Moet u een zakelijke brief schrijven? Weet u niet zeker wat de beste indeling is die u wilt gebruiken of wat u in uw brief moet opnemen? Het is belangrijk dat alle zakelijke brieven die u schrijft, correct zijn opgemaakt en een professioneel uiterlijk hebben.
Wanneer u schrijft aan potentiële werkgevers, collega's, professionele en zakelijke relaties, is de lay-out van uw brief bijna net zo belangrijk als wat u schrijft.
Als de letter niet correct is opgemaakt, onvoldoende ruimte tussen alinea's heeft en een niet-traditionele tekenstijl of -grootte gebruikt, kan deze slecht op u inwerken.
Zakelijke brief schrijven richtlijnen
Hier zijn richtlijnen voor het schrijven van een zakelijke brief, dus al uw correspondentie maakt de beste indruk.
marges
Marges van bedrijfswoorden moeten ongeveer 1 "rondom zijn. Dit geeft uw professionele brief een overzichtelijke uitstraling. U moet uw tekst links uitlijnen, zo zijn de meeste documenten uitgelijnd, zodat uw brief leesbaar wordt.
Letterafstand
Ruimte achterlaten in uw brief zorgt voor een duidelijke, overzichtelijke en gemakkelijk leesbare look die de lezer zal waarderen. Uw brief moet in blokformaat zijn: de hele letter moet links en één gespatieerd zijn, behalve een dubbele spatie tussen alinea's.
Lettertypegrootte
De traditionele lettergrootte voor een professionele letter is 12. Het lettertype moet Times New Roman of Arial zijn. Als u echter een briefhoofd gebruikt, heeft het briefhoofd mogelijk een andere lettergrootte en -stijl.
Lettertype
Het is niet nodig om verschillende stijlen te gebruiken binnen een professionele brief.
Gebruik een uniform lettertype (een boekdruklettertype zoals Times New Roman of Arial) en vermijd onderstrepen, cursief of vetgedrukt. Als u echter een briefhoofd gebruikt, heeft het briefhoofd mogelijk een andere letterstijl.
Lettertekst
Tekst van een zakelijke brief moet schoon en leesbaar zijn. Vermijd het schrijven van uw brief in één groot tekstblok.
Breek uw tekst in verschillende beknopte alinea's. Deze paragrafen moeten links worden uitgelijnd; dit zorgt voor gemakkelijker lezen. Wanneer u uw brief hebt voltooid, vraag dan iemand anders om het voor u te lezen. Laat ze even naar de brief kijken. Is er te veel tekst op de pagina? Is het gemakkelijk om de verschillende paragrafen te zien?
Contactgegevens
Het eerste deel van uw brief moet uw contactgegevens en de contactgegevens van de persoon die u schrijft ook bevatten. Vermeld ook de datum die u aan het begin van uw brief schrijft.
Brief aanhef
Tenzij u de lezer goed kent en ze meestal met zijn voornaam noemt, moet u de persoonlijke titel en volledige naam van de persoon opnemen in de aanhef ("Geachte heer James Franklin"). Als u niet zeker bent van de naam van de lezer, neemt u zijn of haar titel op (bijv. "Geachte manager van marketing"). Als u niet zeker bent van het geslacht van de lezer, vermeld dan eenvoudigweg de volledige naam en vermijd de persoonlijke titel (oftewel "Beste Jamie Smith"). Als u niet zeker bent van het geslacht, de naam en de titel van de lezer, schrijft u gewoon: "Aan wie het kan schelen ." Laat een regel leeg na de aanhef.
Letterparagrafen
Paragrafen van professionele letters moeten relatief beknopt zijn.
De eerste paragraaf kan een korte vriendelijke opening bevatten en een beknopte uitleg van uw reden om te schrijven. De tweede alinea (en eventuele daaropvolgende paragrafen) moeten de reden van schrijven toelichten. In de laatste alinea moet de reden voor het schrijven worden vermeld en, indien van toepassing, moet u uw actieplan vermelden (of een verzoek indienen om een bepaald soort actie door de lezer te ondernemen).
Sluitend
Wanneer u een zakelijke brief of e-mailbericht schrijft, is het belangrijk om uw brief op een professionele manier te sluiten, zodat uw brief volledig is, goed geschreven en professioneel is.
Handtekening
Wanneer u een papieren brief verzendt, voltooit u de brief met uw handtekening, met de hand geschreven, gevolgd door uw getypte naam. Als dit een e-mail is, neemt u gewoon uw getypte naam op.
Vergeet ten slotte niet om spelling te controleren en uw brief te corrigeren voordat u deze verzendt.
Vraag opnieuw een familielid, vriend of collega om het voor u te beoordelen. Het is altijd goed voor een ander paar ogen om een kijkje te nemen omdat het moeilijk is om onze eigen fouten te vangen.
Zakelijke Letter Format
Bekijk een opgemaakte zakelijke brief met informatie over wat u in elk gedeelte van uw brief moet opnemen.
Voorbeelden van zakelijke brieven
Voorbeelden van zakelijke brieven voor een verscheidenheid aan zakelijke, professionele en arbeidsgerelateerde correspondentie, inclusief voorbeelden van monsters en sjablonen voor brieven en e-mails.