U kunt een vergadering plannen, leiden en beheren om resultaten te produceren
Als u een van deze mogelijkheden voor vergaderbeheer verwaarloost, zullen uw vergaderingen en teams niet de vruchten dragen die u wenst vanaf het moment dat u investeert. Neem deze twaalf tips voor vergaderingbeheer om uw deelnemers te begeleiden om verwachte, positieve en constructieve resultaten te bereiken.
Wat te doen voor de vergadering om effectieve vergaderingen te garanderen
Acties vóór de vergadering vormen de basis voor het bereiken van vergaderresultaten. U kunt alle benodigde follow-ups doen, maar zonder een effectief vergaderingsplan om te beginnen, zullen uw resultaten u teleurstellen. Deze tips helpen u bij het plannen en implementeren van de vergadering.
Plan de vergadering
Effectieve vergaderingen die resultaten opleveren beginnen met het ontmoeten van de planning. Bepaal eerst of andere werknemers nodig zijn om u te helpen bij het plannen van de vergadering. Bepaal vervolgens wat u wilt bereiken door de vergadering te houden. Stel uitvoerbare doelen vast voor uw vergadering.
De doelen die u stelt, zullen het kader vormen voor een effectief vergaderplan. Zoals Stephen Covey zegt in de Zeven Gewoonten van Zeer Effectieve Mensen , "Begin met het einde in gedachten". Het doel van uw vergadering bepaalt de focus van de vergadering, de vergaderagenda en de deelnemers aan de vergadering die u nodig hebt om het doel te bereiken.
Zorg ervoor dat u een vergadering nodig heeft
Nadat u uw vergaderplan hebt ontwikkeld, moet u ervoor zorgen dat een vergadering een geschikt middel is om de gestelde doelen te bereiken. Het plannen en houden van een vergadering is duur wanneer u verantwoording aflegt voor de tijd van de aanwezigen, dus probeer ervoor te zorgen dat een vergadering de beste gelegenheid is om het probleem op te lossen, het proces te verbeteren of een doorlopend plan te maken.
Misschien vindt u dat u de vergaderdoelen kunt bereiken met een e-mailbespreking of door informatie te verspreiden en aan te vragen via de bedrijfsnieuwsbrief. Zorg ervoor dat de vergadering nodig is en niet alleen maar handiger voor u - u zult betere resultaten krijgen van uw deelnemers aan de vergadering als u echt op de hoogte bent van hun behoeften.
Zorg voor een juiste deelname aan de vergadering
Als een vergadering het juiste middel is om uw doelen te bereiken , neem dan contact op met de deelnemers die de vergadering moeten bijwonen om te slagen. De benodigde aanwezigen moeten beschikbaar zijn om de vergadering bij te wonen.
Stel de vergadering uit in plaats van een vergadering te houden zonder kritieke personeelsleden. Als een afgevaardigde aanwezig is in de plaats van een cruciale beslisser, moet het aangewezen personeelslid de autoriteit hebben om beslissingen te nemen of de vergadering uit te stellen.
Verspreid en bekijk Pre-Work voorafgaand aan de vergadering
Hoeveel vergaderingen heb je bijgewoond die begonnen met de facilitator van de vergadering die een stapel hand-outs uitdeelde of een Microsoft PowerPoint-dia projecteerde voor discussie? Frustrerend? Zeker weten. De vergadering wordt een groepsinzezen, nauwelijks productief voor het bereiken van doelen.
Wanneer de vermelde doelen voor het houden van een vergadering zijn besluitvorming en het beantwoorden van vragen, is een groepsinlezing een beschamende verspilling van de tijd van mensen.
U kunt vergaderingen het meest productief maken en resultaten garanderen door voorafgaand aan de vergadering de nodige voorbereidende werkzaamheden te verrichten. Pre-work, grafieken, grafieken en leesmateriaal bieden 48 uur vóór een vergadering invloed op het succes van vergaderingen. Hoe meer voorbereidingstijd u toewijst, hoe beter voorbereidde mensen zullen zijn voor uw vergadering.
Documentatie die u zal helpen de vergaderdoelen te bereiken, kan rapporten bevatten; gegevens, grafieken en koppelingen naar concurrerende informatie, verkoopmaand-tot-datum en productieplannen; Microsoft PowerPoint-dia's die belangrijke discussiepunten illustreren; en vergaderminuten , notities en follow-up van eerdere of gerelateerde vergaderingen en projecten.
Pre-werk, zelfs alleen links om te volgen om de informatie te lezen, tijdig verspreid, met de serieuze verwachting dat deelnemers het pre-werk vóór de vergadering zullen lezen, helpt ervoor te zorgen dat uw vergadering slaagt.
Tijdens de vergadering om effectieve vergaderingen te garanderen
Effectief gebruik van vergadertijd bouwt enthousiasme op voor het onderwerp. Het genereert betrokkenheid en een gevoel van voldoening van de deelnemers. Mensen voelen zich onderdeel van iets dat groter is dan hun dagelijkse uitdagingen. Daarom zal een goed gefaciliteerde, actieve vergadering die het stadium voor follow-up vormt, vergaderresultaten opleveren.
Effectieve vergaderfacilitering
De leider van de vergadering geeft een positieve, productieve toon aan de interactie tussen de deelnemers aan de vergadering. Effectieve vergaderfacilitering begint met een beoordeling van de doelen, of verwachte resultaten, en de agenda. De facilitator helpt groepsleden geconcentreerd en productief te blijven.
Ontmoeting en de agenda vormden het raamwerk voor de bijeenkomst. Een effectieve facilitator, die de deelnemers op het goede spoor houdt, zorgt ervoor dat de verwachte, gewenste resultaten van de vergadering worden bereikt.
