Wat moet (en mag niet) u plaatsen in een personeelsdossier
In andere landen is de toegang beperkt tot personeel van HR en kunnen medewerkers toegang vragen tot hun gegevens. Advocaten kunnen de inhoud van de personeelsdossiers ook dagvaarden voor rechtszaken en klachten over de EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) .
Een ex-medewerker kan ook een kopie van zijn personeelsdossier opvragen.
Met al deze potentiële toepassingen en potentiële kijkers van uw personeelsdossiers, moet een werkgever ervoor zorgen dat onbevooroordeelde, feitelijke documentatie van de arbeidsverleden van een werknemer in uw personeelsdossiers bewaard blijft. Pas deze algemene richtlijnen daarom toe op de documentatie die u bewaart in de personeelsdossiers van uw organisatie.
Algemene richtlijnen voor de inhoud van het personeelsdossier
- Informatie in personeelsdossiers moet feitelijk zijn. Beoordelingen van het personeel van de supervisor of personeelszaken; willekeurige notities; roddel; ongegronde geruchten; vragen, rapporten of aantijgingen van andere werknemers die onontgonnen zijn; beschuldigingen die niet worden nagestreefd, onderzocht en beëindigd; en alle andere niet-feitelijke informatie, commentaar of aantekeningen moeten worden uitgesloten van het personeelsbestand van een werknemer.
Een van de slechtste voorbeelden van beledigend commentaar dat een HR-manager vond die in een personeelsdossier was ingediend, betrof de sollicitatiebrieven van een rekruteringsmanager. Eén zei: "Mogelijk te dik om de trap op en af te lopen als dat nodig is." Stel je voor dat de werknemer, een advocaat en zelfs toekomstige werknemers en supervisors zulke opmerkingen lezen.
In een ander bedrijf ontdekte de manager ongefundeerde aantekeningen die managers en anderen in de bestanden van de werknemer hadden geplaatst, zoals: "Mary is boos omdat ze geen salarisverhoging heeft gekregen." Ze vertraagde haar werk doelbewust om zelfs met haar manager aan de slag te gaan. " Zie je het probleem?
- Personeelsrecords moeten zorgvuldig worden toegewezen aan hun juiste bestandslocaties. Bepaal een protocol voor de administratie van uw bedrijf op basis van nationale en federale wetten , arbeidswetgeving zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) en best practices voor werkgevers.
Blijf dan bij het protocol. U wilt geen verontschuldigingen van willekeurige artsen vinden die in het personeelsdossier zijn weggestopt als ze in een medisch dossier thuishoren. Noch wilt u de reden en de rechtvaardiging voor de promotie van een werknemer in het loonbestand.
U wilt ook niet dat de records van een wervingsbeslissing bestaan uit achtergrondcontrole of aantekeningen van besprekingen met voormalige werkgevers in het personeelsdossier.
- Supervisors, managers en andere werknemers die documentatie in personeelsdossiers plaatsen, moeten worden opgeleid om de documentatie op de juiste manier te schrijven. Door een werknemer te berispen dat de medewerker een complete deadbeat was, zullen uw personeelsrecords geen prijzen winnen, maar van ongetrainde supervisors is bekend dat ze soortgelijke uitspraken doen.
Beter nog, beperk de toegang tot de bestanden tot uw HR-personeelslid die verantwoordelijk is voor de administratie en weet wat wel en niet in een personeelsdossier moet worden geplaatst. - Breng de informatie die u plaatst in personeelsdossiers in evenwicht met zowel de positieve als de negatieve aspecten van de arbeidsverleden van een werknemer. Te vaak benadrukken personeelsrecords elk negatief voorkomen en missen de positieve componenten.
- Herken het verschil tussen de persoonlijke notities van een supervisor over zijn of haar rapporterende medewerkers en de officiële bedrijfsdocumenten. De opmerkingen van de supervisor die worden gebruikt voor prestatieverbetering , het bijhouden van projecten en het voltooien van doelen en het eerlijk vaststellen van raises en prestatieontwikkelingsplannen , horen bijvoorbeeld in het privébestand van een supervisor en niet in de officiële personeelsrecords van het bedrijf.
