Welke u kiest, hangt af van met wie u communiceert en het doel van uw correspondentie. E-mail is sneller en eenvoudiger, maar sommige e-mailberichten worden nooit geopend en afhankelijk van naar wie u schrijft en waarom u schrijft, moet u mogelijk een getypte en ondertekende brief verzenden of online uploaden.
Professionele richtlijnen voor het schrijven van brieven en e-mail
Ongeacht hoe u communiceert, goed geschreven letters bevatten verschillende secties, wat u in elke sectie opneemt en hoe het document wordt geformatteerd, is afhankelijk van of u een getypte brief of een e-mailbericht verzendt.
Hier volgen richtlijnen voor het schrijven van brieven en e-mailberichten, inclusief het schrijven, opmaken en proeflezen van uw brieven, met voorbeelden van verschillende soorten zakelijke brieven.
Wat op te nemen in een brief of e-mail
Deze gids voor het schrijven van brieven bevat wat in elk deel van een brief moet worden vermeld, hoe getypte en e-mailcommunicaties, letterindelingen en lay-outs en voorbeelden en sjablonen moeten worden geadresseerd en ondertekend.
Delen van een brief
- Contactgegevens
- Aanhef (begroeting)
- Hoofdtext van brief
- Sluitend
- Handtekening
Contactgegevens
Hoe u uw contactgegevens opneemt, is anders, afhankelijk van hoe u uw brief verzendt. Wanneer u een e-mailbericht verzendt, bevinden uw contactgegevens zich aan het einde van het bericht in plaats van aan de bovenkant van de pagina.
Hier is wat u wilt opnemen en voorbeelden voor getypte brieven en e-mails.
Aanhef voorbeelden
De aanhef is de groetsectie van je brief. Hier is een lijst met voorbeelden van aansprekende begroetingen die goed werken voor professionele correspondentie.
Hoofdtext van brief
De hoofdtekst van uw brief zal verschillende paragrafen bevatten.
De eerste alinea moet een inleiding en een korte uitleg van uw reden voor schrijven bevatten. De tweede paragraaf (en eventuele volgende paragrafen) moeten uw redenen voor het schrijven nader toelichten. De laatste alinea moet ofwel actie vragen aan de lezer, als u iets vraagt, of aangeven hoe u wilt opvolgen.
Zorg ervoor dat het doel van uw brief duidelijk is. De lezer moet weten waar je om vraagt en hoe hij / zij je kan helpen. Of, als u services of assistentie aanbiedt, wat u de lezer kunt bieden.
Sluitend
Een brief wordt afgesloten met een term als 'Met vriendelijke groeten' of 'Met vriendelijke groeten', gevolgd door een komma en vervolgens uw handtekening als u een getypte brief verzendt. Als u een e-mailbericht verzendt, typt u uw naam na het sluiten. Hier is een lijst met voorbeelden voor het sluiten van brieven die geschikt zijn voor zakelijke en werkgerelateerde correspondentie.
Handtekening
De finishing touch van uw brief is uw handtekening, die in een e-mail uw contactgegevens zal bevatten.
Hoe een brief aan te pakken
Het is belangrijk om de persoon die je schrijft formeel toe te spreken, tenzij je ze heel goed kent. Hier leest u hoe u een brief kunt adresseren, inclusief generieke informatie die u kunt gebruiken als u geen contactpersoon bij het bedrijf hebt.
Uw correspondentie opmaken
Nu u beschikt over alle informatie die u moet opnemen, bekijkt u de standaardindeling voor brieven en e-mailberichten:
Richtlijnen voor het schrijven van brieven
De volgende stap is om je brief op te poetsen, zodat er voldoende ruimte tussen de alinea's en de boven- en onderkant van de pagina is. U zult ook een leesbare, professionele stijl en lettergrootte willen kiezen. Wat u zegt, is afhankelijk van de reden waarom u schrijft, dus zorg ervoor dat u uw brief afstemt op uw persoonlijke en professionele situatie.
Hier vindt u stapsgewijze handleidingen voor het schrijven van verschillende soorten letters, inclusief paginamarges, lettertypen, spatiëring en details van wat u moet opnemen, samen met voorbeelden van elk.
- Hoe een zakelijke brief te schrijven
- Hoe een sollicitatiebrief te schrijven
- Hoe een sollicitatiebrief schrijven
- Hoe een referentiebrief te schrijven
- Hoe een ontslagbrief te schrijven
- Hoe schrijf je een bedankbrief?
- LinkedIn-bericht en uitnodigingsrichtlijnen
- Professionele richtlijnen voor e-mailberichten
Voorbeelden en sjablonen
Het gebruik van een sjabloon is een geweldige manier om uw eigen brief of e-mailbericht te starten omdat u begint met het basisformaat. Vul gewoon uw gegevens in het betreffende gedeelte van de brief in.
Kijken naar voorbeelden is ook nuttig, omdat je ideeën krijgt voor wat je moet zeggen in je eigen correspondentie.
Lettermonsters
Lettermonsters inclusief zakelijke brieven, begeleidende brieven, interview bedankbrieven, vervolgbrieven, opdrachtacceptatie en afwijzingsbrieven, ontslagbrieven, dankbrieven, zakelijke brieven en meer lettermonsters en sjablonen.
Voorbeelden van e-mailberichten
Werkgelegenheid, zoeken naar werk en voorbeelden van zakelijke e-mailberichten, plus e-mailsjablonen, voorbeelden van geformatteerde berichten en onderwerpregel, begroetingen en voorbeelden van handtekeningen.
Proeflezen en spellingcontrole
Ten slotte, voordat u uw brief afdrukt of uploadt of uw e-mailbericht verzendt, spellingcontrole, grammaticacontrole en proeflezen. Een tip om ervoor te zorgen dat er geen fouten zijn, is om het hardop voor te lezen. U kunt fouten opmerken die u niet opvatte door het te bekijken.
Gerelateerde artikelen: Brief aanhef en groeten