Hoe te communiceren Dus werknemers luisteren en actie ondernemen
Organisaties houden een functioneringsgesprek om feedback te geven, de ontwikkeling van medewerkers aan te moedigen en de voortgang en bijdrage van medewerkers te beoordelen. Of een medewerker voldoet aan de verwachtingen van zijn werk en deze overtreft, is een cruciaal onderdeel van de feedback van de prestatiebeoordeling.
Een formele beoordeling van de prestaties daagt de communicatieve vaardigheden van de manager uit omdat de werknemer begrijpt dat de beoordeling van de prestaties zijn compensatie zal beïnvloeden. Dit kan conflicten, angst en gekwetste gevoelens veroorzaken. Ongeacht hoe uw organisatie prestatiefeedback gebruikt, wanneer u een moeilijk gesprek moet voeren , zullen deze frases en benaderingen helpen. Hier zijn enkele tactieken voor het geven van feedback.
Je prestatie is uitstekend
Deze communicatie is eenvoudig, maar u kunt de impact en het effect ervan verbeteren. Noem waarom en geef voorbeelden van de redenen om de prestaties van de medewerker als uitstekend te beoordelen. De medewerker zal van uw voorbeelden leren en u kunt haar aanmoedigen om meer van de acties te doen die als opmerkelijk zijn aangemerkt.
Je speelt momenteel en je prestaties kunnen worden verbeterd
Communiceer dat de medewerker presteert en aan de verwachtingen van de functie voldoet, maar hij heeft de mogelijkheid om de prestaties te verbeteren en een uitstekende bijdrage te leveren.
Geef een overzicht van de gebieden die aandacht behoeven.
Geef aan dat terwijl zijn prestaties hem kwalificeren voor een verhoging omdat hij met succes de belangrijkste functie-eisen vervult, je graag verbetering op specifieke gebieden wilt zien.
Wijs erop dat als de werknemer elk jaar de grootst mogelijke loonsverhoging moet behalen, hij de huidige prestaties moet verbeteren om dat doel te bereiken.
Bespreek de gebieden waarop hij de grootste kans op verbetering heeft.
Je prestaties voldoen niet aan de verwachtingen
Merk op dat hoewel we zijn prestaties tijdens wekelijkse vergaderingen hebben besproken, dit niet verbetert en het tijd is om te praten over een actieplan. Van alle medewerkers wordt op zijn minst verwacht dat ze hun werkverwachting waarmaken.
Geef de belangrijkste prestatiegebieden aan die moeten worden verbeterd voordat u kunt vaststellen dat zijn prestaties voldoen aan de minimale taakverwachtingen.
Wijs erop dat de werknemer de minimale taakverwachtingen niet vervult die u gedurende het jaar hebt besproken. Je zou kunnen toevoegen: "Misschien communiceer ik deze informatie niet duidelijk zodat je de implicaties begrijpt van je aanhoudende slechte prestaties. Ik heb besloten dat onze volgende stap een prestatie verbeterplan is waarin we doelen stellen, afspraken maken, deadlines stellen en data en komen regelmatig bijeen om de voortgang te beoordelen. "
De werknemer begrijpt niet wat u hem vertelt
Blijf dezelfde informatie niet herhalen als een werknemer niet lijkt te begrijpen wat u probeert te communiceren. Zoek andere manieren om hetzelfde te zeggen en hoop dat een van hen uw zorgen duidelijk zal overbrengen. (Houd in gedachten dat soms een gebrek aan duidelijkheid signalen van onenigheid signaleert.)
Vertel de werknemer dat je open staat voor vragen die kunnen helpen bij het verhelderen van de punten die hij niet begrijpt. Tenslotte, vraag hem om zijn begrip van uw belangrijkste aandachtspunten samen te vatten. (Je kunt dan bepalen wat niet begrepen wordt en hoe ver je uit elkaar bent om te communiceren.)
