Human Resources Assistant Algemene functieomschrijving met primaire taken
De medewerker Personeelszaken assisteert bij het beheer van de dagelijkse werking van de functies en taken voor human resources. De HR-assistent voert verantwoordelijkheden uit op een aantal of alle van de volgende functionele gebieden: afdelingsontwikkeling, HRIS, werknemersrelaties, training en ontwikkeling, voordelen, compensatie, organisatieontwikkeling, uitvoerend bestuur en werkgelegenheid.
De HR-assistent heeft een gedeeltelijke verantwoordelijkheid voor deze gebieden:
- rekruteren en detacheren van logistiek;
- Prestatiemanagement- en verbeteringsvolgsystemen;
- medewerker oriëntatie, ontwikkeling en training logistiek en archivering;
- assisteren bij werknemersrelaties;
- bedrijfsbreed faciliteren en participeren van de commissie;
- communicatie met bedrijfsmedewerkers ;
- vergoedingen en voordelen administratie en archivering;
- werknemersveiligheid, welzijn, welzijn en gezondheidsrapportage ; en
- werknemersdiensten;
- het bijhouden van personeelsdossiers en het HR-bestandssysteem;
- assisteren bij de dagelijkse efficiënte werking van het HR-kantoor.
De medewerker Personeelszaken draagt bij aan de uitvoering van Human Resources-praktijken en -doelen die een op werknemers gerichte, hoogwaardige cultuur opleveren die de nadruk legt op empowerment, kwaliteit, productiviteit en normen, doelverwezenlijking en de werving en doorlopende ontwikkeling van een superieur personeelsbestand.
De medewerker Human Resources helpt bij de implementatie van services, beleid en programma's via HR-medewerkers. De HR-assistent rapporteert ook aan de HR-directeur wie de assistent helpt om hun verantwoordelijkheden te vervullen. De HR-assistent helpt ook bedrijfsmanagers met HR-problemen.
Primaire doelen:
- Veiligheid van het personeel.
- Ontwikkeling van een superieur personeelsbestand.
- Ontwikkeling van de afdeling Human Resources.
- Ontwikkeling van een op werknemers gerichte bedrijfscultuur die de nadruk legt op kwaliteit, continue verbetering en hoge prestaties.
- Persoonlijke voortdurende ontwikkeling.
De belangrijkste gebieden waarvoor een typische HR-assistent verantwoordelijk is, worden hier benadrukt, evenals meer specifieke taken op elk verantwoordelijk gebied.
Ontwikkeling van de afdeling Human Resources
- Beheert programma's, procedures en richtlijnen om het personeelsbestand te helpen afstemmen op de strategische doelen van het bedrijf.
- Neemt deel aan het ontwikkelen van afdelingsdoelen, doelstellingen en systemen .
- Helpt bij het volgen van afdelings- en bedrijfsmetingen die de verwezenlijking van de strategische doelen van het bedrijf ondersteunen.
- Bereidt en onderhoudt rapporten die nodig zijn om de functies van de afdeling Personeelszaken uit te voeren. Bereidt periodieke rapporten voor beheer voor, indien nodig of gevraagd.
- Neemt deel aan vergaderingen van administratief personeel en woont waar nodig andere vergaderingen en seminars bij en vertegenwoordigt de afdeling.
Human Resources Information Systems (HRIS)
- Onderhoudt de HRIS-database en genereert geplande of aangevraagde rapporten om het management te helpen.
- Werkt de telefoonlijst van medewerkers en het organisatieschema bij . Behoudt een database met contactinformatie voor medewerkers.
- Om de nauwkeurigheid te controleren, wordt de database regelmatig gecontroleerd.
- Helpt bij de ontwikkeling en bijwerking van het onderdeel Human Resources van de website.
- Houdt personeelsdossiers up-to-date door werknemersstatusveranderingen tijdig bij te werken.
- Onderhoudt personeelsdossiers in overeenstemming met toepasselijke wettelijke vereisten.
Voordelen administratie
- Voert indien nodig voordelenoriëntaties en andere benefiettraining uit.
Verwerkt inschrijvingen, wijzigingen en beëindigingen van deelnemers in alle voordelenplannen en programma's.
- Verzoent maandelijkse facturen met de loonaftrek.
- Helpt medewerkers bij het oplossen van problemen of problemen met uitkeringen.
- Beheert de dagelijkse transacties van het 401 (k) -plan en verwerkt personeelskredieten en -aanvragen.
Training en ontwikkeling
- Plan de deelnemers in trainingssessies.
- Houdt deelnemers en trainingsregistraties bij.
- Voert trainingsrecords in een database in en onderhoudt deze.
- Volgt de implementatie van de Employee Performance Development Plans (PDP's) .
- Volgt de verwezenlijking van PDP-doelen.
werk
- Adverteert werknemersbanen eerst, intern en vervolgens extern, in overeenstemming met het wervingsbeleid van bedrijven. Beheert de logistiek van het wervingsproces.
- Schrijft geclassificeerde advertenties in de krant en plaatst advertenties op internet op plaatsen die geschikt zijn voor de open positie, waaronder vacaturesites, kantoren voor college-carrièreservices, professionele verenigingen en op de website van het bedrijf.
- Sorteringen en recensies worden hervat zodra ze dagelijks aankomen. Beheert de papiertoepassing en beheert de recruteringsmailbox. Biedt de eerste beoordeling van cv's. Behoudt een bestandssysteem dat gekwalificeerde aanvragen voor één jaar behoudt.
- Roostert interviews in voor de personeelsverantwoordelijke en personeelszaken. Plan indien nodig aanvullende interviews.
