Of het nu gaat om een functioneringsgesprek , een salarisbijstellingsvergadering of de implementatie van een prestatieverbeteringsplan (PIP) , deze tips helpen u de vergadering met meer zelfvertrouwen te leiden.
Deze tips zijn van toepassing op uw dagelijkse gesprekken met werknemers. Ze zijn ook van cruciaal belang in uw periodieke, formele vergaderingen met werknemers om werkdoelen en prestaties te bespreken. Deze tien tips helpen u om beoordelingen van uw prestaties positief en motiverend te maken. Ze zullen verbeteren - niet laten leeglopen - uw vermogen om te communiceren met uw rapporterende werknemers.
Performance Review Tips
De werknemer hoort nooit voor het eerst op uw formele prestatiediscovergadering horen over positieve prestaties of prestaties die moeten worden verbeterd, tenzij het nieuwe informatie of inzichten betreft. Effectieve managers bespreken regelmatig positieve en verbeterpunten, zelfs dagelijks of wekelijks. Streef ernaar de inhoud van de bespreking van de prestatiebeoordeling een nadruk op kritieke punten te maken.
In het belang van regelmatige feedback zijn prestatiebeoordelingen geen jaarlijks terugkerend evenement . Kwartaalvergaderingen worden aanbevolen met werknemers.
In een middelgroot bedrijf gebeurt het twee keer per jaar om de taak te plannen en te evalueren. Loopbaanontwikkelingsplanning voor werknemers is ook tweemaal per jaar gepland, dus de werknemer bespreekt zijn of haar baan en carrière, formeel, vier keer per jaar.
Ongeacht de componenten van uw prestatiebeoordelingsproces, de eerste stap is het stellen van doelen .
Het is absoluut noodzakelijk dat de werknemer precies weet wat van zijn of haar prestaties wordt verwacht. Uw periodieke besprekingen over prestaties moeten zich concentreren op deze belangrijke delen van het werk van de werknemer.
U moet dit taakplan documenteren: doelen en verwachtingen in een banenplan of in een format voor werkgelegenheidsverwachtingen , of in het formaat van uw werkgever. Zonder een schriftelijke overeenkomst en een gedeeld beeld van de doelstellingen van de werknemer is succes voor de werknemer onwaarschijnlijk.
Tijdens de voorbereiding en het stellen van doelen, moet u bepalen hoe u de prestaties van de medewerker zult evalueren. Beschrijf precies wat u zoekt van de medewerker en precies hoe u de prestaties beoordeelt. Bespreek met de medewerker haar rol in het evaluatieproces. Als het prestatiebeoordelingsproces van uw organisatie een zelfevaluatie van de medewerker omvat, deel dan het formulier en praat over wat zelfevaluatie inhoudt.
Performance-beoordelingsformaat delen
Zorg ervoor dat u ook het format voor de prestatiesbeoordeling deelt met de medewerker, zodat zij niet verrast is aan het einde van de beoordelingsperiode. Een belangrijk onderdeel van deze evaluatiediscussie is om met de medewerker te delen hoe uw organisatie de prestaties zal beoordelen.
De werknemer moet begrijpen dat als hij doet wat verwacht wordt, hij zal worden beschouwd als een uitvoerende werknemer.
In sommige organisaties die werknemers rangschikken, is dit het equivalent van een drie op een vijfpuntsschaal. Een werknemer moet meer doen dan alleen presteren om als een uitstekende medewerker te worden beschouwd.
Vermijd de hoorns en het halo-effect waarbij alles wat in de vergadering wordt besproken positieve en negatieve recente gebeurtenissen omvat. Recente gebeurtenissen kleuren uw oordeel over de prestaties van de werknemer. In plaats daarvan bent u verantwoordelijk voor het documenteren van positieve gebeurtenissen, zoals voltooide projecten en negatieve gebeurtenissen, zoals een gemiste deadline, gedurende de gehele periode dat de prestatiebeoordeling betrekking heeft.
(In sommige organisaties worden dit kritieke incidentrapporten genoemd.) Vraag de medewerker om hetzelfde te doen zodat u samen een uitgebreid beeld krijgt van de prestaties van de medewerker gedurende de periode waarin uw bespreking betrekking heeft.
Vraag feedback
Vraag om feedback van collega's die nauw met de medewerker hebben samengewerkt. Soms wordt 360-graden feedback genoemd omdat u feedback van de werknemer van zijn baas, collega's en eventuele rapporteurs ontvangt en u de feedback gebruikt om de prestatiegegevens die u aan de medewerker verstrekt, te verbreden.
