HRIS-definitie en -beschrijving
Normaal gesproken worden als een database honderden bedrijven verkocht die een vorm van HRIS verkopen en elk HRIS heeft verschillende capaciteiten.
Kies uw HRIS zorgvuldig op basis van de mogelijkheden die u in uw bedrijf nodig hebt. Omdat HRIS steeds geavanceerder is geworden, is de keuze voldoende om een HR-afdeling praktisch te verlammen.
Belangrijkste overwegingen als u naar uw HRIS-opties kijkt
De selectie van een HRIS is een stressvolle situatie omdat er zoveel opties zijn. Het is een uitdaging om de opties te kiezen die het beste bij uw behoeften passen. Waden door de informatie die door elk systeem wordt verstrekt, is ook een uitdaging.
De verkopers zijn vaak verkopers in dienst die u mondeling vertellen dat het systeem aan uw behoeften zal voldoen. Zorg ervoor dat u dit uitcheckt met meerdere bronnen, waaronder huidige klanten, online discussiegroepen, LinkedIn, andere SHRM-leden en Google-recensies.
Dit zijn de andere factoren waarmee u rekening moet houden wanneer u uw HRIS selecteert.
- Vergeet niet dat, zelfs als uw bedrijf slechts een paar mensen van vandaag is, het in de toekomst misschien wel twee keer zoveel of zelfs tien keer zoveel werknemers heeft, dus kies een systeem dat kan meegroeien met uw bedrijf.
- Een andere belangrijke factor die u moet overwegen, is dat veel HRIS slechts een deel van wat u automatisering nodig heeft om te volbrengen, kunnen volbrengen. In deze gevallen wilt u zeker weten dat de componenten van eventuele add-ons of aanvullende systemen probleemloos samenwerken. Nogmaals, neem niet het woord van de verkoper over de samenwerking van de systemen. Doe je onderzoek.
- Controleer ook om te zien welke soorten training en permanente ondersteuning beschikbaar zijn voor uw personeel. U moet er ook voor zorgen dat de beloften van de verkoopconsulent over training en follow-up na de aankoop rechtstreeks in uw contract worden opgenomen om de HRIS aan te schaffen. En neem contact op met andere organisaties om er zeker van te zijn dat uw geselecteerde bedrijf een trackrecord heeft van voortdurende, behulpzame ondersteuning.
Functionaliteit van betere HRIS-keuzes
Doorgaans bieden de betere Human Resource Information Systems (HRIS) over het algemeen:
Beheer van alle werknemersinformatie . Gegevens zoals namen, titels, adressen en salarissen zijn een basisbeginselen. Salaris- en positiegeschiedenis, rapportagestructuren, geschiedenis van functioneringsgesprekken en andere belangrijke werknemersinformatie.
Bedrijfsgerelateerde documenten zoals medewerkershandboeken, noodevacuatieprocedures en veiligheidsrichtlijnen.
Voordelenbeheer inclusief registratie , statuswijzigingen en het bijwerken van persoonlijke gegevens. In een ideaal systeem kunt u werknemers toestaan om hun eigen informatie op te zoeken en te bekijken, inclusief het bijhouden van vakanties.
Volledige integratie met payroll en andere financiële software en boekhoudsystemen van het bedrijf . Wanneer deze zijn verbonden, kunt u ervoor zorgen dat de loonstrookjes correct zijn.
Er is nooit een verband tussen wat de officiële loonsom is en de informatie die de loonlijst heeft. Als de systemen niet integreren, is het gemakkelijk om een salaris in het ene systeem bij te werken en niet in het andere.
Beheer van aanvragers en hervatten : wanneer uw systeem naadloos is, kan de recruiter op een ingehuurde knop klikken en wordt alle informatie van de aanvrager overgedragen aan de werknemerzijde van de dingen. Dit bespaart zo veel tijd omdat uw gegevensinvoer en papierwerk praktisch verdwijnen.