- Mailt het kandidaataanbodbriefpakket zoals gevraagd en traceert de retourzending.
- Zorgt ervoor dat de werkruimte, computer en andere apparatuur, mailbox en geschikte geïnstalleerde software klaar zijn voor de startdag van de nieuwe medewerker.
- Voert nieuwe werknemersoriëntatie uit .
- Bereidt papierwerk voor dat vereist is voor nieuwe aanwervingen en stelt een personeelsdossier samen.
- Assisteert de fabriek en de frontoffice met tijdelijke personeelsbehoeften door contact op te nemen met en samen te werken met de uitzendonderneming.
- Voert tijdelijke werknemersoriëntatie uit, creëert tijdbadges en traceert de aanwezigheid van huidige tijdelijke medewerkers .
- Faxtijdstaten voor uitzendverwerking wekelijks naar het uitzendbureau.
Werknemersrelaties
- Helpt bij de ontwikkeling en implementatie van een personeelshandboek en nieuw personeelsbeleid en procedures.
- Bestanden alle conformiteitsrapporten bij de staat en de federale overheid, inclusief het EEO-1 rapport.
- Helpt bij de implementatie en het volgen van bedrijfsveiligheids- en gezondheidsprogramma's.
Een vergoeding
- Wordt getraind in en voert regelmatig procedures uit ter ondersteuning van de boekhouding en de salarisadministratie.
- Neemt deel aan ten minste één salarisonderzoek per jaar.
Organisatie ontwikkeling
- Neemt deel aan verschillende commissies om HR-ondersteuning te bieden en activiteiten te monitoren en doelen te bereiken.
- Neemt deel aan het plannen en implementeren van verschillende werknemersrelaties en initiatieven voor medewerkerstevredenheid.
Uitvoerend bestuur
- Sorteert e-mail en faxen; distribueert naar mailboxen van werknemers.
- Assisteert bij vergaderingen van de Raad van Bestuur: maakt pakketborden, ontmoet en verwelkomt bestuursleden, bestelt lunches, maakt reserveringen.
- Consolideert en e-mailt wekelijkse managementrapporten naar managers.
- Coördineert executive reisplannen en andere regelingen indien nodig.
- Bestelt bloemen en kaarten voor werknemers voor evenementen zoals ziekte, overlijden bij familie, geboorte, afstuderen enzovoort.
- Krijgt VISA's en paspoorten voor werknemers die naar het buitenland moeten reizen.
Extra
- Veronderstelt andere taken zoals toegewezen door de HR-directeur of de CEO.
Om de functie Human Resources Assistant met succes uit te voeren, moet een persoon in staat zijn om elke essentiële verantwoordelijkheid naar tevredenheid uit te voeren. Deze vereisten zijn representatief, maar niet allesomvattend, van de kennis, vaardigheden en bekwaamheden die vereist zijn van de Human Resources Assistant van het bedrijf.
Vereisten voor personeelszaken
Er kunnen redelijke aanpassingen worden gedaan om personen met een handicap in staat te stellen deze essentiële functies uit te voeren.
- Uitstekende computervaardigheden, waaronder Word en Excel in een Microsoft Windows-omgeving.
- Effectieve mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
- Algemene kennis van verschillende arbeidswetten en -praktijken.
- Ervaring in beheer van voordelen en andere HR-programma's.
- Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden.
- Vaardigheden in databasebeheer en administratie.
- In staat om een hoge mate van vertrouwelijkheid te vertonen.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden.
- Moet in staat zijn om problemen tijdig te identificeren en op te lossen.
- Moet informatie vakkundig kunnen verzamelen en analyseren.
Fysieke eisen van de baan van de HR-assistent
Deze fysieke eisen zijn representatief voor de fysieke vereisten die een werknemer nodig heeft om de essentiële functies van de functie van Human Resources Assistant met succes uit te voeren. Redelijke aanpassingen kunnen worden gedaan om personen met een handicap in staat te stellen de beschreven essentiële functies van de functie van de medewerker Human Resources Assistant uit te voeren.
Bij het uitvoeren van de taken van de medewerker Human Resources Assistant is de werknemer verplicht om te praten en te horen. De werknemer moet vaak zitten en hun handen en vingers gebruiken, om te hanteren of te voelen en om toetsen op een toetsenbord te manipuleren.
De werknemer moet zo nu en dan staan, lopen, met armen en handen reiken, klimmen of balanceren en bukken, knielen, hurken of kruipen.
Visiecapaciteiten vereist voor deze functie omvatten een nauwe visie.
Werkomgeving voor de baan van de HR-assistent
Bij het uitvoeren van de taken van de medewerker Human Resources Assistant zijn deze kenmerken van de werkomgeving representatief voor de omgeving die de Human Resources Assistant zal tegenkomen. Redelijke aanpassingen kunnen worden gedaan om mensen met een handicap in staat te stellen de essentiële functies van de functie van de Human Resources Assistant uit te voeren.
Tijdens het uitvoeren van de taken van deze functie, wordt de medewerker af en toe blootgesteld aan bewegende mechanische onderdelen en voertuigen. Het geluidsniveau in de werkomgeving is meestal stil tot matig.
Conclusie
Deze functiebeschrijving is bedoeld om informatie over te brengen die essentieel is voor het begrijpen van de positie van de functie Human Resources Assistant en is niet bedoeld als een uitputtende lijst van vaardigheden, inspanningen, taken, verantwoordelijkheden of arbeidsomstandigheden in verband met de functie.
Onderwijs en ervaring
- Een bachelordiploma is vereist.
- Een tot twee jaar algemene bedrijfservaring, heeft ervaring met personeelszaken de voorkeur.
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land.
Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.