Tips om te weten wanneer, waarom, hoe en wat te documenteren in prestaties van medewerkers
Documentatie is essentieel voor managers en HR-medewerkers, omdat u serieus moet proberen alle gebeurtenissen in de arbeidsverleden van uw werknemers te registreren, zowel positieve als negatieve prestaties.
Dit is de reden waarom managers en HR-medewerkers alle gebeurtenissen zorgvuldig willen documenteren.
Waarom documenteren?
- Documentatie levert bewijs dat prestatieproblemen op een tijdige en beknopte manier met de werknemer zijn besproken .
- Documentatie biedt een geschiedenis van de verbetering of verbetering van de prestaties door de werknemer in de loop van de tijd. Het is chronologisch en een nauwkeurige beschrijving van de acties van de medewerker, de acties van de manager en de gebeurtenissen die zich voordoen.
- Documentatie levert bewijs dat managementbeslissingen ondersteunt om ongunstige actie te ondernemen, zoals discipline of beëindiging met een medewerker.
- Documentatie biedt het bewijs dat een werknemer een beschikbare promotie of mogelijkheid verdient ten opzichte van andere werknemers die ook in aanmerking komen.
- Documentatie levert bewijsmateriaal op om salarisverhogingen , -verlagingen of waarom een werknemer geen verhoging ontving te rechtvaardigen.
- In het geval van een rechtszaak beschermt volledige en grondige documentatie de belangen van een werkgever. De documentatie kan de acties van het management ondersteunen om een niet-succesvolle werknemer te beëindigen . Het kan ook bewijzen dat de werknemer werd beëindigd om redenen die legaal zijn in tegenstelling tot anderen , zoals illegale discriminatie .
Wat te documenteren
Managers moeten de prestaties van medewerkers documenteren, zowel positieve bijdragen als prestatiefouten. Ze moeten precies documenteren wat de werknemer heeft gedaan en gezegd en wat de manager deed en zei in antwoord tijdens de vergadering of het gesprek.
U moet alle gemaakte afspraken tijdens het gesprek, gestelde doelen , vereiste en verwachte verbeteringen en de tijdlijn voor verbetering documenteren.
Documentatie moet ook verplichtingen bevatten die de manager maakt om de medewerker te helpen.
Hoe te documenteren
Documentatie moet worden geschreven tijdens of direct na de vergadering of het gesprek met de medewerker. U mag nooit het schrijven van het gesprek missen op de dag dat het daadwerkelijk plaatsvond. Het wachten tot later beïnvloedt de kwaliteit van de documentatie omdat deze op het geheugen is gebaseerd.
Een van de ergste fouten die managers maken, is te geloven dat ze een geschiedenis van medewerkersbegeleiding kunnen reconstrueren als dat nodig is. Geen enkele HR-persoon die ervaring heeft met fatsoenlijke, tijdige documentatie wordt ooit voor de gek gehouden door een gereconstrueerd archief. Managers die vanuit het geheugen reconstrueren, brengen onnodig en onaanvaardbaar risico voor hun bedrijf met zich mee, omdat een verzonnen geschiedenis niet zal standhouden in een mogelijk proces.
U hebt uw documentatie nodig om er professioneel, netjes en georganiseerd uit te zien. Schrijf documentatie alsof u over de geschiedenis praat met een derde partij. U weet nooit wie uw documentatie op een dag zal lezen, dus zorg ervoor dat dit uw professionaliteit weerspiegelt. (Achterkant van een servetje, envelop of plakbriefje kwalificeert zich niet als professionele documentatie.)
Uw documentatie moet naar de nieuwe manager van een medewerker gaan als de werknemer een nieuwe baan krijgt - of u doet - in uw organisatie.
Ter nagedachtenis en om de nieuwe manager van de werknemer te informeren, moet u de naam en titel van de werknemer, uw naam en titel en de volledige datum op elk document vermelden.
Schrijf documentatie die feitelijk, eerlijk, legaal, objectief, volledig en consistent is. Voorkom meningen (Mike is slordig, Alice is lui, Tom liegt tegen me.), Schelden, redactioneel werken (John is een eikel, Mark heeft een houdingsprobleem.), En labelen (Mary is onverantwoordelijk George is geen team speler.).
Probeer niet ook het gedrag van de werknemer te interpreteren. (Marsha moet deze opdracht niet leuk vinden.) Paula lijkt in haar hoofd te zitten.) Minimaliseer je gebruik van beschrijvende woorden zoals bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden (langzaam, slordig, ongelukkig, humeurig, onbeleefd). Vermeld het specifieke gedrag en de acties van de werknemer, niet uw mening of interpretatie ervan.
Wat documentatie nodig heeft, is een nauwkeurige registratie van het gesprek. Blijf bij de feiten en schrijf op wat u zei en wat de werknemer zei. Zorg ervoor dat uw documentatie ondubbelzinnig is en dat de feiten recht worden. (In elke mogelijke juridische situatie maken fouten in een van de gedocumenteerde gebeurtenissen alle documentatie verdacht.)
Documenteer tot slot alle overeenkomsten, toezeggingen, tijdlijnen, benodigde verbeteringen, check-in-punten en andere details die uit het geheugen kunnen glippen. Zorg ervoor dat u een datum en tijd instelt voor deadlines en deadlines, zodat er geen misverstanden optreden.
Ken het documentatiebeleid van uw HR-afdeling, dat u zal vertellen welke documentatie moet worden geplaatst in het personeelsdossier van de medewerker. Documentatie van disciplinaire maatregelen moet zeker worden opgenomen.
Locatie van medewerkersdocumentatie
Aangezien documentatie over werknemers vertrouwelijk en privé is voor de werknemer, moet u ervoor zorgen dat alle documentatie vertrouwelijk blijft voor de manager, HR en mogelijk de volgende manager van de medewerker. Daarom wordt het niet aanbevolen om documentatie op een gedeeld computerstation te plaatsen. Handgeschreven documentatie en de gedrukte documentatie van een manager kunnen het beste bewaard worden in een afgesloten opslag.
Als u zich aan deze richtlijnen houdt, wanneer u naar HR gaat om hulp te vragen bij het disciplineren, beëindigen of overbrengen van een medewerker naar een baan met een betere potentiële fit , helpt HR u het probleem op te lossen of de situatie te verbeteren. Wanneer HR je vertelt te documenteren, documenteren of documenteren of ze kunnen je niet helpen, dan heb je al je bases gedekt.
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.