Een projectplan is het resultaat van een zorgvuldige planning door een projectmanager . Het is het hoofddocument dat aangeeft hoe het project zal worden uitgevoerd. Volgens het Project Management Institute is het "een formeel, goedgekeurd document dat wordt gebruikt om zowel projectuitvoering als projectcontrole te begeleiden." Het is het plan van plannen omdat daarin gedocumenteerd zijn de intenties van de projectmanager voor elk belangrijk facet van het project .
Hieronder worden de kritische elementen beschreven die in veel projectplannen worden gevonden. Organisaties hebben hun processen en protocollen voor wat er moet gebeuren in een projectplan en meer in het algemeen hoe projecten moeten worden uitgevoerd, dus niet alle projectbeheersplannen hebben deze elementen. Projectmanagers moeten ze echter allemaal in de planningsfase beschouwen om verwarring en gedwongen improvisatie tijdens de projectuitvoeringsfase te voorkomen.
01 Projectdoelen
02 Projectomvang
Net als projectdoelen wordt de reikwijdte gedefinieerd in het charter; een projectmanager moet echter de scope in het projectplan verder verfijnen. Een van de beste manieren om te definiëren wat er ruimte is voor een project is om te definiëren wat buiten het bereik valt. Voor een project om een handmatig proces te automatiseren, is bijvoorbeeld een definitie van de scope nodig over waar dat proces begint en eindigt om taken die buiten het bereik van het project vallen, op de juiste manier uit te sluiten. Met deze informatie kan een projectmanager bepalen wat er in scope is.
03 mijlpalen en belangrijke deliverables
De belangrijkste prestaties voor een project worden mijlpalen genoemd. De belangrijkste werkproducten worden belangrijke deliverables genoemd. Ze vertegenwoordigen de grote componenten van het werken aan een project. Een projectplan moet deze items identificeren, definiëren en deadlines voor de voltooiing ervan vastleggen.
Stel dat een organisatie een project uitvoert om nieuwe software te ontwikkelen. Een dergelijk project heeft zowel mijlpalen als deliverables. Grote deliverables kunnen de laatste lijst met bedrijfsvereisten zijn en de lijst met functionele vereisten die aan die bedrijfsvereisten voldoen. Hierna kon het project mijlpalen hebben van het einde van het bedrijfsontwerp, het einde van de systeemtest, het einde van de acceptatietest door de gebruiker en de implementatiedatum van de software. Deze mijlpalen hebben werkproducten gekoppeld aan hen, maar ze gaan meer over de processen dan de producten zelf.
Mijlpalen en belangrijke leverbare deadlines hoeven geen exacte datums te zijn, maar hoe preciezer die datums, hoe beter. Iets met een deadline van oktober kan elke dag in oktober van de 1e tot de 31e bereikt worden, maar een deadline van 15 oktober moet op of vóór 15 oktober zijn bereikt. Precieze datums helpen de projectmanager om een nauwkeurige structuur voor het uitsplitsen van werk te maken.
04 Work Breakdown Structure
Een Work Breakdown Structure, of WBS, deconstrueert de mijlpalen en grote deliverables in een project in kleinere stukjes, zodat een persoon verantwoordelijk kan worden gesteld voor elk stuk. Bij het ontwikkelen van de work breakdown-structuur, neemt de projectmanager veel factoren in overweging, zoals de sterke en zwakke punten van projectteamleden, de afhankelijkheden tussen taken, beschikbare middelen en de totale projectdeadline.
De projectmanager is uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van het project, maar hij of zij kan het werk niet alleen doen. De WBS is een tool die de projectmanager gebruikt om verantwoording af te leggen over het project omdat het de projectsponsor, projectteamleden en belanghebbenden informeert die verantwoordelijk zijn voor wat. Als de projectmanager zich zorgen maakt over een taak, weet de projectmanager precies met wie hij of zij moet omgaan.
05 Budget
Het budget van een project laat zien hoeveel geld wordt toegewezen om het project te realiseren. De projectmanager is verantwoordelijk voor het op de juiste manier verspreiden van deze bronnen. Voor een project met leveranciers zorgt de projectmanager ervoor dat de deliverables worden voltooid volgens de contractvoorwaarden, met bijzondere aandacht voor kwaliteit. Sommige projectbudgetten linken naar het personeelsplan.
06 Human Resources Plan
Het personeelsplanningplan laat zien hoe het project wordt bemand. Het is soms bekend als het personeelsplan. Dit plan bepaalt wie er in het projectteam aanwezig zal zijn en hoeveel tijdverplichtingen iemand van iedereen verwacht te maken. Bij het ontwikkelen van dit plan onderhandelt de projectmanager met teamleden en hun leidinggevenden over hoeveel tijd elk teamlid aan het project kan besteden. Als personeel nodig is om over het project te overleggen maar geen deel uitmaakt van het projectteam, is dat ook gedocumenteerd in het personeelsplan. Opnieuw worden geschikte supervisors geraadpleegd.
07 Risicobeheerplan
Veel dingen kunnen fout gaan in een project. Hoewel elke mogelijke ramp of kleine hapering onvoorspelbaar is, kunnen er veel voorspeld worden. In het risicobeheerplan identificeert de projectmanager de risico's voor het project, de waarschijnlijkheid dat die risico's zullen plaatsvinden en strategieën om die risico's te beperken. De projectmanager zoekt input van de projectsponsor , het projectteam, belanghebbenden en interne experts.
Er worden mitigatiestrategieën opgezet voor risico's die waarschijnlijk zullen optreden of waaraan hoge kosten verbonden zijn. Risico's die onwaarschijnlijk zijn en die lage kosten hebben worden genoteerd in het plan; ze hebben echter mogelijk geen beperkende strategieën.
08 Communicatieplan
Een communicatieplan schetst hoe een project aan verschillende doelgroepen zal worden gecommuniceerd. Net als de uitsplitsingsstructuur voor werken, wijst een communicatieplan de verantwoordelijkheid toe voor het invullen van elk onderdeel voor een lid van het projectteam.
Elk bericht heeft een beoogd publiek. Projectmanagers zorgen ervoor dat elk bericht is afgestemd op zijn specifieke doelgroep. Een communicatieplan helpt projectmanagers ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt.
09 Stakeholder Management Plan
Een stakeholderbeheersplan identificeert hoe stakeholders zullen worden gebruikt in het project. Soms hoeven stakeholders alleen informatie te ontvangen. Dat kan in het communicatieplan worden geregeld. Als er meer nodig is van belanghebbenden, wordt in een stakeholderbeheerplan uiteengezet hoe het wordt verkregen.
10 Wijzigingsplan
Een wijzigingsbeheerplan biedt een kader voor het aanbrengen van wijzigingen in het project. Projectmanagers hebben de neiging wijzigingen in het project te willen vermijden; veranderingen zijn echter soms onvermijdelijk. Het wijzigingsbeheerplan biedt protocollen en processen voor het aanbrengen van wijzigingen. Het is van cruciaal belang voor verantwoording en transparantie dat projectsponsors, projectmanagers en projectteamleden het verandermanagementplan volgen.