Als een aanvrager zijn eigen informatie invoert bij het aanvragen, kunt u zorgen voor de juistheid. Als de aanbiedingsbrief wordt gegenereerd uit hetzelfde systeem als het salarissysteem, komt het salaris perfect overeen en is er geen misverstand.
Prestatieontwikkelingsplannen: het is niet alleen voldoende om plannen te hebben, als ze worden vastgelegd in een centraal systeem, dan kunnen ze de medewerker gemakkelijk volgen van positie naar positie.
Hoger leiderschap kan rapporten uitvoeren om te zien waar mensen zijn en wat hun individuele bazen van plan zijn in termen van opvolgingsplanning voor hun toekomst.
Disciplinaire acties: het is belangrijk om bij te houden wie is opgeschort, gedegradeerd of andere negatieve acties tegen hen heeft laten uitvoeren - zelfs nadat de werknemer uw organisatie heeft verlaten. Wanneer een bedrijf belt en vraagt om een oude referentie van een werknemer , is het gemakkelijk voor een admin in de HR-afdeling om op te zoeken en te rapporteren of de persoon al dan niet in aanmerking komt voor huur.
Trainingsrecords: dit is vooral belangrijk in een bedrijf waar certificeringen en licenties vereist zijn. In andere bedrijven is het trainingsniveau misschien niet zo belangrijk, maar het kan zijn dat u de informatie nog steeds nuttig vindt als u uw werknemers ontwikkelt, een belangrijke factor die zij van hun werk willen.
Samengevat volgt de HRIS die het meest effectief bedrijven bedient deze informatie:
- aanwezigheid en gebruik van de aftakas ,
- loonsverhogingen en geschiedenis,
- rangen en posities betalen ,
- prestatie-ontwikkelingsplannen ,
- training ontvangen,
- disciplinaire maatregelen ontvangen,
- persoonlijke werknemersinformatie, en af en toe,
- management en belangrijke opvolgingsplannen voor werknemers,
- identificatie van hoog potentieel werknemers , en
- aanvrager tracking, interviewen en selectie.
Voordelen van de juiste HRIS
Een effectieve HRIS biedt informatie over vrijwel alles wat het bedrijf nodig heeft om medewerkers, voormalige werknemers en aanvragers te volgen en analyseren. Uw bedrijf moet een personeelsinformatiesysteem selecteren en het aanpassen aan uw behoeften. Als uw bedrijf op een groeipad is, kiest u een systeem dat met u mee kan groeien.
Het is vrij goedkoop om een standaard HRIS te implementeren, maar zorg ervoor dat wat u implementeert, voldoet aan de werkelijke behoeften van uw bedrijf. Wilt u omzetrapporten kunnen uitvoeren? Organogrammen posten?
Sta managers toe om elektronisch toegang te krijgen tot eerdere functioneringsgesprekken? Wilt u dat alles via de HR-afdeling moet worden gedaan of wilt u dat managers zelf toegang hebben tot de informatie?
Met een gepaste HRIS stellen medewerkers van Human Resources medewerkers in staat om hun eigen voordelenupdates te doen en veranderingen aan te pakken, zodat HR-personeel wordt vrijgemaakt voor meer strategische functies . Bovendien worden gegevens die nodig zijn voor werknemersbeheer, kennisontwikkeling, loopbaanontwikkeling en -ontwikkeling en gelijke behandeling vergemakkelijkt.
Ten slotte hebben managers toegang tot de informatie die ze nodig hebben om legaal, ethisch en effectief het succes van hun rapporterende werknemers te ondersteunen. Ze kunnen hun eigen rapporten beheren en plannen in het systeem invoeren om te helpen bij de opvolging.
Het Human Resource Information System (HRIS) is een software of online oplossing voor gegevensinvoer, gegevensregistratie en gegevensinformatiebehoeften van de functies Human Resources, payroll, management en accounting binnen een bedrijf.
Normaal gesproken worden als een database honderden bedrijven verkocht die een vorm van HRIS verkopen en elk HRIS heeft verschillende capaciteiten. Kies uw HRIS zorgvuldig op basis van de mogelijkheden die u in uw bedrijf nodig hebt.