Plan, houd mensen verantwoordelijk, communiceer en communiceer wat meer
Dat is een mooie academische definitie, maar wat doen projectmanagers?
Simpel gezegd, ze beheren projecten. Misschien is dit te simpel gezegd, maar dat is wat ze doen. Binnen ethische grenzen doen ze wat nodig is om de doelen van het project te bereiken.
PMI definieert een project als "een tijdelijke groepsactiviteit die is ontworpen om een uniek product, dienst of resultaat te produceren." Het woord uniek is het belangrijkste werk in deze definitie. Dagelijkse taken omvatten geen projecten. Activiteiten die deel uitmaken van een project vinden niet meer plaats zodra het project voorbij is.
Projectmanagers organiseren middelen - zoals tijd, geld en mensen - om projecten succesvol te maken. Zodra een project is voltooid, gaan projectmanagers naar een ander project.
Welke projectmanagers doen
Als het de taak van een projectmanager is om middelen te organiseren om projecten succesvol te maken, hoe gebeurt dit dan?
Projectmanagers plannen projecten. Ze gaan zitten met projectsponsors om de doelen van het project vast te stellen. Ze nemen deze doelen en geven ze vorm in een projectcharter .
Het projectcharter is het document dat het begin van een project formaliseert. Het projectcharter beschrijft de hoge verwachtingen van het project, zoals mijlpalen, budgetten en tijdsbestekken. De exacte componenten van projectcharters variëren per organisatie.
De projectmanager en projectsponsor bespreken wie ze willen in het projectteam.
De projectmanager en sponsor bepalen hoe ze deze mensen bij het project zullen betrekken. De projectsponsor moet de organisatorische positie en slagkracht hebben om managers op hoog niveau te benaderen om personeelsmiddelen voor het project te verkrijgen.
Deze personeelsleden rapporteren niet formeel aan de projectmanager, maar zij zijn tegenover de projectmanager verantwoordelijk voor het uitvoeren van toegewezen projecttaken. Dit is misschien het moeilijkste om projecten te beheren: de projectmanager heeft geen volledige leidinggevende autoriteit over leden van het projectteam. Deze mensen hebben andere opdrachten en prioriteiten buiten het project. Als persoonlijke problemen zich voordoen, proberen projectmanagers deze met het projectteamlid af te handelen, maar als deze problemen aanhouden, moet de projectmanager mogelijk naar de manager van het teamlid om een oplossing te vinden.
Zodra een projectmanager zijn of haar bronnen kent voor een project, ontwikkelt de projectmanager een projectplan en een werkafbraakstructuur , of WBS. De WBS verdeelt de mijlpalen van het project in hanteerbare brokken die aan één persoon kunnen worden toegewezen. Een taak hoeft niet door slechts één persoon te worden voltooid, maar één persoon moet verantwoordelijk zijn voor de taak.
Als een projectmanager de WBS ontwikkelt, gaat hij na welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Hij rangschikt taken op de juiste manier. Hij houdt ook rekening met de sterke en zwakke punten en andere verplichtingen van projectteamleden.
Het grootste deel van het werk van een projectmanager is communicatie. In de planningsfase zijn de projectmanager en sponsor constant in communicatie. Tijdens de aftrapvergadering zet de projectmanager de toon voor het hele project. Zodra het project is gestart, communiceert de projectmanager met projectteamleden, projectsponsors en belanghebbenden . Belanghebbenden kunnen zowel binnen als buiten de organisatie zijn. De projectmanager organiseert regelmatig vergaderingen met het projectteam en ontmoet indien nodig individuele teamleden. De projectmanager ontmoet ook regelmatig de projectsponsor om ervoor te zorgen dat het project verloopt zoals de projectsponsor verwacht.
Naarmate het project ten einde loopt, moet de projectmanager communiceren om ervoor te zorgen dat alles bij elkaar komt. Nadat het project is afgesloten, documenteert en communiceert de projectmanager de lessen die uit het project zijn geleerd.
Overheidsorganisaties hebben de neiging om projectmanagers veelvuldig te gebruiken met IT-componenten zoals grote software-upgrades en hardwareverkopen. Kleinere IT-projecten hebben vaker formele structuren voor projectbeheer dan kleinere projecten zonder technologische implicaties. Projectmanagers voor deze kleinere, niet-technische projecten kunnen medewerkers zijn die geen training hebben in projectmanagement en waarvan verwacht wordt dat ze het werk doormodderen.
Veel mensen vallen in het projectbeheer om gedwongen te worden doormodderen. Ze komen van allerlei achtergronden. Of het nu gaat om politieagenten , contractmanagers, curriculumspecialisten , voorlichters of iets anders, ze beginnen als materiedeskundigen met organisatorische vaardigheden en eindigen als projectmanagers. Zodra ze een beetje ervaring en training opdoen, merken ze dat ze het leuk vinden om projecten te beheren. Ze zoeken meer mogelijkheden om projecten te beheren, training om hun vaardigheden te verbeteren en misschien ook om zichzelf meer geloofwaardigheid en kansen op werk te geven.
