Functieomschrijvingen bieden duidelijke richtlijnen en juridische bescherming
Ze vertellen een medewerker waar zijn baan past binnen de algehele afdeling en het totale bedrijf. Ze helpen werknemers van andere afdelingen, die moeten werken met de ingehuurde persoon, de grenzen van de verantwoordelijkheden van de persoon begrijpen.
Ten slotte vormen functiebeschrijvingen een integraal onderdeel van het planningsproces voor prestatieontwikkeling .
Uw doel bij het aannemen is het vinden van de slimste, meest competente, flexibele, betrouwbare en veelzijdige medewerkers die u kunt vinden. Een functiebeschrijving, indien niet bekeken als een rechte jas, helpt uw succesvolle werving op verschillende manieren. Een functieomschrijving:
- zorgt ervoor dat de manager van de functie en eventuele andere werknemers die de taak al uitvoeren overeenstemming bereiken over de verantwoordelijkheden en reikwijdte van de functie,
- helpt Human Resources de kennis, vaardigheden, opleiding, ervaring en capaciteiten te kennen die u zoekt in uw nieuwe medewerker, zodat een effectief wervingsplan wordt geformuleerd,
- informeert kandidaten over de taken en verantwoordelijkheden van de functie waarvoor zij solliciteren;
- informeert medewerkers die meewerken aan het interviewproces over de vragen om kandidaten te vragen en wat u zoekt in de nieuwe werknemer, en
- kan u juridisch beschermen wanneer u kunt aantonen waarom de kandidaat die voor een functie werd geselecteerd, uw meest gekwalificeerde en cultureel meest geschikte aanvrager was.
Stappen in het ontwikkelen van opdrachtbeschrijvingen
Gebruik deze stappen om uw functieomschrijvingen te ontwikkelen.
- Verzamel de juiste mensen voor de taak. De manager naar wie de functie rapporteert, neemt het voortouw bij het ontwikkelen van een functiebeschrijving, maar ook andere werknemers die vergelijkbare functies vervullen, kunnen bijdragen aan de ontwikkeling ervan. Als de positie nieuw is en de huidige werknemers van hun werklast zullen ontlasten, moeten ze bovendien deel uitmaken van de discussie. Een eerste positie? De manager of bedrijfseigenaar kan de functieomschrijving op zichzelf ontwikkelen.
- Voer een functieanalyse uit . U hebt zoveel mogelijk gegevens nodig om een taakomschrijving te ontwikkelen. De functieanalyse kan het volgende omvatten:
- de functieverantwoordelijkheden van huidige werknemers,
- Onderzoek op internet en voorbeeldfunctiebeschrijvingen online of offline, met vergelijkbare banen,
- een analyse van de taken, taken en verantwoordelijkheden die de werknemer moet vervullen om de functie te vervullen,
- onderzoek en delen met andere bedrijven die vergelijkbare banen hebben, en
- articulatie van de belangrijkste resultaten of bijdragen die nodig zijn vanuit de functie.
Hoe meer informatie u kunt verzamelen, hoe eenvoudiger de taak is om de functiebeschrijving te ontwikkelen.
- Schrijf de functiebeschrijving. Uw bedrijf heeft mogelijk een indeling voor functiebeschrijvingen, dus neem contact op met Human Resources . Vaak verwacht echter alle HR een lijst met de verantwoordelijkheden en zij geven er de voorkeur aan het eindformaat te ontwikkelen dat overeenstemt met andere functiebeschrijvingen binnen het bedrijf.
Dit zijn de normale componenten van de functiebeschrijving:
- Algemene positiebeschrijving met algemene vermelde verantwoordelijkheidsgebieden,
- Essentiële functies van het werk beschreven met een paar voorbeelden van elk,
- Vereiste kennis, vaardigheden en vaardigheden,
- Vereiste opleiding en ervaring,
- Een beschrijving van de fysieke eisen, en
- Een beschrijving van de werkomgeving.
Uw bedrijf en uw proces kunnen verschillen, maar deze componenten geven de medewerker duidelijke richting.
- Bekijk de taakomschrijving periodiek om ervoor te zorgen dat deze nauwkeurig weergeeft wat de werknemer aan het doen is en wat uw verwachtingen van de werknemer zijn.
- Gebruik de functieomschrijving als basis voor het ontwikkelingsplan voor werknemers (PDP) De functiebeschrijving van een werknemer is een integraal onderdeel van de ontwikkeling van zijn of haar kwartaalplan voor werknemersontwikkeling .
Een effectieve taakomschrijving vormt een basis zodat een medewerker duidelijk kan begrijpen wat hij of zij persoonlijk moet ontwikkelen en moet bijdragen aan uw organisatie. Ontwikkel functiebeschrijvingen om medewerkers een kompas en duidelijke richting te geven.