Wat is een stakeholdermanagementplan?
Wat zijn belanghebbenden?
Stakeholders kunnen intern en extern zijn in de organisatie.
Voorbeelden van interne belanghebbenden zijn leidinggevenden en bedrijfseenheden, zoals boekhouding en informatietechnologie. Bedrijfseenheden hebben meestal vertegenwoordigers in het projectteam. Externe belanghebbenden kunnen belangengroepen, bedrijven en maatschappelijke organisaties zijn. Het komt zelden voor dat externe belanghebbenden in het projectteam vertegenwoordigd zijn. Voor agentschappen met regelgevende instantie zijn de industrieën die zij reguleren meestal de belangrijkste externe stakeholdergroep voor elk project. Als een belanghebbende door het projectteam wordt geïdentificeerd, moet die stakeholder worden overwogen in het plan voor stakeholderbeheer.
Het is onpraktisch dat een projectteam bestaat uit leden die elke stakeholdergroep vertegenwoordigen. In veel gevallen is het onmogelijk. Het projectteam heeft echter input en buy-in van belanghebbenden nodig om het project te laten slagen. Een overheidsorganisatie wil bijvoorbeeld haar meest gebruikte bedrijfseigen softwareprogramma volledig vernieuwen en moderniseren.
Bijna iedereen in de organisatie gebruikt het programma op de een of andere manier. Elk type gebruiker kan niet rechtstreeks in het projectteam worden vertegenwoordigd, dus het team bedenkt manieren om input van belanghebbenden te verzamelen en bepaalt manieren om belanghebbenden te informeren over de status van het project. Deze methoden voor het verzamelen van input- en communicatiestrategieën zijn gedocumenteerd in het stakeholder managementplan.
Het verschil tussen een Stakeholder Management Plan en een Communicatieplan
Er kan een aanzienlijke hoeveelheid bloeddoorlopen zijn tussen het stakeholdermanagementplan en het communicatieplan van een project. Hun functies lijken erg op elkaar. Een stakeholdermanagementplan is breder omdat het de input voor het project vergemakkelijkt, evenals de output van outlines. Een stakeholderbeheerplan is smaller omdat het alleen gericht is op personen met gevestigde belangen, terwijl een communicatieplan een breder publiek zou kunnen omvatten.
Een Stakeholder Management Plan evolueert tijdens een project
Het beheerplan voor belanghebbenden wordt meestal bijgehouden door de projectmanager . Naarmate een project vordert, herziet de projectmanager het stakeholderbeheersplan en brengt het periodiek terug naar het projectteam om updates te overwegen. Een project kan er in het midden van zijn tijdlijn heel anders uitzien dan in de planningsfase, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de begeleidende documenten van een project worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen.
Voorbeeld van hoe een Stakeholder Management Plan werkt
Hier is een voorbeeld van hoe een stakeholderbeheersplan in de loop van een project kan veranderen. Een overheidsinstelling start een regelgevingsproject. Bij het begin stellen de projectsponsor en de projectmanager een lijst met belanghebbenden op om in het stakeholder managementplan te plaatsen.
Een van de eerste taken van het projectteam is het uitwerken van het plan. Na een paar maanden identificeert een lid van het projectteam een belanghebbende waaraan niemand aan het begin van het project heeft gedacht. De projectmanager voegt de nieuwe stakeholder toe aan het plan en roept een vergadering van het projectteam aan om te bespreken hoe de nieuwe stakeholder kan worden betrokken. Zodra het team beslist wat te doen, zal de projectmanager de projectsponsor hierover informeren.
Het is duidelijk dat het stakeholder managementplan een levend document is. Naarmate het project verandert, kan het stakeholderbeheersplan mee veranderen om beter te voldoen aan de behoeften van het project. Met een flexibel stakeholderbeheersplan kan een projectteam op gepaste wijze input en feedback verzamelen van belanghebbenden en deze belanghebbenden op de hoogte houden.