De werknemer is het niet eens met wat u hem vertelt
Wanneer u hebt geprobeerd de problemen die u opmerkt met de prestaties van een werknemer duidelijk te communiceren en de werknemer het daar niet mee eens is, is bevraging een aanbevolen aanpak.
- Kun je voorbeelden geven die laten zien wat er mis is met mijn beoordeling van je prestaties?
- Wat denk je dat ik een misverstand heb over de prestaties die ik dit kwartaal regelmatig heb waargenomen?
De feedback die ik heb ontvangen van uw collega's, teamleden en andere managers komt overeen met mijn observaties.
Daarom weet ik dat u het niet eens bent met mijn beoordeling, maar ik heb vandaag niets gehoord waardoor ik het wilde veranderen. Voorlopig zal mijn beoordeling blijven bestaan. Ik zal met plezier je prestaties verder bespreken in een maand tijdens onze wekelijkse vergadering nadat ik op deze gebieden aanwijzingen heb gezien voor verbetering ...
Samenvattend om te zorgen voor begrip
Vertel de medewerker: "John, wil je onze discussie hier vandaag samenvatten zodat ik weet dat jij en ik op dezelfde pagina staan ?" Geef blijk van vertrouwen in het vermogen van de werknemer om te leren, te groeien, te veranderen of te verbeteren: "Ik ben ervan overtuigd dat u de wijzigingen zult kunnen aanbrengen die we vandaag hebben besproken. Ik geloof dat u deze verbeteringen kunt aanbrengen omdat u de talent en vaardigheden die nodig zijn voor bovengemiddelde prestaties. Ik ben beschikbaar om je te helpen wanneer je obstakels tegenkomt voor je succes of als je denkt dat je een vervaldatum of deadline mist. Laat het me weten wanneer dit gebeurt, zodra je het merkt. ."
Stel het plan voor de follow-up vast
Staat: "Laten we samen een plan maken om deze verbeteringen na te streven.Ik wil regelmatig feedbackpunten hebben zodat we weten wanneer er een probleem optreedt. Neem de tijd tussen nu en donderdag om een plan te bedenken om deze wijzigingen aan te brengen. Donderdag kunnen jij en ik het eens worden over de doelen en tijdlijnen van het plan, ik zal er ook over nadenken en kom voorbereid met mijn ideeën. "
Bereik overeenstemming over een actieplan
Vraag de medewerker: " Bent u het ermee eens dat dit een haalbaar plan is? We hebben dit plan samengevoegd en ik ben ervan overtuigd dat u de benodigde verbeteringen binnen de tijdlijnen die we hebben ontwikkeld, zult kunnen voltooien. waar we het vandaag over kunnen hebben? '
Aankondiging van een betalingsbesluit dat impopulair zal zijn
Vertel de werknemer: "Op basis van uw prestaties dit jaar, heb ik vastgesteld dat u niet in aanmerking komt voor een salarisverhoging. Omdat u uw werkverwachtingen niet hebt bereikt, ontvangt u deze cyclus geen verhoging. Ik zal dit graag bespreken. verder in 4-6 maanden nadat ik een aanhoudende verbetering in uw prestaties heb gezien. "
Vermeld het bedrag van de salarisverhoging en het bedrag van de beloning die de verhoging in het salaris van de werknemer met een nieuwe salarisverhoging zal brengen. Percentages zijn niet altijd motiverend. Terwijl de werknemer waarschijnlijk de wiskunde zal doen, is het uw doel om hem bewust te maken van de verandering in beloning. Voorbeeld: "Uw salarisverhoging is $ 500, waarmee uw totale salaris op $ 55.000 komt."
Wanneer u duidelijk communiceert en een defensieve reactie vermijdt, kunt u uw verwachtingen kenbaar maken op een manier die de werknemer hoort. Spreek zodat de werknemer luistert, begrijpt en verbetert - is dat toch niet het doel?