Begin met informele discussies om feedbackinformatie te krijgen. Overweeg een indeling te ontwikkelen zodat de feedback gemakkelijk te verwerken is en met de manager kan worden gedeeld. Als uw bedrijf een formulier gebruikt dat u vooraf aan de vergadering invult, geeft u de functioneringsgesprek vooraf aan de medewerker door aan de medewerker. Hierdoor kan de werknemer de inhoud verwerken voordat ze de details met u bespreekt. Dit eenvoudige gebaar kan veel emotie en drama uit de vergadering van de prestatiereview verwijderen.
Voorbereiding op een discussie
Bereid je voor op de discussie met de medewerker. Ga nooit zonder een voorbereiding naar een functioneringsgesprek. Als u hem vouwt, mislukken prestatiebeoordelingen. Je mist belangrijke kansen voor feedback en verbetering en de medewerker zal zich niet aangemoedigd voelen over zijn successen. De documentatie die u tijdens de evaluatieperiode hebt bijgehouden, helpt u goed als u zich voorbereidt op de prestatiebeoordeling van een medewerker.
Voer, indien nodig, benaderingen uit met uw personeelszaken, een collega of uw manager. Jot merkt op met de belangrijkste feedbackpunten. Voeg bulletins toe die duidelijk illustreren wat u van plan bent aan de werknemer te doen. Hoe meer u patronen kunt identificeren en voorbeelden kunt geven, hoe beter de medewerker de feedback zal begrijpen en kan opvolgen.
Ontmoeting met een werknemer
Wanneer u de medewerker ontmoet, besteedt u tijd aan de positieve aspecten van zijn of haar prestaties. In de meeste gevallen zou de bespreking van de positieve componenten van de prestaties van de werknemer meer tijd in beslag moeten nemen dan die van de negatieve componenten.
Voor uw bovengemiddelde presterende werknemers en uw uitvoerende werknemers, zou de meerderheid van de discussie moeten bestaan uit positieve feedback en discussie over hoe de medewerker haar prestaties kan blijven verbeteren. De werknemer vindt dit belonend en motiverend.
De prestaties van een medewerker zijn niet volledig negatief. Zo ja, waarom werkt de werknemer dan nog steeds voor uw organisatie? Maar vergeet ook niet de gebieden die verbetering behoeven. Vooral voor een slecht presterende medewerker, spreek direct en maak geen woorden. Als u niet direct bent, begrijpt de werknemer de ernst van de prestatiesituatie niet. Gebruik voorbeelden uit de hele periode die door de prestatiebeoordeling wordt bestreken.
Gesprek is de sleutel tot een productieve prestatievergadering
De geest waarin je dit gesprek benadert, maakt het verschil of het effectief is. Als uw intentie echt is, om de werknemer te helpen verbeteren en u een positieve relatie met de werknemer hebt, is het gesprek eenvoudiger en effectiever.
De werknemer moet erop vertrouwen dat u hem wilt helpen zijn prestaties te verbeteren. Hij moet je horen zeggen dat je vertrouwen hebt in zijn vermogen om te verbeteren. Dit helpt hem te geloven dat hij over het vermogen en de ondersteuning beschikt die nodig zijn om te verbeteren.
Gesprek is het sleutelwoord wanneer u een vergadering voor prestatierevisie definieert. Als u al het gepraat doet of als de vergadering een lezing wordt, is de prestatiebeoordeling minder effectief. De werknemer zal het gevoel hebben dat hij ten onrechte is beledigd en behandeld. Dit is niet hoe je werknemers het gevoel wilt geven wanneer ze hun functioneringsgesprekken verlaten.
U wilt een werknemer die gemotiveerd en enthousiast is over zijn vermogen om te blijven groeien, ontwikkelen en bijdragen. Streef naar functioneringsgesprekken waarbij de medewerker meer dan de helft van de tijd praat. U kunt dit gesprek aanmoedigen door vragen zoals deze te stellen.
- Wat verwacht je de komende tijd het meest uitdagend te zijn voor je doelen voor dit kwartaal?
- Welke ondersteuning kan de afdeling voor u bieden die u zal helpen deze doelen te bereiken?
- Wat zijn uw verwachtingen voor uw prestaties bij ons bedrijf dit jaar?
- Hoe kan ik een betere manager voor je zijn?
- Hoe vaak zou u feedback willen ontvangen?
- Welk schema kunnen we instellen zodat u geen micromanaged voelt, maar ik krijg de feedback die ik nodig heb over uw voortgang met betrekking tot uw doelen?
- Wat zou een nuttige agenda zijn voor onze wekelijkse een-op-een vergaderingen ?
Als u deze tips voor het beoordelen van prestaties ter harte neemt en deze aanbevelingen toepast in uw vergaderingen met prestatiebeoordelingen, ontwikkelt u een belangrijk hulpmiddel voor uw tas met managementhulpmiddelen. De prestatiebeoordeling kan uw relatie met werknemers verbeteren, de prestaties van uw organisatie verbeteren en de communicatie tussen werknemer en manager aanzienlijk verbeteren - een zegen voor klanten en werkrelaties.