Stap voor stap naar een Performance Management Systeem
Immers, hoeveel mensen in uw organisatie willen horen dat ze vorig jaar minder dan perfect waren? Hoeveel managers willen de argumenten en het verminderde moreel onder ogen zien die kunnen voortvloeien uit het functioneringsgesprekproces ?
Hoeveel supervisors zijn van mening dat hun tijd professioneel wordt besteed aan het documenteren en het leveren van bewijs om hun feedback te ondersteunen - het hele jaar door? Bovendien zijn de belangrijkste outputs voor de functioneringsgesprek, van de taak van elke persoon, mogelijk niet gedefinieerd of meetbaar in uw huidige werksysteem. Maak het beoordelingssysteem een stap lastiger te beheren en koppel de salarisverhoging van de medewerker aan hun numerieke beoordeling .
Als het werkelijke doel van de functioneringsgesprek is de ontwikkeling van medewerkers en het verbeteren van de organisatie, overweeg dan om over te gaan naar een prestatiebeheersysteem . Leg de focus op wat u echt wilt creëren in uw organisatie - prestatiemanagement en ontwikkeling.
Als onderdeel van dat systeem, wilt u deze checklist gebruiken om uw deelname aan het proces voor prestatiebeheer en -ontwikkeling te begeleiden. U kunt deze checklist ook gebruiken om u te helpen bij een meer traditioneel functioneringsgesprekproces.
Als u deze controlelijst volgt, ben ik ervan overtuigd dat u een prestatiebeheer- en ontwikkelingssysteem zal aanbieden dat het beoordelingsproces dat u momenteel beheert aanzienlijk zal verbeteren. Medewerkers zullen zich beter voelen over deelname en het prestatiebeheersysteem kan zelfs de prestaties positief beïnvloeden.
Voorbereiding en planning voor Performance Management
Er wordt veel werk geïnvesteerd, aan de voorkant, om een traditioneel beoordelingsproces voor medewerkers te verbeteren. In feite kunnen managers het gevoel hebben dat het nieuwe proces te tijdrovend is.
Zodra de basis voor ontwikkelingsdoelen is gelegd, neemt de tijd om het systeem te beheren af. Elk van deze stappen wordt genomen met medewerking en medewerking van de medewerker voor het beste resultaat.
Prestatiemanagement en ontwikkeling in het algemene werksysteem
- Definieer het doel van het werk , taken en verantwoordelijkheden .
- Definieer prestatiedoelen met meetbare resultaten.
- Definieer de prioriteit van elke taakverantwoordelijkheid en -doel.
- Definieer prestatienormen voor belangrijke componenten van de taak.
- Houd tussentijdse discussies en geef feedback over de prestaties van medewerkers, bij voorkeur dagelijks, samengevat en besproken, ten minste elk kwartaal. (Geef positieve en constructieve feedback.)
- Handhaving van een record van prestaties door middel van kritische incidentrapporten. (Jot noteert gedurende het kwartaal opmerkingen over bijdragen of problemen in een werknemersbestand .)
- Geef de mogelijkheid voor bredere feedback. Gebruik een 360 graden feedbacksysteem met feedback van collega's, klanten en mensen van de medewerker die mogelijk aan hem rapporteren.
- Ontwikkel en beheer een coaching- en verbeterplan als de medewerker niet aan de verwachtingen voldoet.
Onmiddellijke voorbereiding op de vergadering voor planning van prestatieontwikkeling
- Plan de PDP-vergadering (Performance Development Planning) en definieer pre-werk met de medewerker om het Performance Development Plan (PDP) te ontwikkelen.
- Het personeelslid beoordeelt persoonlijke prestaties, documenteert opmerkingen over zelfevaluatie en verzamelt benodigde documentatie , inclusief 360-graden feedbackresultaten , indien beschikbaar.
- De supervisor bereidt zich voor op de PDP-vergadering door gegevens te verzamelen, waaronder werkrecords, rapporten en input van anderen die bekend zijn met het werk van de medewerker.
