Leer hoe je een sympathiebrief schrijft om een treurende medewerker te helpen
Wat u ook doet om uw medewerker of collega op een sympathieke manier te helpen omgaan met hun treurige situatie, het is bijna altijd gepast om een sympathiebrief te schrijven . Condoleance-aantekeningen worden altijd gewaardeerd door medewerkers die het op prijs stellen uw sympathiebericht te ontvangen tijdens hun verdriet.
Deze sjabloon biedt een handleiding zodat u uw eigen sympathieke letter op uw werkplek kunt schrijven . Het benadrukt de factoren die ervoor zorgen dat uw condoleance-aantekeningen uw juiste sympathie-boodschap overbrengen.
Schrijf een sympathiebrief om oprechte medeleven uit te drukken
Start uw sympathiebericht op uw normale briefpapier met uw naam en adres en datum. Of, als u ervoor heeft gekozen om een notitie op een kaart of een stuk briefpapier met de hand te schrijven, begin met de datum.
E-mail is ook steeds aanvaardbaarder geworden als communicatiemiddel, maar een formele handgeschreven brief of getypte notitie zijn betere keuzes voor condoleancebrieven. Sympathieberichten per e-mail laten de blijvende indruk achter dat uw correspondentie normaal was, en helemaal niet de sympathieboodschap die u probeerde over te brengen.
Schrijf vervolgens, Beste (naam werknemer),
Begin uw brief met een beschrijving van het evenement en uw sympathie. Afhankelijk van uw relatie met de werknemer (bijvoorbeeld HR-personeel sympathiebrief aan de werknemer), moet u mogelijk een bedrijfsnotitie schrijven, maar u wilt misschien ook een tweede, persoonlijke notitie schrijven.
De focus van dit artikel is de officiële sympathiebrief van het bedrijf. Het is over het algemeen formeler dan een notitie die je naar een persoonlijke vriend of collega stuurt.
Voorbeeld: We willen onze sympathie betuigen voor het recente verlies van uw moeder. Het verliezen van een naaste familielid is altijd triest en we willen dat je weet dat we heel veel spijt hebben van je verlies.
Aanbieden om de medewerker te assisteren tijdens de verdrietperiode zonder verplichte bedrijfsmiddelen of een precedent te scheppen dat je niet aan alle werknemers kunt aanbieden.
Voorbeeld: laat het ons weten als er iets is dat we kunnen doen om u te helpen als u het verlies van uw moeder aanpakt.
Biedt extra informatie over bedrijfsmiddelen die beschikbaar zijn voor werknemers tijdens hun verdriet.
Voorbeeld: personeelsleden van Personeelszaken hebben u geholpen om toegang te krijgen tot uw voordeleninformatie en we hebben ons rouwbeleid met u gedeeld. Als u behoeften heeft die verder gaan dan de parameters van het beleid, laat het ons dan weten zodat we uw situatie op individuele basis kunnen behandelen.
In het verleden is de praktijk van het bedrijf geweest om extra onbetaald verlof te verlenen om met overlijden gerelateerde zaken, reizen buiten de staat en tijdrovende juridische problemen om te gaan.
Beëindig uw notitie met een herhaald aanbod van ondersteuning. De werknemer heeft misschien niets van u nodig of wil van u, maar het is belangrijk dat u de aanbieding doet. Je zult zelden vinden dat je hulp wordt nagestreefd, maar je hebt aangetoond dat het je iets kan schelen.
Voorbeeld: we doen er alles aan om u te helpen in deze moeilijke tijd op de reis van het leven. Je verlies van je moeder is triest en we ondersteunen je inspanningen om vooruitgang te boeken.
Laat ons weten hoe we kunnen helpen.
Eindigend: gebruik uw normale handtekening. Regards is een veelgebruikt teken om een sympathiebericht te beëindigen. Of je moet je eigen comfortabele manier vinden om de condoleancebrief te beëindigen en af te sluiten.
Extra sluitingen zijn onder meer:
- hartelijk
- oprecht
- Met vriendelijke groeten
- Denk aan je
- Het beste
- Beste wensen
- Met sympathie
Dit zijn de componenten van een sympathiebrief met links naar de stappen die een bedrijf eerder kan nemen in het proces van het ondersteunen van een medewerker in de treurige momenten van rouw en verdriet in het leven.
Lees meer over hoe een werkgever werknemers en collega's kan helpen met rouw en verdriet om te gaan .
Houd er rekening mee dat wanneer u uw sympathiabericht schrijft, het onwaarschijnlijk is dat u alle details van de relatie van uw werknemer met zijn of haar familieleden kent. Bovendien zult u zelden alle details over de ziekte van een werknemer of het tragedie van een familielid hebben.
Beperk daarom de aannames die u in uw sympathiebrief uitdrukt. Het bericht neutraal houden is de beste manier om je sympathiebrieven te schrijven. (Een werknemer en haar moeder kunnen bijvoorbeeld al twintig jaar een verre, ongelukkige relatie hebben gehad, je weet het niet, dus schrijf geen sympathiebericht dat een hechte, liefdevolle relatie aangaat, je medeleven zal aan dovemansoren gericht zijn. )
Voorbeeld Sympathiebrief
Beste Elizabeth,
Het spijt ons zo te horen over de dood van je moeder. Het verliezen van een familielid is altijd moeilijk. Laat het ons weten als er iets is dat we kunnen doen om u te helpen tijdens deze proeftijd.
U komt in aanmerking voor drie dagen betaald verlof, zoals vermeld in ons beleid inzake rouwverwerking door werknemers. In het verleden hebben we extra onbetaald verlof verleend aan werknemers wanneer reizen en persoonlijke zaken die verband houden met het overlijden meer tijd nodig hebben om van het werk te gaan.
Laat uw manager of personeelszaken weten of u extra vrije tijd nodig heeft. We kunnen ook werken met een flexibel schema als uw familiebedrijf tijdens de werkuren moet zijn voltooid.
We zijn toegewijd om u te helpen tijdens deze moeilijke tijd in de reis van het leven. We sympathiseren met het verlies van je moeder en we willen je inspanningen ondersteunen om verder te gaan met je leven. Laat ons weten hoe we kunnen helpen.
Vriendelijke groeten,
Susan
Human Resources Director
De manager van de medewerker kan ook overwegen een sympathiebrief of brief te sturen. Dit is beter geschreven op een notitiekaart en informeel verzonden, aangezien de officiële bedrijfsbrief al is verzonden door personeelszaken.
Collega's en vrienden worden ook aangemoedigd om sympathie te betonen in reactie op de brute momenten van het leven.