Je voorbereiding bepaalt of je je gewenste resultaten zult bereiken
In combinatie met vergadermomenten , de documentatie die deelnemers na een vergadering ontvangen, is de agenda het plan voor de vergadering en de gerapporteerde follow-up voor de vorige vergadering.
Wanneer u een agenda voor een vergadering ontwikkelt die niet regelmatig wordt gepland, helpen de volgende stappen u. Verderop in dit artikel ziet u een agendasjabloon voor een regelmatig geplande vergadering. De twee typen vergaderingen delen vergelijkbare agendapunten, maar zijn niet precies hetzelfde.
Een vergaderagenda ontwikkelen
Bepaal eerst of andere werknemers nodig zijn om u te helpen bij het plannen van de vergadering. Bepaal vervolgens wat u wilt bereiken door de vergadering te houden. Stel uitvoerbare doelen vast voor uw vergadering . De doelen die u stelt, zullen het kader vormen voor een effectief vergaderplan . Zorg ervoor dat u niet meer hebt gepland dan redelijkerwijs mogelijk is binnen het tijdsbestek van uw vergadering.
Zoals Stephen Covey zei in de 'Zeven gewoonten van zeer effectieve mensen', 'Begin met het einde in het achterhoofd'. Uw doel voor de vergadering bepaalt de focus van de vergadering, de vergaderagenda en de deelnemers aan de vergadering.
Een agenda opstellen is een plan maken voor de vergadering.
U begint met het hoofddoel of doel dat u probeert te bereiken door de vergadering te houden. Nadat u uw doel hebt bepaald, moet u bepalen of u de hulp van extra werknemers nodig heeft om uw agenda te plannen. Zo ja, nodig ze dan uit om met u mee te doen aan het maken van uw agenda, meestal per e-mail of sms, zodat er geen behoefte is aan een extra vergadering.
Beslissingen om te maken terwijl u uw vergaderagenda ontwikkelt
Nadat u uw algemene doel hebt bepaald, moet u of uw team de volgende beslissingen nemen. Naast het doel of doel van de vergadering, staat elk van deze items op de agenda van de vergadering.
- Nodige deelnemers voor de daadwerkelijke vergadering,
- De items die discussie of actie vereisen die zullen leiden tot de verwezenlijking van het doel of doel,
- De hoeveelheid tijd die u verwacht voor de groep zal nodig zijn voor de bespreking van elk item,
- Een datum en tijd voor de vergadering,
- Een geschikte locatie, die alle deelnemers comfortabel zal houden, voor de vergadering,
- Pre-werk voor de vergadering. Dit omvat het lezen, documentatie , gegevens, vergadermomenten van een eerdere vergadering of een andere voorbereiding die uw daadwerkelijke vergadering succesvol zal maken. Deze voorbereiding moet worden toegevoegd aan de kennisgeving van de vergadering en de agenda wanneer u deze verspreidt naar uitgenodigde deelnemers.
Naast de bovenstaande beslissingsitems, moeten standaardvergaderingen op de agenda ook het volgende bevatten:
- Bekijk het doel, de agenda en de verwachte resultaten en het product van de vergadering.
- Bekijk de notulen van de vorige vergadering.
- Evalueer de voortgang van de deelnemers over toezeggingen en actie-items die tijdens de vorige vergadering zijn gemaakt.
- De notulist of leider moet de toezeggingen van de deelnemers tijdens de huidige vergadering als een definitief agendapunt beschouwen.
Bepaal wie moet deelnemen om uw vergaderagenda te volbrengen
Zodra u hebt besloten dat een vergadering nodig is om uw doel te bereiken, moet u de lijst met deelnemers ontwikkelen.
Niet elke medewerker kan of zou moeten deelnemen aan elke vergadering, maar het uitnodigen van de juiste deelnemers zal uw kans op succes vergroten.