- Beiden onderzoeken hoe de medewerker presteert tegen alle criteria in en denken na over mogelijke ontwikkelingsmogelijkheden.
- Ontwikkel een plan voor de PDP-vergadering met antwoorden op alle vragen over de prestatie-ontwikkelingstool met voorbeelden, documentatie enzovoort.
De vergadering van het proces van het ontwikkelingsproces (PDP)
- Zorg voor een comfortabele privéomgeving en overleg met de medewerker.
- Bespreek en ga akkoord met het doel van de bijeenkomst om een prestatieontwikkelingsplan te maken .
- Het personeelslid bespreekt de prestaties en vorderingen die hij tijdens het kwartaal heeft bereikt.
- De medewerker identificeert manieren waarop hij zijn professionele prestaties verder wil ontwikkelen, inclusief training, opdrachten, nieuwe uitdagingen, enzovoort.
- De supervisor bespreekt de prestaties voor het kwartaal en suggereert manieren waarop het personeelslid zijn prestaties verder zou kunnen ontwikkelen.
- Voeg de mening van de supervisor toe aan de door de werknemer gekozen gebieden van ontwikkeling en verbetering.
- Bespreek overeenkomsten en onenigheid en bereik consensus.
- Werkverantwoordelijkheden onderzoeken voor het komende kwartaal en in het algemeen.
- Maak afspraken over prestatienormen voor de belangrijkste taakverantwoordelijkheden.
- Stel doelen voor het kwartaal.
- Bespreek hoe de doelen de verwezenlijking van het bedrijfsplan van de organisatie, de doelstellingen van de afdeling enzovoort ondersteunen.
- Maak een afspraak voor een meting voor elk doel.
- Ervan uitgaande dat de prestaties bevredigend zijn, stel dan een ontwikkelingsplan samen met de medewerker, dat hem helpt om professioneel te groeien op manieren die voor hem belangrijk zijn.
- Als de prestaties niet bevredigend zijn, stel dan een schriftelijk plan voor prestatieverbetering op en plan vaker feedbackbijeenkomsten . Herinner de medewerker aan de gevolgen van een aanhoudende slechte prestatie .
- De leidinggevende en medewerker bespreken feedback van medewerkers en constructieve suggesties voor de leidinggevende en de afdeling.
- Bespreek al het andere dat de supervisor of medewerker graag zou willen bespreken, hopelijk met behoud van de positieve en constructieve omgeving die tot nu toe is vastgesteld, tijdens de vergadering.
- Onderteken wederzijds de prestatie-ontwikkelingstool om aan te geven dat de discussie heeft plaatsgevonden.
- Beëindig de vergadering op een positieve en ondersteunende manier. De supervisor spreekt het vertrouwen uit dat de medewerker het plan kan uitvoeren en dat de supervisor beschikbaar is voor ondersteuning en assistentie.
- Stel een tijdschema in voor een formele follow-up, meestal per kwartaal.
Het volgen van de procesbijeenkomst voor procesontwikkeling
- Als een plan voor prestatieverbetering noodzakelijk was , volg dan de aangegeven tijden op.
- Volg het hele kwartaal regelmatig prestatie-feedback en discussies. (Een medewerker mag nooit verbaasd zijn over de inhoud van feedback tijdens de vergadering voor de ontwikkeling van prestaties.)
- De supervisor moet toezeggingen houden met betrekking tot het afgesproken ontwikkelingsplan, inclusief de tijd die nodig is voor het werk, de betaling voor cursussen, afgesproken werkopdrachten, enzovoort.
- De supervisor moet reageren op de feedback van afdelingsleden en medewerkers laten weten wat er is veranderd, op basis van hun feedback.
- Stuur geschikte documentatie naar het Human Resources-kantoor en bewaar een kopie van het plan voor eenvoudige toegang en verwijzing.