Wilt u meer weten over Job Analysis - en wat het voor u betekent?
Als u kritieke informatie mist, zou u uiteindelijk een werknemer niet correct kunnen betalen of iemand aannemen die niet over de essentiële vaardigheden beschikt die nodig zijn voor het uitvoeren van de taak.
De functieanalyse is handig bij het geven van een overzicht van de fundamentele vereisten van een functie.
Bijkomende uitkomsten van een functieanalyse zijn het maken van wervings- en aanwervingsplannen voor medewerkers , het plaatsen van vacatures en advertenties en planning van prestatieontwikkeling binnen uw prestatiebeheersysteem . De functieanalyse is een handige tool die u kunt gebruiken om al deze processen te vullen voor werksucces.
Hoe een taakanalyse uit te voeren
Bepaalde activiteiten helpen u bij het maken van een geslaagde taakanalyse. De functieanalyse kan de volgende activiteiten omvatten:
- Herziening van de taakverantwoordelijkheden van huidige werknemers. Het is van cruciaal belang dat u de feitelijke werknemers die het werk doen vraagt wat zij elke dag op het werk doen. Vaak hebben HR en management (met name senior management) geen idee wat de dagelijkse functies van een functie zijn. Ze kunnen de uitvoer zien, maar ze hebben geen idee wat werkacties en gedragingen doen om het te produceren.
Als u wordt gevraagd om uw huidige verantwoordelijkheden voor een functieanalyse op te sommen, wees dan grondig. Zeg niet alleen "produceer maandelijkse rapporten." Zeg, "verzamel de gegevens van zes verschillende afdelingen, controleer de gegevens op nauwkeurigheid met behulp van een op maat ontworpen Access-tool die ik heb gemaakt en onderhouden, en enz. Enz." Als je weggaat buiten de details, kunnen ze denken dat uw rapport wordt gegenereerd door een knop die u eenmaal per maand indrukt om te produceren.
Zorg ervoor dat u uw dagelijkse taken voldoende gedetailleerd hebt beschreven, zodat uw organisatie een gekwalificeerde nieuwe medewerker kan inhuren die over het vermogen beschikt om de klus te klaren.
- Internetonderzoek doen en steekproeftaakbeschrijvingen online of offline bekijken met vergelijkbare taken . Hoewel u nooit de functieomschrijving van een ander bedrijf wilt kopiëren, is het nuttig om verschillende functies te gebruiken bij het schrijven van uw eigen functieomschrijvingen.
U kunt voorbeeldtaakbeschrijvingen vinden door te zoeken naar "[Job Title] Sample Description" of u kunt vacatures bekijken voor posities die bedrijven momenteel aannemen. Je kunt ook naar LinkedIn kijken om te zien hoe mensen hun prestaties in een baan beschrijven.
U kunt ook de functiebeschrijvingen bekijken die worden vermeld op sites als Salary.com. Al dit zoeken kan u helpen om de functieanalyses te formuleren en u te helpen herinneren aan taken en verantwoordelijkheden die u misschien bent vergeten.
- Analyse van de taken, taken en verantwoordelijkheden die de werknemer die de functie vervult, moet uitvoeren. Niet elke baan binnen een bedrijf is geoptimaliseerd. Misschien vindt u taken die ongedaan worden gemaakt of projecten die u van de ene afdeling naar de andere moet verplaatsen.
Wanneer u een functieanalyse uitvoert, moet u ervoor zorgen dat u naar de behoeften van het bedrijf en naar elke niet-toegewezen of onlogische verantwoordelijkheid kijkt. Werk vervolgens samen met het management om de juiste taken toe te voegen aan de juiste functieanalyse. - Onderzoek doen en delen met andere bedrijven die vergelijkbare banen hebben. Soms delen bedrijven graag informatie over hun functieomschrijvingen. Er zijn ook bedrijven voor salarisonderzoek, waar u uw banen kunt afstemmen op hun beschrijvingen en salarisinformatie kunt delen. Maar ze kunnen u ook helpen erachter te komen wat u moet opnemen in uw functieomschrijvingen.
- Stel de belangrijkste resultaten of bijdragen vast die nodig zijn vanuit de functie . Soms raak je zo verstrikt in de taken die je bent vergeten om naar de gewenste resultaten te kijken. Als het bijvoorbeeld het rapport is dat nodig is, is het verzamelen en controleren van gegevens waardeloos zonder de uiteindelijke analyse en het rapport.
Soms kunt u gaten in uw organisatie identificeren en een manier bedenken om ze te vullen door middel van taakanalyses.
Hoe meer informatie u kunt verzamelen, hoe gemakkelijker u het daadwerkelijke schrijven van de taakomschrijving zult vinden. U hoeft zich geen zorgen te maken over mooie taal. U wilt meer dan wat dan ook een functionele taakomschrijving. Zorg ervoor dat het duidelijk en beknopt is. Stel jezelf de vraag: "Als iemand anders dit zou lezen, zouden ze dan weten wat de persoon in deze positie eigenlijk doet?"
Stel niet het schrijven van functiebeschrijvingen uit. Je zult ze van onschatbare waarde vinden als je kijkt naar salaris en compensatie bij het aannemen en promoten, en bij het evalueren of een baan voldoet aan de kwalificaties voor vrijstelling van overuren .