Kenmerken van projectmanagers
Er zijn verschillende kenmerken die vaak voorkomen bij succesvolle projectmanagers. Met deze eigenschappen zijn projectmanagers goed op weg om de doelen van hun projecten te bereiken.
Projectmanagers moeten betrouwbaar zijn. Om te zorgen dat belanghebbenden en projectteamleden erop kunnen vertrouwen dat een project goed zal verlopen, moeten ze de projectmanager vertrouwen. Of het goed gaat of niet, de projectmanager moet open en eerlijk zijn over wat er met het project aan de hand is. Dergelijke openhartigheid verhoogt de betrouwbaarheid van een projectmanager. Mensen weten dat ze betrouwbare informatie zullen krijgen, ongeacht wat er in het project gebeurt.
Projectmanagers hebben de neiging om extravert te zijn. Extraversie is een goede eigenschap voor projectmanagers omdat ze constant communiceren. Of het nu gaat om communicatie met de projectsponsor, belanghebbenden of teamleden, projectmanagers moeten optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden om informatie te verspreiden en te verzamelen. Introverte projectmanagers kunnen succesvol zijn; ze moeten zichzelf echter buiten hun comfortzone dwingen.
Planning is van cruciaal belang voor succes in projectbeheer. Projectmanagers moeten planners zijn, niet alleen om een goed plan op te stellen, maar om een plan te volgen en te weten wanneer dat plan moet veranderen. Projectmanagers houden zich aan een plan totdat het niet langer voldoet aan de behoeften van het project. Vervolgens maken ze on-the-fly aanpassingen om ervoor te zorgen dat de doelen van het project worden bereikt. Ze communiceren de veranderingen aan de benodigde doelgroepen.
Projectmanagers zijn niet altijd experts in het onderwerp van hun projecten. Bij grotere projecten is het vrijwel onmogelijk dat een projectmanager een expert is voor alle aspecten van het project. Dit is de reden waarom teams zo belangrijk zijn. Om het gebrek aan vakkennis van een projectmanager te bestrijden, moeten projectmanagers gegevensgericht zijn. Ze moeten hun teamleden opdragen om hen verifieerbare gegevens te verstrekken om te bewijzen dat projecten verlopen zoals ze zouden moeten. Wanneer kritieke beslissingen over tijd, kwaliteit en reikwijdte zich voordoen, hebben projectmanagers gegevens nodig om te bepalen wat er moet gebeuren.
Omdat projectmanagers gegevens nodig hebben, moeten ze analytisch zijn. Ze moeten door vooroordelen en emoties heen kunnen snijden om relevante informatie te vinden en deze toe te passen op het besluitvormingsproces.
Certificaten die projectmanagers kunnen verdienen
Omdat het projectbeheer is uitgegroeid tot een eigen discipline, is de waarde van certificeringen toegenomen. Veel vacatures in zowel de publieke als de private sector laten zien dat werkgevers nieuwe medewerkers moeten of willen hebben om te worden geaccrediteerd. Mensen met een lange werkgeschiedenis in projectbeheer hebben mogelijk geen certificeringen nodig, maar degenen die nieuw zijn in deze branche moeten ze nastreven. Naarmate er meer mensen op het gebied van projectmanagement komen, zullen meer mensen zich moeten onderscheiden als bekwaam.
In de VS is de meest voorkomende certificering voor projectmanagers de Project Management Professional, of PMP®, aangeboden door PMI. Om een PMP®-certificaat te verkrijgen, voldoet een projectmanager aan de vereisten voor opleiding, ervaring en training. Aan deze vereisten kan op twee manieren worden voldaan. Ten eerste moet een projectmanager een middelbare school hebben, vijf jaar ervaring met 7.500 uren managementprojecten en 35 uur relevante training. Ten tweede moet een projectmanager een bachelordiploma hebben, drie jaar ervaring met 4.500 uren managementprojecten en 35 uur relevante training.
Nadat aan deze vereisten is voldaan, moet een projectmanager een aanvraag indienen bij PMI en een examen afleggen. Dit examen is gebaseerd op de Project Management Body of Knowledge of PMBOK®.
In totaal biedt PMI negen projectmanagementcertificeringen. De PMP® en de gemakkelijk te verkrijgen Certified Associate in Project Management of CAPM® zijn de twee algemene certificeringen van PMI. Hun andere zeven certificeringen hebben betrekking op specifieke aspecten van projectbeheer, zoals bedrijfsanalyse, planning en risicobeheer, of specifieke projectmanagementmethodologieën, zoals Agile en OPM3.
Salarissen Projectmanagers Verdienen
Zoals met bijna elke taak die bestaat in zowel de publieke als de private sector, kunnen degenen die voor de overheid werken, verwachten iets minder te verdienen dan hun tegenhangers in de privésector. Overheidsorganisaties hebben meestal betere voordelenpakketten dan particuliere bedrijven.
Projectmanagers maken in het begin van hun loopbaan minder dan degenen die meer ervaring hebben. Als projectmanagers ervaring opdoen, kunnen ze hogere salarissen opleggen.