Waarom zou je een professionele e-mail willen sturen? Er zijn een aantal redenen. U kunt uw begeleidende brief sturen naar een potentiële werkgever, een bedankbrief sturen naar een collega die ermee instemt een referentie te zijn, een ontslagbrief aan uw huidige baas of een verzoek om een aanbevelingsbrief.
U kunt andere redenen hebben om niet-persoonlijke e-mails te verzenden. Het is zelfs een goed idee om ervoor te zorgen dat al uw e-mail georganiseerd en professioneel is. Hier leest u wat u in uw berichten moet opnemen, wat u niet moet opnemen en hoe u uw e-mailberichten kunt sluiten, ondertekenen en verzenden.
Professionele richtlijnen voor e-mailberichten
Bekijk deze stappen om een professionele e-mail van hoge kwaliteit te schrijven en maak altijd een goede indruk op de ontvanger:
- Onderwerpregel: de onderwerpregel moet uw doel voor schrijven bondig weergeven. Uw onderwerpregel kan zo simpel zijn als 'Bedankt' of 'Verzoek om aanbeveling'.
- Begroeting: zelfs als u een zeer korte e-mail schrijft, neemt u een groet op. Als u de naam van de persoon kent, neemt u deze op. Tenzij u op een voornaam met de persoon bent, noem ze bij hun titel.
- Lengte: houd uw e-mail zo beknopt mogelijk. Mensen hebben de neiging om lange e-mails te lezen, dus bevatten alleen essentiële informatie.
- Tekenstijl: vermijd sierlijke, speelse of gekleurde lettertypen; deze leiden de ontvanger simpelweg af van uw daadwerkelijke bericht. Vermijd te veel gebruik van vet en cursief, waardoor een e-mail er rommelig uitziet. Schrijf ook niet in hoofdletters; dit komt over als boos of overdreven opgewonden in een e-mail.
- Emoticons: neem emoticons niet op in een professionele e-mail; bewaar deze voor persoonlijke correspondentie.
- Spelling en grammatica: alleen omdat u een e-mail schrijft, betekent niet dat u slordig moet zijn over spelling en grammatica. Bewerk uw e-mail zorgvuldig voordat u deze verzendt. Een foutvrij bericht vertelt de ontvanger dat uw e-mail serieus moet worden genomen.
- Afsluiting: meld u af met een korte "bedankt", "beste" of een andere eenvoudige afzender en vervolgens uw naam. Met de meeste e-mailaccounts kunt u een handtekening insluiten met uw naam, titel en contactgegevens in elke e-mail. Dit is een geweldige manier om elke correspondentie professioneler te maken.
Aanvullende tips voor professioneel e-mailbericht
Nadat u uw e-mail hebt geschreven, voert u al deze stappen uit voordat u op de knop "Verzenden" klikt:
- Controleer of uw bericht is voltooid: controleer nogmaals of de onderwerpregel van uw e-mail is ingevuld, of u een handtekening hebt toegevoegd , of u het bericht naar de juiste contactpersoon stuurt en of u het Bcc- veld hebt ingevuld om een bericht te verzenden kopieer naar jezelf zodat je het e-mailbericht hebt geregistreerd.
- Bewijs van uw e-mailbericht: zorg ervoor dat u voordat u verzendt ook spellingcontrole uitvoert en uw grammatica en hoofdlettergebruik controleert. Ze zijn net zo belangrijk in correspondentie over het zoeken naar e-mails als in een papieren brief.
- Stuur een testmailbericht: voordat u daadwerkelijk uw e-mail verzendt, stuurt u eerst het bericht naar uzelf om te controleren of de opmaak werkt en niets misstaat. Als alles er goed uitziet, ga je gang en stuur je de e-mail naar het bedrijf of de persoon met wie je contact opneemt.
- Stuur een kopie van het e-mailbericht naar uzelf : gebruik het veld Bcc om een kopie van het e-mailbericht naar uzelf te verzenden, zodat u weet wanneer u het bericht hebt verzonden en naar wie u het hebt verzonden. U kunt deze informatie ook vinden in uw verzonden map.
- Uw kopieën opslaan: met veel e-mailprogramma's kunt u mappen verzenden om het gemakkelijker te maken om belangrijke e-mails uit het verleden te vinden. Stel een map in voor al uw e-mails voor het zoeken naar werk en dien uw kopieën van het e-mailbericht dat u verzendt in de map voor het zoeken naar werk in.
Controleer uw e-mail regelmatig
Tijd is van essentieel belang als u op zoek bent naar een baan, dus het is belangrijk om uw e-mail regelmatig en regelmatig te controleren, zodat u geen belangrijke kansen mist. Controleer op zijn minst uw e-mail in de ochtend en in de vroege namiddag, zodat u tijd heeft om tijdig te reageren op de berichten die u ontvangt.
Tegenwoordig kunt u met een smartphone eenvoudig uw e-mails controleren, waar u ook bent en wanneer u maar wilt - u hoeft niet meer over uw computer te zweven. In feite kun je meldingen voor nieuwe e-mailberichten ontvangen, zodat je ze kunt lezen zodra ze je inbox bereiken.