Hoe de deelnemers te identificeren die nodig zijn om uw vergaderagenda te bereiken
Bepaal uw deelnemers voor een eenmalige of korte reeks vergaderingen of voor een regelmatig geplande of lopende vergadering door uzelf vragen te stellen zoals het volgende.
- Wie moet de oplossing bezitten die de groep ontwikkelt?
- Wie is de eigenaar van het proces dat de groep bespreekt?
- Wie moet de informatie kennen die u verspreidt?
- Wie kan gegevens en feiten verstrekken om de besluitvorming te begeleiden?
- Wie heeft ervaring of expertise om te delen met de groep?
- Wie moet de implementatie van oplossingen of taken ondersteunen?
- Wie moet toestemming of middelen verstrekken om het resultaat van de vergadering te bereiken?
- Wie kan zich verzetten tegen de implementatie van oplossingen of aanwijzingen?
Heeft u een vergaderagenda nodig voor regelmatig geplande vergaderingen?
Niet elke vergadering heeft een speciaal ontwikkelde agenda nodig. De meeste werknemers hebben regelmatig geplande vergaderingen voor hun afdelingen of werkgroepen. Je hebt ook teams en projecten waaraan je deelneemt.
Voor een doorlopend project is misschien geen nieuw ontwikkelde agenda voor elke vergadering vereist, maar uw team kan goed worden bediend door een standaardaanpak voor uw vergadering te hanteren.
De reguliere personeelsvergadering is verdeeld in drie segmenten waarvoor elk standaard agendapunten heeft: Informatieitems, Actie-items en Forward Planning.
Onderdelen van een vergaderagenda voor regelmatig geplande vergaderingen
Informatieve items
Schrijf agenda-items op die informatief zijn voor elke vergadering. De manager werkt de groep bijvoorbeeld bij over de uitkomsten van de vergadering van het senior management.
Actie-items
Plaats op de agenda alle items waarvan u verwacht dat de groep deze op elke reguliere geplande vergadering zal bekijken. Bijvoorbeeld prestaties naar budget voor de periode en de identificatie van kostenbesparingen en voortdurende verbeteringen die de groep van plan is te bereiken.
Vooruit plannen
Plaats op de agenda alle items die de groep wil plannen of van tevoren voorbereiden. Bijvoorbeeld de kortetermijndoelen voor de volgende maand of de behoefte aan collega-assistentie bij aankomende opdrachten.
Als u deze richtlijnen volgt wanneer u uw vergaderagenda ontwikkelt, vergroot u de kans dat uw vergadering resultaten oplevert.
Voorbeeldvergaderingsagenda voor een regelmatig geplande vergadering
Gebruik deze voorbeeldagenda voor een regelmatig geplande vergadering om ervoor te zorgen dat uw vergadering de resultaten oplevert die u zoekt.
- Opwarming en groeten. Overweeg een korte ijsbreker, afhankelijk van hoe vaak de groep samenkomt.
- Bekijk het doel, de agenda en de verwachte resultaten en het product van de vergadering.
- Bekijk de notulen van de vorige vergadering.
- Zorg voor passende afdelings- en bedrijfsinformatie die het team nodig heeft.
- Evalueer de voortgang van actie-items, actieplannen en engagementen. Bekijk de voortgang van de groep op doelen.
- Bespreken en beslissingen nemen over de agendapunten voor deze vergadering.
- Identificeer de volgende stappen.
- Identificeer het doel, de uitkomst en de agenda voor de volgende vergadering.
- Aan het einde van de vergadering moet de notulist de toezeggingen nakijken die mensen tijdens de vergadering hebben gedaan.
- Identificeer eventuele hulp van mensen die niet in de groep zitten en wijs deelnemers toe om contact te maken.
- Bepaal wie buiten de deelnemers van de vergadering moet weten wat en beslis hoe u de communicatie wilt uitvoeren.
- Verstuur notulen binnen 24 uur na de vergadering of onmiddellijk als de notulist de aantekeningen elektronisch heeft gemaakt (de norm).
Meer gerelateerd aan effectieve vergaderingen houden