Het personeelsdossier wordt over het algemeen opgeslagen in een afgesloten, brandwerende archiefkast op een vergrendelde locatie die toegankelijk is voor personeelszaken.
De vertrouwelijkheid van de werknemersinformatie in het personeelsdossier is van het grootste belang.
Van alle door het bedrijf bijgehouden personeelsdossiers wordt het personeelsbestand van medewerkers het vaakst dagelijks benaderd voor informatie door de werkgever, leidinggevende of personeelszaken.
Overwegingen over inhoud van het personeel van werknemers
De fundamentele principes en vragen waarmee u rekening moet houden bij het indienen van een document in een personeelsdossier zijn deze.
- Zal de werkgever een bepaald document nodig hebben om beslissingen te rechtvaardigen als de werkgever voor de rechter wordt gedaagd? Zou de werkgever het document in een rechtbank nodig hebben?
- Weet en begrijpt de werknemer dat het document wordt opgeslagen in zijn personeelsdossier? In de meeste gevallen moeten werkgevers de werknemer het document laten ondertekenen, niet om instemming te betuigen met de inhoud van het document, maar te erkennen dat zij op de hoogte zijn van het document en het hebben gelezen.
- Er mogen nooit verrassingen, meningen of persoonlijke aantekeningen over de werknemer in een personeelsdossier worden geplaatst. Alleen de feiten, geen speculatieve gedachten, horen in een personeelsdossier.
Inhoud van een personeelsdossier
Hieronder volgen aanbevelingen over de documentatie die een werkgever moet bewaren in een personeelsdossier.
Werkgeschiedenis
- Sollicitatie
- Hervat
- Doorgaan met sollicitatiebrief
- Onderwijsverificatie
- Werkgelegenheid verificatie
- Afwijzingsbrief
- Positie functiebeschrijving
- Taakanalyse records
- Sollicitatiebrief of arbeidsovereenkomst
- Uitzendbureau of uitzendovereenkomst, indien gebruikt
- Noodgeval Contact Informatie
- Ondertekend formulier voor bevestiging van medewerkershandboek met de ontvangst van het werknemershandboek
- Controlelijst van een nieuwe werknemersoriëntatie met daarop behandelde onderwerpen en door wie
- Eventuele herplaatsingsovereenkomsten en documentatie
- Elk contract, schriftelijke overeenkomst, ontvangstbewijs of ontvangstbevestiging tussen de werknemer en de werkgever (zoals een niet-concurrerende overeenkomst , een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst met betrekking tot een door een bedrijf geleverde auto), bijvoorbeeld
- Officiële formulieren voor het leven van werknemers, waaronder: verzoeken om overdracht , promotie , interne sollicitaties, enzovoort
- Alle andere documentatie met betrekking tot werkgelegenheid
Ontwikkeling en verbetering van werknemersprestaties
- Kopieën van elk functioneringsgesprek dat is gebruikt of personeelsontwikkelingsplannen
- Zelfbeoordelingen door werknemers
- Records van formele counseling-sessies
- Opmerkingen over het bijwonen of te laat zijn
- Documentatie voor prestatieverbetering
- Disciplinaire actierapporten
- Medewerkersherkenning gepresenteerd zoals certificaten, erkenningsbrieven, enzovoort
- Formele suggesties en aanbevelingen van werknemers, reacties van organisaties
- Verslagen van trainingen
- Verzoeken om training
- Beoordeling van competenties
- Train les- of sessiemeldingen of -roosters
- Needs assessments moeten worden ondertekend
- Trainingskostenrapporten
- Klachten van klanten of collega's
Verslagen over de beëindiging van de dienst
- Ontslagbrief werknemer
- Sluit interview documentatie af
- Cobra- melding
- Tewerkstelling einde controlelijst
- Eindafrekening van alle aspecten van de tewerkstelling van de werknemer, zoals eindloon, vakantiegeld, terugkeer van bedrijfseigendommen, enzovoort.
Aanvullende documenten met betrekking tot personeelsdossiers zijn beschikbaar.