Hoe (en waarom) vergaderingen notulen opnemen
Notulen omvatten meestal:
- de namen van de deelnemers,
- de behandelde agendapunten ,
- beslissingen van de deelnemers,
- de follow-upacties die de deelnemers hebben toegezegd,
- vervaldagen voor het nakomen van verplichtingen, en
- alle andere evenementen of discussies die het waard zijn om te documenteren voor toekomstige beoordeling of geschiedenis.
Voorbeeldige vergaderminuten richten zich op beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen en op toezeggingen van de deelnemers. De toezeggingen gaan vergezeld van vervaldata en alle andere details die nodig zijn voor een gedeeld begrip door deelnemers aan de vergadering.
Meeting Minutes als een historisch document
Als historisch document zijn ze ook nuttig voor het documenteren van de belangrijkste ideeën of discussies die hebben geleid tot het nemen van een beslissing. Bijvoorbeeld, het beantwoorden van vragen later wanneer een teamlid zegt: "wat we ook dachten, toen we dit doel kozen."
Effectieve vergadernotulen geven de vijf alternatieven weer die het team heeft besproken en de belangrijkste reden waarom er een is geselecteerd over de andere beschikbare paden.
Effectieve vergaderminuten voor de typische zakelijke bijeenkomst hoeven niet elke discussie te registreren.
Ze hoeven ook niet te zeggen wie wat zei. Ook moeten ze niet documenteren wat elke deelnemer in detail zegt. In het gegeven voorbeeld vat een effectieve notulist de discussie samen in plaats van elk woord op te schrijven.
(Erken dat deze regel anders is voor andere soorten vergaderingen in situaties als juridische actie, rechtszittingen, enzovoort.
Deze minuten vereisen een exacte registratie van het gesprek en de uitspraken.) Maar uw typische vergadering op de werkvloer niet.
Wanneer en hoe de notulen te delen
Idealiter worden de vergadernotulen elektronisch verspreid aan de deelnemers aan de vergadering aan het einde van de vergadering. Door dit te doen, hebben de deelnemers onmiddellijk bericht van hun verplichtingen en deadlines. Als dit niet mogelijk is (de notulist wil bijvoorbeeld fouten opruimen) moet de notulist de notulen binnen 24 uur na de vergadering verspreiden.
De notulen dienen ter herinnering aan de toezeggingen die teamleden tijdens de vergadering hebben gedaan. Ze helpen deelnemers hun vergaderverplichtingen over te dragen naar hun agenda's en om lijsten te maken. Ze dienen als herinnering aan elk item dat deelnemers moet bereiken voorafgaand aan de volgende vergadering.
(Dit kan een van de belangrijkste problemen bij vergaderingen elimineren, in het algemeen: tijdens de vergadering informatie doorgeven zodat deelnemers de vergadering doorbrengen in plaats van te communiceren.) Is interactie niet het punt van een vergadering? Voor al het andere heb je tools zoals e-mail en Yammer.
U wilt de notulen van uw vorige vergadering aan het begin van de volgende vergadering bekijken, zodat mensen deze kunnen controleren op juistheid en de volgende stappen.
Vergaderminuten zijn een effectieve bijdrager voor succesvolle vergaderingen wanneer er op gepaste wijze notulen worden geschreven en tijdig worden verspreid. Dit is met name het geval wanneer een team sterke normen heeft opgesteld die zijn bedrijfssucces ondersteunen .
Hoe gaan organisaties om met vergaderminuten?
Van cruciaal belang voor het succes van een vergadering , de notulist of recorder documenteert de vergadering voor deelnemers, geschiedenis en werknemers die moeten weten wat er op de vergadering gebeurde. Zonder volledige notulen zijn de kansen op succes van de vergadering kleiner.
De medewerker die de notulen maakt, is meestal een lid van het team en neemt de aantekeningen tijdens het deelnemen aan de vergadering. In vergaderingen met juridische of overheidsgerelateerde procedures, vertakkingen of vereisten zoals hoorzittingen, vereiste vergaderingen van bedrijfsdirecties of verklaringen, neemt een niet-deelnemend individu de officiële notulen en registreert vaak de procedure.
De medewerker die de minuten noteert, moet een oor voor detail hebben om accuraat te kunnen noteren. De werknemer moet ook effectief multitasken om deel te nemen aan de vergadering tijdens het opnemen van de minuten.
In sommige vergaderingen neemt dezelfde medewerker de notulen op elke vergadering. In anderen gaat de rol van minuutnemer van medewerker naar medewerker over. Net als het ontmoeten van leiderschap , bouwt de rol van de notulist leiderschap , communicatie en effectieve leiderschapsvaardigheden voor ontmoeting op.
Wat zijn de vereisten voor een vergadering Minuten Opmerking Taker?
De vereisten voor de recorder of notulist omvatten:
- Leg nauwkeurig vast welke beslissingen, toezeggingen en belangrijke discussiepunten tijdens een vergadering zijn genomen.
- Leg de actie-items vast die voldoen aan de toegewijde leden, samen met de vervaldatum die de leden willen naleven. Actie-items hebben een naam als bijlage, maar de algemene discussie geeft niet aan wie wat zei op informele vergaderingen op de werkplek.
- Bekijk de belangrijkste beslissingen en de toewijzingen of vrijwillige verbintenissen en actiepunten aan het einde van de vergadering, zodat de deelnemers de gebeurtenissen en toezeggingen kunnen bekijken en afspreken voordat ze de vergadering verlaten.
- De leider van de vergadering kan de notulist verzoeken de discussie periodiek tijdens een vergadering samen te vatten.
- In een doorlopende reeks vergaderingen neemt de notulist even de tijd om de vergadernotulen aan het begin van de volgende vergadering te bekijken. De aanwezige werknemers kunnen in de notulen iets toevoegen of corrigeren waar zij het niet mee eens zijn.
- Het verspreiden van een kopie van de notulen binnen 24 uur na de vergadering is al jaren de standaardaanbeveling van vergaderfacilitators . Nu heeft de recorder echter waarschijnlijk de minuten op een elektronisch apparaat zoals een laptop of iPad genomen. De notulist zou dus de vergadernotities moeten distribueren na een korte bespreking van de spelling, grammatica en duidelijkheid - vaak op of binnen enkele minuten na de vergadering.
De recorder is een rol die een vergadering moet hebben om ervoor te zorgen dat de resultaten van een vergadering door de deelnemers worden gecommuniceerd en opgevolgd. Zonder de aantekeningen moeten de deelnemers vertrouwen op de herinnering van de andere deelnemers. Gegarandeerd, dit is geen goed plan.
De documentatie van de notulist van een vergadering is noodzakelijk voor het succes van een vergadering, net zoals documentatie nodig is om de prestaties van de medewerker te verbeteren.