Het schrijven van een effectieve, gepolijste zakelijke brief kan een eenvoudig te volgen taak zijn, zolang u zich maar houdt aan de vastgestelde regels voor lay-out en taal. Realiseer u dat uw ontvanger regelmatig een grote hoeveelheid correspondentie leest en de voorkeur geeft aan goed uitgevoerde letters die vrij zijn van typefouten en grammaticale fouten. Een goede vuistregel is om het twee keer te corrigeren en vervolgens een collega te laten beoordelen om ervoor te zorgen dat er niets wordt gemist.
Secties van een zakelijke brief
Elke sectie van uw brief moet voldoen aan de juiste indeling, te beginnen met uw contactgegevens en die van uw ontvanger; begroeting; het lichaam van de brief; sluitend; en tot slot, uw handtekening.
Zakelijke Letter Format
Hieronder ziet u het traditionele zakelijke lettertype, met tips voor het omkaderen op basis van uw relatie met de lezer en wat uw gewenste resultaat is.
Uw contactgegevens :
Uw naam
Jouw adres
Jouw telefoon nummer
Jouw e-mailadres
Datum
Contactgegevens van de ontvanger:
Hun naam
Hun titel
Hun bedrijf
Het adres van het bedrijf
- Gebruik 'Aan wie het zorgen baart ', als u niet zeker weet wie u aanspreekt.
- Gebruik de formele aanhef "Geachte heer / mevrouw / dokter. [Achternaam], "als u de ontvanger niet kent.
- Gebruik "Geachte [voornaam]", alleen als u een informele relatie hebt met de ontvanger.
Het lichaam
Basisinformatie over het formatteren:
- Gebruik regels met één regel met een extra spatie tussen elke alinea, na de aanhef en boven de sluiting.
- Links uitvullen uw letter (tegen de linkermarge).
Sla de juiste toon aan:
Maak het doel van uw brief duidelijk door eenvoudige en doelgerichte taal, waarbij u de openingsparagraaf kort houdt. U kunt beginnen met: "Ik schrijf in referentie naar ..." en communiceer vanaf dat moment alleen wat u moet zeggen.
De volgende paragrafen zouden informatie moeten bevatten die uw lezer een volledig begrip geeft van uw doel (en), maar vermijd meanderende zinnen en onnodig lange woorden. Nogmaals, hou het bondig om hun aandacht vast te houden.
Als het uw bedoeling is om de ontvanger ervan te overtuigen - om geld te investeren, u een referentie te geven, u aan te nemen, met u samen te werken of een probleem op te lossen - maak een overtuigend argument voor de oorzaak. Als u bijvoorbeeld wilt dat de lezer een liefdadigheidsevenement sponsort, identificeer dan elke overlap met de filantropische doelstellingen van hun bedrijf. Overtuig de lezer dat het helpen van u wederzijds voordelig zou zijn, en u verhoogt uw kansen om hun steun te winnen.
Houd je laatste alinea aan twee zinnen. Herhaal eenvoudigweg uw reden om te schrijven en bedank de lezer voor het in overweging nemen van uw verzoek.
Gratis sluiten :
Enkele goede opties voor uw sluiting zijn onder meer:
- Hoogachtend,
- Hoogachtend,
- Met vriendelijke groet,
- Hoogachtend,
Als uw brief minder formeel is, overweeg dan het gebruik van:
- Het beste,
- Het beste,
- Dank je,
- Vriendelijke groeten,
De handtekening:
Schrijf uw handtekening net onder uw sluiting en laat vier afzonderlijke spaties achter tussen uw afsluitende en uw getypte volledige naam, titel, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele andere contactinformatie die u wilt opnemen. Gebruik het onderstaande formaat:
Uw handgeschreven handtekening
Typ de volledige naam
Titel
Een e-mail zakelijke brief verzenden
Als u een e-mailbrief verzendt, is uw handtekening iets anders . In plaats van uw contactgegevens op te nemen in de kop van de brief, vermeldt u deze onder uw handtekening. Bijvoorbeeld:
Hoogachtend,
Voornaam Achternaam
Titel
Jouw adres
Jouw telefoon nummer
Jouw e-mailadres
Voeg het onderwerp toe waarover u schrijft in de onderwerpregel van de e-mail, zodat de lezer duidelijk weet waarom u het bericht verzendt.
Tips voor het schrijven van zakelijke briefjes
U vindt meer gedetailleerde tips in deze richtlijnen voor het schrijven van een zakelijke brief , zoals het kiezen van een lettertype, het selecteren van marges en het op de juiste manier opmaken van uw brief.
Het is altijd handig om voorbeelden te bekijken om ideeën op te doen voor uw eigen correspondentie. Herzie briefvoorbeelden , inclusief begeleidende brieven, interview bedankbrieven, vervolgbrieven, opdrachtacceptatie en afwijzingsbrieven, ontslagbrieven, beoordelingsbrieven en meer zakelijke en werkgerelateerde briefvoorbeelden.