Het is het beste om elke keer dezelfde basissjabloon te gebruiken om uw contactgegevens te delen - dit is niet het moment om creatief te worden. U wilt niet dat de ontvanger enig werk moet doen om erachter te komen hoe u contact met hem kunt opnemen, maar de manier waarop u uw contactgegevens opneemt, hangt af van de methode die u gebruikt om uw sollicitatiebrief te verzenden.
Geef informatie over hoe u het best contact met kunt opnemen
In uw begeleidende brief, ongeacht welke contactinformatie u opneemt - straatadres, telefoonnummer of e-mail - geeft u de ontvanger de snelste manier om contact met u op te nemen. Als u bijvoorbeeld een papieren begeleidende brief verzendt, kunt u schrijven: "U kunt mij tijdens kantooruren bereiken op het bovenstaande telefoonnummer."
Of in een e-mailbericht zou je kunnen zeggen: "Ik kijk er naar uit om van je te horen - mijn e-mailadres en telefoonnummer staan in mijn handtekening hieronder." Een eenvoudige zin in de conclusie van uw begeleidende brief maakt werkgevers duidelijk waar ze uw contactgegevens kunnen vinden en hoe ze het beste contact kunnen opnemen.
Contactsectie: Gedrukte dekkingsbrief
Wanneer u een begeleidende brief schrijft voor e-mail of om te uploaden naar een vacaturebord of bedrijfswebsite, moet het eerste deel van uw begeleidende brief informatie bevatten over hoe de werkgever contact met u kan opnemen. Als u contactgegevens voor de werkgever hebt, voeg deze toe, anders vermeldt u gewoon uw gegevens.
Voor een op papier afgedrukte sollicitatiebrief plaatst u uw contactgegevens bovenaan links. Gebruik single-spacing en een consistent lettertype en formatteer het als een blok informatie dat bij elkaar hoort.
Op papier neem je altijd je volledige postadres op (je neemt tenslotte ook het volledige adres van de ontvanger op, omdat je de brief mailt).
Aanvullende contactgegevens moeten uw telefoonnummer en e-mailadres bevatten.
Laat een spatie achter, voeg de datum toe en typ de naam en het adres van de ontvanger, enkele regelafstand. Omvat zowel de naam van de persoon naar wie u de brief verzendt als de naam van die persoon, evenals de naam van de organisatie.
Deskundigen adviseren ten stelligste om je onderzoek te doen, zodat je de naam kent van de persoon die de brief ontvangt. U kunt de bedrijfswebsite of LinkedIn gebruiken om de naam van de rekruteringsmanager te bepalen. Of bel de hoofdlijn van het bedrijf en kijk of de receptionist kan helpen.
Als u de naam van een contactpersoon niet kunt bepalen, laat u gewoon de "naam" en "titel" achter in de sectie met contactgegevens van de werkgever. In plaats daarvan kun je een afdeling plaatsen. Bijvoorbeeld 'redactie-afdeling' of 'Human Resources'.
Zo ziet het begin van uw brief eruit:
Jouw Contact Informatie
Uw naam
Jouw adres
Uw stad, staat, postcode
Jouw telefoon nummer
Jouw e-mailadres
Datum
Contactinformatie voor werkgevers
Naam
Titel
Bedrijf
Adres
Plaats, staat, postcode
Als u uw e-mailgegevens in een schriftelijke begeleidende brief vermeldt, moet u uw e-mail regelmatig controleren zodat u geen potentiële berichten mist, zelfs als u niet vaak e-mail gebruikt.
Contactsectie: e-mailbericht
E-mailcommunicatie is een ander verhaal en helemaal niet zoals een papieren begeleidende brief. Wanneer u een begeleidende brief per e-mail verzendt, moet u de contactgegevens van de werkgever niet opnemen. En in plaats van uw eigen contactgegevens boven aan het bericht op te nemen, neemt u deze op in uw handtekening, achter uw naam.
Uw handtekening kan uw volledige contactgegevens bevatten, zoals een straatadres, of alleen uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. U kunt ook relevante links naar uw sociale voetafdruk toevoegen, zoals uw LinkedIn-profiel of professionele website, als dat aanvullende nuttige informatie zal opleveren of uw positie zal vergroten in het beroep dat u uitoefent.
Hier zijn voorbeelden van e-mailhandtekeningen:
Voorbeeld van e-mailhandtekening
Voornaam Achternaam
E-mailadres
Telefoon
Email-handtekening met volledig adresvoorbeeld
Voornaam Achternaam
Straat
Stad, staat, postcode
E-mailadres
Telefoon
Email-handtekening met LinkedIn-voorbeeld
Voornaam Achternaam
E-mailadres
Telefoon
LinkedIn profiel
Hoewel een kleine afbeelding mogelijk acceptabel is in uw handtekening, laat u dan niet meeslepen door extra grote afbeeldingen van uw geschreven handtekening of uw bedrijfslogo. Houd het eenvoudig en professioneel.