Correcte opmaak is vooral belangrijk als u een hardcopy naar de ontvanger verzendt in plaats van naar een e-mail. De brief moet goed op de pagina passen en er goed uitzien.
Het volgende voorbeeld van een voorbeeldbrief bevat de informatie die u moet vermelden bij het schrijven van een brief , evenals advies over het juiste lettertype, aanhef, afstand, sluiting en handtekening voor zakelijke correspondentie.
Voorbeeld Letter-formaat
Contactinformatie (Uw contactgegevens Als u op briefpapier schrijft dat uw contactgegevens bevat, hoeft u dit niet bij het begin van de brief te vermelden.)
Uw naam
Jouw adres
Uw stad, staat, postcode
Jouw telefoon nummer
Jouw e-mailadres
Datum
Contactinformatie (De persoon of het bedrijf aan wie u schrijft)
Naam
Titel
Bedrijf
Adres
Plaats, staat, postcode
Begroeting ( aanhef voorbeelden )
Geachte heer / mevrouw. Achternaam: (Gebruik een formele aanhef, geen voornaam, tenzij u de persoon bijzonder goed kent. Als u het geslacht van de persoon niet kent, kunt u zijn volledige naam opschrijven. U kunt bijvoorbeeld "Beste Pat Crody" schrijven in plaats van "Geachte heer Crody" of "Geachte mevrouw Crody." Merk op dat de naam van de persoon altijd wordt gevolgd door een dubbele punt (:) in een zakelijke brief en geen komma. Als u de naam van de ontvanger niet weet, is het nog steeds gebruikelijk (en veilig) om ouderwets te gebruiken "Aan wie het kan schelen:").
Hoofdtext van brief
De eerste alinea van uw brief moet een inleiding geven over waarom u schrijft, zodat uw doel vanaf het allereerste begin duidelijk is.
Geef vervolgens in de volgende alinea's meer informatie en specifieke details over uw verzoek of de informatie die u verstrekt.
De laatste alinea van uw brief zou de reden moeten herhalen waarom u schrijft en de lezer bedanken voor het beoordelen van uw verzoek.
Indien van toepassing, moet het ook beleefd om een schriftelijk antwoord vragen of om de gelegenheid om een vergadering te beleggen om uw verzoek verder te bespreken.
Sluitend
Met vriendelijke groet, ( afsluitingsvoorbeelden )
Handtekening
Handgeschreven handtekening (voor een papieren brief - gebruik blauwe of zwarte inkt om de brief te ondertekenen)
Getypt handtekening
Als u een e-mailbrief verzendt, moet u dit opnemen en uw handtekening opmaken .
Tips voor het formatteren van uw brief
- Bij het schrijven van een brief moet uw brief eenvoudig en gericht zijn, zodat het doel van uw brief duidelijk is.
- Enkele spatie uw letter en laat een spatie tussen elke alinea . Links rechtvaardigen uw brief.
- Gebruik een gewoon lettertype zoals Arial, Times New Roman, Courier New of Verdana. De lettergrootte moet 10 of 12 punten zijn.
- Laat een lege regel achter na de aanhef en vóór het sluiten.
- Zakelijke brieven moeten altijd op wit bankpapier worden afgedrukt in plaats van op gekleurd papier of persoonlijke briefpapier.
Controleer op formatteringsfouten en typefouten
Nadat u uw zakelijke brief hebt geschreven, kunt u deze opnieuw proeflezen (met spellingcontrole) op het scherm. Print het dan uit en lees het nog een keer door en controleer op eventuele fouten of typefouten. (Het is vaak eenvoudiger om fouten op een hardcopy te herkennen.)
Let ook op opmaakfouten, zoals twee alinea's die geen spatie ertussen hebben of lijnen die verkeerd zijn ingesprongen.
Voordat u uw brief in een envelop plaatst, vergeet dan niet om boven uw getypte naam te tekenen met blauwe of zwarte inkt.
Als u Microsoft Word of een ander tekstverwerkingsprogramma gebruikt om uw brief te schrijven, zijn er sjablonen beschikbaar die u kunnen helpen bij het correct formatteren van uw brief. Hier is meer informatie over gratis Microsoft Word-briefsjablonen .
Meer briefschrijfinformatie
Weten hoe u zakelijke brieven schrijft, is een essentiële vaardigheid, dus hier zijn nog enkele artikelen voor u:
Begin met de basis voor het schrijven van een zakelijke brief met behulp van een algemene indeling en bekijk verschillende sjablonen voor zakelijke briefs. Bovendien kunt u deze voorbeelden van werkgerelateerde zakelijke brieven bekijken . Bekijk meer informatie over formatteren en bekijk een ander voorbeeld van het opmaken van een zakelijke brief .
Als u graag leert door voorbeelden te bekijken, kunt u uit vele soorten zakelijke brieven kiezen, zoals sollicitatiebrieven, sollicitatiebrieven, vervolgbrieven, sollicitatie- en afwijzingsbrieven, ontslagbrieven en dankbrieven.
In deze beoordeling van lettermonsters vindt u al die en meer zakelijke en werkgerelateerde lettermonsters.
Niet alle zakelijke brieven worden afgedrukt en verzonden, dus het is belangrijk om deze richtlijnen te lezen voor professionele e-mails en het schrijven van brieven .