Als u wordt gevraagd om een referentiebrief te schrijven, moet u er rekening mee houden dat het uw doel is om te bewijzen dat de persoon een sterke kandidaat voor de taak is.
Alleen al het uiten van je bewondering zal niet genoeg zijn; de brief moet gericht zijn op specifieke voorbeelden waaruit blijkt dat de medewerker een goede prestatie levert. De brief moet ook een professioneel uiterlijk hebben en in zakelijke indeling worden geschreven en goed worden bewerkt.
Raadpleeg de onderstaande tips en voorbeeld-referentiebrief voor meer informatie over het schrijven van een referentiewoord voor werk.
Advies voor het schrijven van een referentiebrief
- Denk goed na voordat je ja zegt. Zeg alleen "ja" tegen het schrijven van een referentiebrief als u een positieve brief voor de persoon kunt schrijven. Als u de persoon niet goed kent, of niet denkt dat u de persoon met vertrouwen kunt aanbevelen voor de taak, moet u nee zeggen . Houd er rekening mee dat u nooit een verwijzingsbrief hoeft in te voeren en dat u daarvoor tactisch de mogelijkheden hebt. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat u niet bekend genoeg bent met het werk van een persoon om een referentie aan te bieden, of het beleid van een werkgever te citeren over het niet verstrekken van referenties . (Als er in feite een bestaat, lieg niet, anders loop je het risico gepakt en beschaamd te worden tegenover je collega.)
- Gebruik de indeling van zakelijke brief. Volg de indeling voor uw brief. Vermeld uw contactgegevens, de datum en de contactgegevens van de werkgever. Richt de klus aan de werkgever, of, als u niet weet tot wie u de brief moet richten , kunt u zeggen "Aan wie het kan schelen" of begin eenvoudig met uw eerste alinea.
- Focus op de taakomschrijving. Vraag een kopie van de taakomschrijving van de persoon die u aanbeveelt. Op deze manier kunt u zich concentreren op de specifieke vereisten van de positie. Probeer trefwoorden uit de functiebeschrijving in uw brief op te nemen. Zelfs als u een meer algemene aanbeveling schrijft, kunt u de medewerker nog steeds vragen over het soort taken waarvoor hij zich aanmeldt.
- Neem specifieke voorbeelden op. Geef in de begeleidende brief specifieke voorbeelden van tijden waarin de werknemer verschillende eigenschappen of vaardigheden heeft getoond die voor de taak vereist zijn. Gebruik zo mogelijk cijfers om hun successen te kwantificeren . U kunt bijvoorbeeld uitleggen hoeveel geld de persoon voor uw bedrijf heeft gemaakt of hoeveel klanten de persoon dagelijks heeft benaderd.
- Blijf positief. Geef aan dat u denkt dat deze persoon een sterke kandidaat is. Je zou iets kunnen zeggen als "Ik beveel deze persoon zonder voorbehoud aan", of "Ik zou deze persoon opnieuw inhuren als ik kon." Denk eraan, je wilt deze kandidaat helpen op te vallen.
- Deel uw contactgegevens. Geef de werkgever de mogelijkheid om contact met u op te nemen als deze nog vragen heeft. Vermeld uw e-mailadres, telefoonnummer of beide in de brief.
- Volg de richtlijnen voor indiening. Vraag de werknemer hoe de brief moet worden ingediend. Zorg ervoor dat u voldoet aan alle vereisten, met name over waar u deze naartoe moet sturen en wanneer, evenals het formaat (bijvoorbeeld PDF, fysieke brief, enz.)
Hoe een voorbeeld van een voorbeeld gebruiken
Het is een goed idee om aanbevelingsbrieven en aanbevelingsbriefsjablonen te lezen voordat u uw brief schrijft. Met voorbeelden kunt u zien wat voor soort inhoud u in uw document moet opnemen, terwijl sjablonen u kunnen helpen om een idee te krijgen van de beste lay-out en welke gedeelten u moet gebruiken (zoals inleidingen en hoofdartikelen).
Gebruik bij het opmaken van uw aanbevelingsbrief een enkelvoudig gespatieerd type met een spatie tussen elke alinea. Lijn uw tekst links uit en gebruik overal marges van 1 inch. Kies een traditioneel lettertype zoals Times New Roman of Arial. Maak een opname van minstens een pagina lang; als uw brief te kort is, ziet het er naar uit dat u onvoldoende weet van de kandidaat om een aanbeveling te doen.
Terwijl voorbeelden, sjablonen en richtlijnen een goed vertrekpunt voor uw brief zijn, moet u altijd een voorbeeld van een brief aanpassen aan de werkgeschiedenis van de kandidaat en de baan waarvoor hij of zij solliciteert.
Referentiebrief voor werkgelegenheidsvoorbeeld
Voor wie het aangaat:
Ik zou Sharon Doe willen aanbevelen als kandidaat voor een functie bij uw organisatie. In haar functie als Staff Assistant werkte Sharon op ons kantoor vanaf 20XX-20XX. Sharon heeft uitstekend werk verricht in deze functie en was een aanwinst voor onze organisatie tijdens haar ambtstermijn bij het kantoor. Ze heeft uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, is zeer georganiseerd, kan zelfstandig werken en kan doorgaan om ervoor te zorgen dat het werk wordt gedaan.
Tijdens haar ambtstermijn bij ons bedrijf was Sharon verantwoordelijk voor het toezicht op de medewerkers van de afdelingskantoren. Deze assistenten, onder leiding van Sharon, waren verantwoordelijk voor veel van de basis administratieve en administratieve functies van het kantoor.
Sharon heeft verschillende assistenten effectief gepland en beheerd om efficiënte kantooractiviteiten te onderhouden.
Ze ontwikkelde een trainingsprogramma voor deze assistenten waardoor ze in de helft van de tijd waarin ze gewend waren goed vertrouwd raakten met kantooroperaties.
Sharon was altijd bereid om haar hulp te bieden en had een uitstekende verstandhouding met de vele kiezers die door ons kantoor werden bediend, waaronder klanten, werkgevers en andere professionele organisaties. Haar vermogen om effectief met al deze mensen te communiceren via e-mail, de telefoon en persoonlijk maakte haar zo een aanwinst voor ons kantoor.
Ze zou waarde toevoegen aan elk bedrijf en ik raad haar aan voor elk streven dat ze wil nastreven. Laat het me weten als je nog andere vragen hebt.
Ondergetekende,
Handtekening ( hard copy letter )
Jane Smith
Meer lezen: Een referentieletter schrijven | Meer voorbeelden van referentiebrieven