Gebruik Facilitering om vergaderingen productiever te maken
De hoofdrol van een facilitator is het toevoegen van waarde aan een groepsplanningssessie of vergadering door de groep op de taak te houden en samen in dezelfde richting te bewegen.
De facilitator zorgt er ook voor dat elk groepslid aan de vergadering deelneemt.
Groepsverbetering
Het faciliteren van groepen of teams wordt verzorgd door interne medewerkers of externe consultants met ervaring in:
- Inhoud en informatie presenteren,
- Het ontwerpen en formuleren van een proces dat een groep helpt zijn doelen te bereiken,
- Het bieden van een geschikte structuur voor een vergadering , training, teambuildingsessie of een ander werkevenement, zodat de missie van de groep in de sessie wordt volbracht,
- Bevordering van gedeelde verantwoordelijkheid voor de uitkomst van de vergadering, en
- Voorstellen van deelnemers de antwoorden op vragen en oplossingen voor problemen.
Individuele facilitering
Wanneer individuen deelnemen aan het proces, komt dit meestal doordat twee of meer werknemers conflicten , meningsverschillen hebben, wederzijdse doelen moeten stellen of het nodig is om een project, proces of ervaring te debriefen. Een ervaren facilitator kan de structuur, inhoud en het proces bieden die de individuele werknemers nodig hebben om tot een voor beide partijen bevredigende oplossing voor hun problemen te komen.
Kenmerken van individuen die faciliteren
Facilitatie is een geleerde vaardigheid die het meest vanzelfsprekend is voor individuen die kenmerken vertonen zoals:
- Sterke groepsleiderschapsvaardigheden,
- Grondige kennis van groepsprocessen en -structuren,
- Kennis van groeps- en interpersoonlijke dynamieken en inzicht in verbale en non-verbale communicatie ,
- Het vermogen om op een creatieve manier inhoud voor training en teambuilding te presenteren op een manier die deelname van deelnemers aan sessies stimuleert,
- Empathie voor mensen en hun situaties,
- Krachtige luister- en communicatievaardigheden, en
- Het vermogen om groepsinterventies en gebeurtenissen te structureren om de gewenste resultaten voor de groep te produceren.
Onder leiding van een ervaren facilitator kunnen vergaderingen, teambuilding sessies en trainingslessen resultaten bereiken die niet mogelijk zijn zonder een leider. Dat komt omdat teamdeelnemers in een groep vaak de vaardigheden, toestemming en ondersteuning missen die nodig zijn om hun eigen werkprocessen effectief te faciliteren.
Concurrerende gesprekken vermijden in vergaderingen
Het is vaak moeilijk om effectieve werkrelaties te hebben met mensen op het werk. Hier komt faciliteren goed van pas. Effectieve groepsfacilitering tijdens vergaderingen beheert de interactie van moeilijke mensen die concurrerende gesprekken voeren.
Off-topic gesprekken tussen twee of meer leden van de vergadering verspillen tijd, remmen de voortgang van de groep en beperken de bijdragen van individuen aan het team als geheel. Bovendien nemen concurrerende gesprekken in verschillende kleine groepen, zelfs als ze on-topic zijn, teamleden de inzichten over die de leden van het team bespreken.
Dit resulteert uiteindelijk in beperkte ideeën die tijdens vergaderingen worden geproduceerd.
Of u nu de gespreksleider, een manager of een groepslid bent, u kunt de volgende ideeën gebruiken om de groep weer bij elkaar te brengen als groepsleden meer dan één discussie tegelijk houden.
Concurrerende gesprekken beheren
- Gebruik non-verbale communicatie: bekijk de deelnemers gestaag. Verhoog uw wenkbrauwen terwijl u kijkt of zwaai naar de deelnemers. Stop de persoon die de vloer heeft gedurende een minuut terwijl de andere deelnemers weer deel uitmaken van de groep. Wees niet bang om dit te doen - het is onderdeel van de taak van een manager of teamleider om vergaderingen te controleren.
- Stel een vraag: Roep een van de groepsleden op die deelnemen aan het concurrerende gesprek. Geef een korte samenvatting van de discussie die tijdens de vergadering als geheel is gehouden en vraag om zijn of haar mening. Vraag hem of haar om hun ideeën te delen met de rest van de mensen in de vergadering .
Zeg: "Ik geloof dat we allemaal geïnteresseerd zijn in uw mening over deze kwestie, Kerry." Dit kan een beetje ongemakkelijk voor je zijn, maar het dient twee doelen: het brengt het side-conversatie in het hoofdgesprek en laat iedereen weten dat het gedrag niet is toegestaan.
- Verbaal tussenbeide: vraag direct de groepsleden die deelnemen aan het concurrerende gesprek om opnieuw deel te nemen aan de groepsdiscussie, zonder sarcasme of woede te gebruiken. Zeg: "Ik ben bang dat we goede ideeën missen als iedereen tegelijk spreekt, ik weet dat ik niet al deze gedachten kan bijhouden." Over het algemeen is het beter om deze tactiek te gebruiken als een tweede of derde poging mensen binnen te halen. Het is direct en zeer effectief, maar kan teamleden in verlegenheid brengen.
- Breng een groepsignaal tot stand: het groepssignaal herinnert de deelnemers eraan om één discussie tegelijk te houden . Een signaal dat effectief werkt, is om een non-verbale time-outteken te maken gevolgd door een wijsvinger omhoog te houden om één vergadering aan te geven. Als er een goede relatie bestaat tussen teamleden, kan een grap ook een effectief hulpmiddel zijn. Probeer zoiets als: "Hé, John en Jane, stop met proberen je wereldovername te plannen en kom terug naar de vergadering."
Een laatste woord over het voeren van gesprekken in vergaderingen
Mensen brengen een groot deel van hun werkweek door tijdens zakelijke bijeenkomsten. Het is uw verantwoordelijkheid als manager of leidinggevende om ervoor te zorgen dat werknemers goed gebruik maken van hun tijd. Effectief vergaderbeheer behoudt hun tijd en door het beheersen van nevengesprekken kunt u ervoor zorgen dat de vergadering on-topic blijft en kwalitatief goed werk oplevert.