt) in plaats van te duwen (achterover leunen en bevelen geven ). Je wilt de mensen in je team motiveren en hen helpen bij het bereiken van de teamdoelen.
Controle
Sommige schrijvers proberen deze vaardigheid "verzachten" door het "coördinaat" of soortgelijke termen te noemen. Ik geef de voorkeur aan de sterkere term, controle omdat het essentieel is dat de manager de activiteiten van het team kan controleren.
In de bovenstaande stappen hebt u het werk gepland, de middelen georganiseerd om dit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en het team aan het werk gezet. In de controlestap houdt u toezicht op het werk dat wordt gedaan. U vergelijkt de werkelijke voortgang met het plan. U verifieert dat de organisatie werkt zoals u deze hebt ontworpen.
Als alles goed gaat, hoef je niets anders te doen dan te controleren. Dat gebeurt echter zelden. Iemand wordt ziek, het sorteren van de database duurt langer dan elke geprojecteerde iteratie, een belangrijke concurrent verlaagt zijn prijzen, een brand vernietigt het gebouw ernaast en je moet een aantal dagen evacueren, of een andere factor heeft invloed op je plan. De controlestap dicteert nu dat u actie moet ondernemen om de impact te minimaliseren en zo snel mogelijk terug te brengen naar het gewenste doel.
Vaak betekent dit dat we teruggaan naar de planningsfase en de plannen aanpassen. Soms kan het een verandering in de organisatie vereisen. en je moet iedereen opnieuw richten op de nieuwe doelen en hen inspireren. Dan bepaalt u natuurlijk het nieuwe plan en past u het aan indien nodig. Deze cyclus gaat door totdat je de taak hebt voltooid.
Beheerfuncties van managers
In de controlestap stelt u normen in voor de prestaties en kwaliteit en controleert u vervolgens of ze worden gehaald. Er zijn zoveel tools beschikbaar als er dingen zijn die u moet controleren.
- Planningstools - een aantal softwaretools stelt u in staat uw planning in te voeren en de voortgang regelmatig bij te werken. Het programma zal wijzigingen in het schema benadrukken, zodat u kunt vaststellen welke corrigerende maatregelen moeten worden genomen.
- Financiële controle - als manager heeft u meestal een budget. De rapporten van de financiële afdeling zullen u laten weten hoe uw uitgaven (op mensen en andere middelen) overeenstemmen met het plan.
- People-controls - u moet ervoor zorgen dat alle mensen in uw team presteren zoals gepland. Als dat niet het geval is, moet u de oorzaak vinden en verhelpen. Begrijpen ze het doel niet? Hebben ze niet wat middelen of vaardigheden die ze nodig hebben? Is de taak te groot voor hen en moet deze worden aangepast of toegewezen aan een andere bron? Jouw taak als manager betekent dat je je teamleden feedback geeft over hoe hun prestaties aan het plan voldoen. Wanneer dit niet het geval is, moet u corrigerende maatregelen nemen.