Zie voorbeelden van correcte en onjuiste documentatie in personeelszaken
Documentatie over een arbeidsrecord
Documentatie is een geschreven verslag van de acties van een werknemer, discussie, incidenten van prestatiecoaching , getuige van beleidsschendingen, disciplinaire maatregelen, positieve bijdragen, beloning en erkenning, onderzoeken, het niet voldoen aan vereisten en doelen, prestatie-evaluatie en meer.
Documentatie stelt de werkgever of werknemer in staat om een geschreven verslag te bewaren van de gebeurtenissen en discussies die plaatsvonden rond een specifiek evenement. Documentatie van de arbeidsrelatie levert een geschreven verslag dat mogelijk noodzakelijk is ter ondersteuning van acties als promotie van werknemers, salarisverhogingen van medewerkers en disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband .
Documentatie over werknemers is over het algemeen zowel positief als negatief, indien nodig. Het is feitelijk en niet veroordelend. Het beschrijft gebeurtenissen als ze voorkomen, en niet de mening en gedachten van de beschouwer over de gebeurtenis. De documentatie beschrijft ook de acties die werden ondernomen in opmerkelijke gevallen, zoals wanneer u formele werknemersherkenning verstrekt of disciplinaire maatregelen neemt.
Vergeet niet dat u documentatie zo dicht mogelijk bij het moment waarop het incident zich voordoet moet maken, zodat de documentatie tijdig, gedetailleerd en nauwkeurig is.
In een juridische procedure is documentatie over de prestaties van een werknemer in het verleden vaak van cruciaal belang voor de uitkomst van de gebeurtenis die de werkgever ervaart.
Een goed beeld geven van de prestaties van de medewerker zonder zich uitsluitend te concentreren op de negatieve gebeurtenissen is het doel.
Typen documentatie
Beleid, procedures, het werknemershandboek en prestatieontwikkelingsplannen zijn ook vormen van documentatie die het verwachte gedrag van werknemers en vereisten op de werkplek registreren om een ordentelijke, eerlijke werkplek te behouden waarin werknemers weten wat van hen wordt verwacht.
Documentatie is ook het geschreven verslag van de verklaringen van de beklaagde, de aanklager en getuigen van vijandige gebeurtenissen op de werkvloer die gepaard gaan met wangedrag door medewerkers, zoals seksuele intimidatie .
Documentatie kan formeel zijn en worden bewaard in het personeelsdossier van de werknemer . Van medewerkers wordt verwacht dat zij deze documentatie ondertekenen om te bevestigen dat zij een exemplaar hebben ontvangen en de inhoud hebben gecontroleerd. (De handtekening betekent niet dat er overeenstemming is met de verklaringen in de documentatie.)
Deze documentatie omvat ook dergelijke permanente gegevens als de ondertekende sollicitatie, schriftelijke werkreferenties , toepassingsmateriaal zoals cv's en begeleidende brieven en achtergrondcontroles. Behoudens het werknemerspersoneelsdossier, wordt ook documentatie zoals het I-9-formulier dat de geschiktheid van de werknemer om in de VS te werken gecontroleerd, gehandhaafd, evenals medische dossiers, FMLA-records , enzovoort.
Documentatie kan ook informeel zijn, zoals in het verslag van een manager over zijn of haar gesprekken met een medewerker in de loop van een jaar. Het is belangrijk dat managers deze documentatie over al hun leden van het rapporteringspersoneel bijhouden; geen enkele werknemer moet worden uitgekozen vanwege de prestaties. (Dit kan worden opgevat als discriminatie op een later tijdstip.)
Gebruik van documentatie
Documentatie van kritieke incidenten, zowel positief als negatief, wordt ook aanbevolen, zodat managers een record hebben van de prestaties van werknemers gedurende een bepaalde periode.
Documentatie wordt op andere manieren in organisaties gebruikt. Deze kunnen procedures, werkinstructies en instructies voor computersoftware bevatten, om er maar een paar te noemen, maar voor de functie Human Resources zijn dit de gebruikelijke toepassingen van documentatie. En dit zijn instructies voor het correct documenteren.
Voorbeelden van uitvoeringsdocumentatie
Documentatie over de prestaties van een medewerker stelt u in staat om medewerkers te disciplineren , te beëindigen of eerlijk te promoten, belonen en erkennen . Zonder documentatie is het moeilijk en mogelijk riskant voor de werkgever om een van deze acties te verdedigen.
De werkgever moet elke mogelijke aanklacht tegen discriminerende behandeling van werknemers vermijden.
Naast legaliteit willen goede werkgevers een werkomgeving creëren die eerlijk, consistent en ondersteunend is aan de doelstellingen en loopbaanplannen van werknemers.
Deze omgeving wordt ondersteund door de professionele documentatie van de manager over de prestaties van medewerkers - zowel lovend gedrag als acties die moeten worden gecorrigeerd of verbeterd. Eerder, hoe te documenteren werd in detail besproken. Deze voorbeelden geven u meer voorbeelden van geschikte documentatie.
Documentatie Monsters
Fout :
Mark is meestal te laat voor werk. Mark mist te veel werk.
Rechts :
1 april: Mark meldde zich ziek en miste 8 uur werk.
4 april: Mark arriveerde om 10.00 uur, twee uur te laat na zijn geplande starttijd.
6 april: Mark heeft de afspraak van een arts gepland en is daarna thuis gebleven om een nieuwe oven te laten installeren.
12 april: Mark meldde zich ziek en miste 8 uur werk.
Fout :
Mary is onbetrouwbaar. Ze doet bijna nooit wat ze wil doen.
Rechts :
2 mei: Mary beloofde dat de eerste versie van het productvoorstel beschikbaar zou zijn voor beoordeling tijdens de wekelijkse vergadering van vandaag. Mary heeft geen conceptdocument geproduceerd zoals verwacht. Zei dat ze het te druk had gehad en dat de mensen wiens hulp ze nodig had, niet met haar teruggekomen waren.
Manager reageerde: welke hulp had je nodig? Informatie? Wie is er niet teruggekomen en wat had je van hen nodig?
Carl en Michael moesten Mary op de hoogte houden van hun vorderingen.
Wat bezorgt je zo druk dat je geen tijd hebt gehad om je inzet na te komen? Maakt te veel verplichtingen met beperkte uren om ze te vervullen.
Wat kan ik doen om je te helpen?
Wanneer stelt u het conceptdocument beschikbaar voor beoordeling?
Deze voorbeelden geven een overzicht van hoe effectieve documentatie eruitziet vergeleken met documentatie die verkeerd is geschreven. Volg dit advies om beleid, prestaties en evenementen op uw werk effectief en wettelijk vast te leggen.
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.