Hier is wat u moet weten over de inhoud van personeelsdossiers
- De werkgever wil nauwkeurige informatie bij de hand hebben en organiseren wanneer u om wat voor reden dan ook toegang tot de informatie nodig heeft. Veranderingen in contactpersonen voor noodgevallen, personeelsadressen, het bijhouden van prestatiebeoordelingen , disciplinaire brieven , erkenning van medewerkers en sollicitatie materialen zijn voorbeelden van het soort informatie dat de werkgever snel wil kunnen raadplegen.
- De werkgever moet documentatie bewaren over personeelskwesties, zoals personeelsselectie, prestaties, werkgeschiedenis, beloningsredenering en interne promotie- aanvragen, om er maar een paar te noemen.
Een EEOC- claim, een rechtszaak of zelfs de noodzaak om het ontbreken van een verhoging of promotie aan een werknemer te rechtvaardigen, vereisen dat de werkgever dit type werknemersdocumentatie heeft verzameld en bewaard. - Sommige werknemersverslagen zijn vereist door federale of deelstaatoverheden voor werkgevers om te houden. Het organiseren van de werknemersinformatie in een personeelsdossier is zinvol voor toegang en wettelijke naleving en gereedheid.
Typen personeelsdossiers
Een werkgever onderhoudt over het algemeen verschillende soorten personeelsdossiers, voor zakelijk gebruik, voor de vertrouwelijkheid van werknemers, voor medische privacy en voor wettelijke naleving. Ik ken geen enkele wet die aangeeft hoeveel bestanden een werkgever moet bewaren.
Er zijn echter veel wetten en er zijn personeelsbewijzen voor de vertrouwelijkheid van medewerkers, die de inhoud van personeelsdossiers beheersen en die toegang hebben tot die informatie.
Dit zijn de personeelsdossiers die de meeste werkgevers in de VS onderhouden. (Wereldwijde wetten en praktijken kunnen verschillen.)
- Personeelsbestand : dit is het belangrijkste werknemersbestand met de geschiedenis van de arbeidsrelatie.
- Payroll-bestand : u wilt een apart bestand bijhouden voor alle salarisaangelegenheden met betrekking tot salaris en voordelen.
- Medewerkersmedisch dossier : de federale Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) vereist dat werkgevers medische gegevens van werknemers als vertrouwelijk behandelen.
- I-9 Werknemersformulieren : u moet een afzonderlijk bestand bijhouden voor alle werknemers (niet per werknemer) I-9 formulieren omdat u geen overheidsmedewerkers wilt, die bevoegd zijn om deze formulieren onder verschillende omstandigheden te controleren, door uw belangrijkste, vertrouwelijke personeelsdossiers van medewerkers.
Toegang van medewerkers tot personeelsdossiers
Medewerkers krijgen toegang tot hun personeelsdossiers onder leiding en supervisie van personeelszaken. Personeelspersoneelsdossiers worden beschouwd als het eigendom van de werkgever, die de verantwoordelijkheid heeft om deze te onderhouden en te beveiligen.
Voorbeeldbeleid personeelsbeleid
Hierna volgt een voorbeeld van personeelsbeleid voor gebruik in uw bedrijf. Het bespreekt de verschillende bestanden die worden aanbevolen en wie toegang moet hebben tot elk bestand.
Voorbeeldbeleid
Het bedrijf onderhoudt drie werknemersbestanden voor elke medewerker.
Een personeelsdossier wordt bijgehouden voor elke werknemer van (uw bedrijfsnaam). Deze personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke documenten en worden beheerd en onderhouden door personeelszaken.
Toegang tot dit bestand is beperkt tot HR-personeel en gaat ervan uit dat de manager van elke medewerker zijn of haar eigen dossier bijhoudt met documenten die relevant zijn voor de werkprestaties van de werknemer.
Typische documenten in een personeelsdossier zijn onder meer de sollicitatie, een contactformulier voor familie-noodgevallen, een gedocumenteerde geschiedenis van disciplinaire maatregelen, een cv, een werknemershandboek en de door de werkgever ondertekende werkbladen, actuele persoonlijke informatie en taakverwijzingen.
Niet alle personeelsbestanden bevatten dezelfde documenten, maar elk personeelsbestand heeft enkele documenten die hetzelfde zijn.
Payroll-bestanden worden ook bijgehouden; payroll-bestanden bevatten een geschiedenis van de banen van de werknemer, afdelingen, wijzigingen in vergoedingen, enzovoort. Toegang tot het salarisbestand is beperkt tot de juiste boekhoud- en HR-medewerkers.
Een medisch dossier voor werknemers wordt ook bijgehouden. De inhoud van het medische dossier is niet voor iedereen beschikbaar behalve voor personeel dat door Human Resources is aangewezen en de medewerker van wie de administratie in het bestand wordt bewaard. At Your Company Name) ontvangen medische bestanden de hoogste mate van veilige opslag en vertrouwelijkheid.
Een medewerker kan zijn personeelsdossier bekijken door contact op te nemen met een personeelslid van Human Resources tijdens normale kantooruren. Geen enkele medewerker mag enig document uit zijn of haar personeelsdossier wijzigen of verwijderen dat moet worden bekeken in aanwezigheid van een personeelslid van HR.
Ook bekend als werknemersbestanden, werknemersrecords, personeelsdossiers, documentatie
Disclaimer - Let op:
Susan Heathfield stelt alles in het werk om op deze website accurate, ethisch verantwoorde Human Resources-management-, werkgevings- en werkplekadviezen aan te bieden, gekoppeld aan deze website, maar zij is geen advocaat en de inhoud van de site, terwijl gezaghebbend, is niet gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit, en mag niet worden opgevat als juridisch advies.
De site heeft wereldwijd een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving op het gebied van werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land, dus de site kan niet voor iedereen op uw werkplek definitief zijn. Wanneer u twijfelt, moet u altijd juridisch advies inwinnen of hulp vragen aan de overheid, federale of internationale overheid om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn. De informatie op deze site is alleen bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.