Gebruik het Pre-Work in de vergadering
Gebruik of verwijs naar het voorwerk en andere informatie die voorafgaand aan de vergadering tijdens de vergadering is verstrekt. U versterkt de behoefte van deelnemers om de tijd die zij nodig hebben vooraf door te brengen om materiaal te beoordelen dat een integraal onderdeel is van het bereiken van de gewenste resultaten.
Uw deelnemers bereiden zich voor op het bijwonen van uw vergaderingen en uw resultaten getuigen van een solide voorbereiding en leiderschap . Niemand wil onvoorbereid, ongeïnteresseerd of niet bijdragen in de ogen van een teamgenoot.
Betrek elke deelnemer bij acties
Elke werkgroep heeft verschillende persoonlijkheden die op vergaderingen verschijnen. Je hebt stille collega's en mensen die elk platform proberen te domineren. Of het nu gaat om het faciliteren of bijwonen van de vergadering, u moet elke deelnemer betrekken bij het behalen van de vergaderdoelen.
Dit zorgt ervoor dat elke deelnemer wordt geïnvesteerd in het onderwerp van de vergadering en in de follow-up. Je zult meer resultaten behalen met het hele team dat trekt dan met een dominante stafmedewerker die probeert iedereen de heuvel op te duwen.
Maak een effectief follow-upplan voor vergaderingen
Maak tijdens de vergadering een vervolgplan met actie-items. Effectieve plannen omvatten het volgende.
- Het specifieke actiepunt,
- de naam van de persoon die zich heeft gecommitteerd aan het "bezitten" van de uitvoering van het actie-item,
- de vervaldatum van het actie-item, en
- een overeenkomst over wat de voltooiing van het actiepunt is.
Bespreek real-life scenario's en succesbelemmeringen die teamleden kunnen ervaren terwijl ze proberen de items te bereiken die de vereiste resultaten opleveren. Stel een tijdstip in voor uw volgende vergadering, indien nodig, terwijl de deelnemers aanwezig zijn.
Na de vergadering om effectieve vergaderingen te verzekeren
Acties en planning voor en tijdens de vergadering spelen een grote rol bij het helpen bereiken van verwachte, positieve en constructieve resultaten. Uw acties na de vergadering zijn net zo cruciaal. Follow-up op de volgende geplande vergadering is nooit voldoende om te zorgen voor resultaten.
Vergaderminuten publiceren
Begin met het publiceren van je notulen en actieplan binnen 24 uur. Mensen zullen het meest effectief bijdragen aan resultaten als ze meteen aan actie-items beginnen. Ze hebben nog steeds een nieuwe herinnering aan de bijeenkomst, de discussie en de reden voor de gekozen richting.
Ze blijven enthousiast en staan klaar om aan de slag te gaan. Een vertraging in de verdeling van de minuten zal uw resultaten schaden, omdat de meeste mensen wachten op de minuten voordat ze hun toezeggingen beginnen aan te pakken.
Effectieve vergadering Follow-up
Het respecteren en observeren van deadlines en follow-up zal u helpen resultaten te behalen uit uw vergaderingen. De deadline werd vastgesteld tijdens de vergadering. Na de vergadering moet elke persoon met een actie-item ook een plan maken voor zijn persoonlijke voldoening van zijn inzet.
Of ze nu de stappen in hun planner schrijven, de taken aan een ander personeelslid delegeren, of gewoon de taak voltooien, het individu is verantwoordelijk voor de follow-up.
Dat geldt ook voor de vergaderplanner. U kunt de vergaderresultaten verbeteren door contact op te nemen met elke persoon met een actie-item halverwege tussen vergaderingen. Uw doel is om de voortgang te controleren en ervoor te zorgen dat taken aan de gang zijn. Onthoud dat wat u vraagt, wordt voltooid.
Verantwoording voor de follow-up tijdens de volgende vergadering
Heb je ooit in een vervolgvergadering gezeten die bestond uit het feit dat elke deelnemer de groep vertelde waarom ze hun engagement niet konden volbrengen? Het resultaat is betreurenswaardig. Het vaststellen van de norm of gewoonte van verantwoording voor resultaten begint al vroeg in uw vergadercyclus.
Follow-up door de facilitator halverwege ontmoetingen helpt, maar de groep moet nalaten om de toezeggingen onaanvaardbaar te houden . Verslag over de voortgang en de resultaten tijdens de volgende vergadering en verwacht dat alles is volbracht. Of controleer de voortgang op de volgende vergadering en als er een echte wegversperring is om verder te gaan, bepaal dan hoe verder te gaan.
Verslag het vergaderproces voor continue verbetering
De praktijk van het debriefen van elke vergadering is een krachtig hulpmiddel voor continue verbetering. Deelnemers bespreken om de beurt wat effectief of ineffectief was met betrekking tot het huidige vergaderproces. Ze bespreken ook de voortgang die ze volgens de groep maken over het onderwerp waarvoor de vergadering werd gehouden.
Door voortdurende verbetering naar een ander niveau, analyseren succesvolle teams hun gehele project en bepalen ze hoe effectief ze erin geslaagd zijn om resultaten te creëren. Toekomstige vergaderingen weerspiegelen de evaluatie. Vergaderingen evolueren als een nog effectievere tool voor het maken van organisatieresultaten.
Conclusie
Resultaten zijn haalbaar en voorspelbaar door goed geplande en geïmplementeerde vergaderingen. Volg deze twaalf aanbevelingen om ervoor te zorgen dat deelnemers aan vergaderingen verwachte, positieve en constructieve resultaten behalen vanaf het moment dat ze in vergaderingen investeren. Uw organisatie zal uw prestatie belonen en uw collega's zullen van u houden wanneer u deze effectieve vergadertips gebruikt.