Als u een brief schrijft als de vertegenwoordiger van uw organisatie, weet dan dat terwijl sommige bedrijven hun werknemers toestaan om referentiebrieven vrij te schrijven, anderen ze volledig kunnen censureren of verbieden.
Zorg er dus voor dat u weet wat het beleid van uw werkgever is voordat u instemt.
Veel organisaties hebben ook referenties via human resources (HR). Raadpleeg het beleid van uw bedrijf voordat u doorgaat.
Als u een bedrijfseigenaar bent en een huidige of voormalige contractant om een aanbevelingsbrief van u vraagt, lees dan de volgende gids om uw discretie te gebruiken.
Wanneer moet u een aanbevelingsbrief schrijven?
De kandidaat moet iemand zijn die je redelijk goed kent en met wie je recent hebt gewerkt. U kunt bijvoorbeeld waarschijnlijk geen aanbeveling doen voor iemand met wie u tien jaar geleden samenwerkte of met wie u slechts een maand werkte. Hoewel het misschien verleidelijk is, vertrouwt u op oude of niet voldoende informatie, die beide misleidend kunnen zijn. Er is gewoon geen manier om het te weten. Dus, tenzij je echt kunt spreken met iemands bestaande vaardigheden, weiger je verzoek.
Je moet de kandidaat kennen in een rol die je toestaat een zinvolle referentie te schrijven. Als je bijvoorbeeld met de persoon hebt gewerkt als freelance-schrijver, maar hij begint nu aan een hondenuitlaatservice, kun je in een ander rijk niet getuigen van zijn vaardigheden.
In dergelijke gevallen is het het beste om af te wijzen en misschien advies te geven over wie een betere kandidaat zou zijn. Als hij een hondenuitlaatservice wil starten, moet hij al een vaste klantenkring hebben die echt kan instaan voor zijn capaciteiten.
Schrijf de brief alleen als u een positieve referentie kunt aanbieden. Als je niets positiefs te zeggen hebt over hun prestaties, doe dan het eerlijke ding en zeg dat je geen bijdrage kunt leveren.
Als u zich verplicht voelt om een excuus te geven waarom:
- Wees volkomen eerlijk en zeg dat je je niet op je gemak voelt om namens hen te schrijven.
- Vertel een witte leugen zoals: "Ik ben niet in de positie om aanbevelingsbrieven te schrijven."
Hoewel je je misschien ongemakkelijk of schuldig voelt, vertrouw je op je intuïtie. Bovendien zal een niet-authentieke brief noch de aanvrager, noch zijn potentiële werkgever goed van pas komen.
Blijf bij de feiten
Zodra u ermee instemt om de brief te schrijven, houdt u deze scherp en voegt u alleen informatie toe die feitelijk en waarheidsgetrouw is . Vermijd iets dat strikt genomen van mening is - het zou kunnen werken tegen iemand die in aanmerking komt voor toekomstige banen en mogelijk kan leiden tot juridische problemen voor u en uw bedrijf. Het maken van een verheven claim als, "Louisa is een briljante schrijver," op zichzelf is gevaarlijk. Je zou in staat moeten zijn om het te ondersteunen met externe erkenning of een prijs die haar werk ontving. Als je dat niet kunt, zou je kunnen zeggen: 'Louisa heeft consequent geweldige content voor ons gemaakt.'
Vermijd in dezelfde geest overdreven positieve uitspraken. Als je iemand te veel bouwt, zal de brief mogelijk geen gewicht meer hebben bij toekomstige klanten of werkgevers.
Hoe een referentieletter te structureren
1. Stel jezelf voor in de openingsparagraaf om je positie en je relatie met de kandidaat op te stellen.
Laat de lezer weten waarom u in aanmerking komt om een dergelijke brief voor te bereiden.
2. Bevestig feiten over de kandidaat en waar hij momenteel werkzaam is (als hij dat is):
- De functie en het bedrijf van de persoon
- Hoelang heb je met de persoon gewerkt
- Wanneer je met de persoon werkte, als je dit momenteel niet doet
- De aard van uw zakelijke relatie of de capaciteit waarmee u met de kandidaat samenwerkte.
- Bied uw oordeel over de vaardigheden en kwaliteiten van de kandidaat met betrekking tot hun professionele diensten. Benadruk hun meest waardevolle eigenschappen, zoals schrijfvaardigheid, probleemoplossing of timemanagement. U kunt buitengewone capaciteiten aanhalen, aangeven dat u ze graag opnieuw wilt gebruiken en merk specifiek op hoe hun professionele diensten u en uw organisatie ten goede kwamen.
4. Gebruik de laatste alinea om extra voorbeelden of anekdotes toe te voegen naar eigen inzicht.
5. Ten slotte, dichtbij door aan te bieden om eventuele verdere vragen te beantwoorden of follow-up informatie te geven.
Zakelijke referentiebrieven die professionele services aanbevelen
Bekijk de volgende zakelijke referentievragen waarin professionele services worden aanbevolen.
Voorbeeld 1
Geachte heer Eggleston,
Ik schrijf om de diensten van Daniel Lightheart, CPA, aan te bevelen. Daniel werkt de afgelopen vijftien jaar voor mijn advocatenkantoor als accountant en boekhouder. Zijn kennis en aandacht voor detail hebben ertoe bijgedragen dat onze onderneming tijdens de recente recessie en door een ingrijpende herstructurering op schema kon blijven.
Ik heb er alle vertrouwen in dat ik de boekhouddiensten van Daniel aanbeveel.
Hij is niet alleen grondig, maar ook gemakkelijk om mee samen te werken en altijd bereid om de tijd te nemen om mijn zorgen te bespreken en op vragen te reageren.
Als u nog vragen heeft, neem dan gerust contact met me op.
Vriendelijke groeten,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Kantoor: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Voorbeeld # 2
Geachte mevrouw Kelly,
Ik ben Vice President van ABC Watches ben schriftelijk aan het aanbevelen van de marketingdiensten van Michaela Brown. Michaela heeft van juli 2012 tot januari 2016 vele succesvolle campagnes voor ons gemaakt en geïmplementeerd.
Haar expertise op het gebied van ontwerpsoftware, in combinatie met haar collaboratieve en innovatieve geest, maakte haar de go-to expert voor onze belangrijkste projecten. In onze eentje volgde onze Twitter van 1.000 naar meer dan 52.000 in slechts drie maanden door vooruitstrevende strategieën te gebruiken. Ze was gedetailleerd, georganiseerd en altijd open voor constructieve feedback, waardoor onze zakelijke relatie zowel moeiteloos als plezierig is.
Ik beveel Michaela aan voor elke rol waardoor ze haar opmerkelijke creativiteit en toewijding kan bijdragen. Als ik aangenomen word, heb ik er vertrouwen in dat ze jouw marketinginspanningen naar nieuwe hoogten zou brengen.
Als u nog vragen heeft, neem dan gerust contact met me op.
Vriendelijke groeten,
Lisa Moore
Vicepresident, ABC Watches
Kantoor: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Beantwoord eventuele vervolgvragen
Het verzenden van een aanbevelingsbrief is van vitaal belang voor een potentiële kandidaat-baan of serviceprovider en door dit formaat te volgen, geeft u nuttige informatie aan de potentiële klant of werkgever. Mogelijk ontvangt u een eenvoudig "dank u" antwoord, of vragen zij u meer gedetailleerde vragen over de aanvrager. Zorg er in elk geval voor dat u snel reageert.