Erken ook de noodzaak om toezichthouders op te leiden in het maken van notities en het bijhouden van documentatie in hun beheersbestand. Dezelfde criteria voor feiten, geen meningen en specifieke voorbeelden, geen geruchten, zijn van toepassing op privé-notities.
De privé-notities van de supervisor kunnen worden gedagvaard in het geval van een rechtszaak, dus voorzichtigheid is zelfs aanbevolen voor privé-notities. De praktijk van supervisors die kopieën bewaren van records die voorkomen in het officiële personeelsdossier in hun managementbestand, wordt niet aanbevolen.
- Het inhuren van documentatie en interviewnotities vormen een beetje een dilemma. De beste werkwijze is om voor elke positie die u opvult een afzonderlijk bestand bij te houden dat alle documentatie bevat die betrekking heeft op het invullen van die positie van de vacature tot de referentiecontroles. De cv's, sollicitatiebrieven en sollicitaties van de sollicitanten horen in dit bestand, behalve dat u de aanvraag van de ingehuurde werknemer naar het personeelsdossier van de werknemer moet verplaatsen.
Dit bestand bevat de officiële checklists en formulieren die streven naar een onbevooroordeelde weergave van de kwalificaties van een potentiële medewerker en ondersteunen uw beslissing om de meest gekwalificeerde kandidaat aan te nemen. De meningen en opmerkingen van de rekruteringsmanager die tijdens het wervingsproces zijn genomen , horen niet thuis in dit bestand. Human Resources kan deze aantekeningen verzamelen om volledige documentatie bij te houden over een tewerkstellingsbeslissing, maar ze horen niet thuis in de personeelsdossiers.
- Feitelijke documentatie over werkbeslissingen zoals promotie , overdracht naar een laterale kans en salarisverhogingen horen thuis in de personeelsadministratie. De mening van de supervisor of HR over de medewerker doet dat niet. Officiële disciplinaire actie documentatie zoals een schriftelijke waarschuwing hoort ook in het personeelsdossier van de werknemer.
Specifieke voorbeelden van documentatie die niet in personeelsdossiers zou moeten staan
De volgende informatie mag niet in personeelsdossiers worden geplaatst. De documentatie kan een afzonderlijk bestand vereisen, kan worden geclassificeerd als toezicht- of managementnotities of mag helemaal niet worden bewaard door een werkgever.
- Alle medische informatie hoort thuis in het medische dossier .
- Payroll-informatie behoort in het loonbestand .
- Documenten met socialezekerheidsnummers van medewerkers of informatie over beschermde classificaties van werknemers , zoals leeftijd, ras, geslacht, nationale afkomst, handicap, burgerlijke staat, religieuze overtuigingen, enzovoort, mogen nooit in de personeelsdossiers worden bewaard.
- Toezichtdocumentatie ten behoeve van het beheer van het werk van een werknemer, het stellen van doelen, verstrekte feedback, enzovoort, dient te worden bewaard in een privé-, supervisor- of managerfolder.
- Onderzoeksmateriaal met inbegrip van de klachten van werknemers, getuigenverklaringen, interviews met werknemers, bevindingen, aanbevelingen van advocaten en oplossingen, plus follow-up om te garanderen dat er geen represailles worden genomen , moeten zich bevinden in een onderzoeksdossier dat losstaat van personeelsdossiers.
- Bestandsmedewerker I-9 formulieren in een I-9-bestand of -locatie , verwijderd van personeelsdossiers.
- Plaats achtergrondcontroles inclusief criminele geschiedenis, kredietrapporten, enzovoort, en de resultaten van drugstests in een apart bestand dat supervisors, managers en de medewerker niet kunnen openen. SHRM beveelt dit afzonderlijke bestand aan of raadt aan dat deze informatie ook wordt opgeslagen in het medische dossier van de werknemer.
- Records met betrekking tot gelijke kansen voor werknemers , zoals zelf-identificatieformulieren en overheidsrapporten mogen niet in het personeelsdossier worden bewaard, noch elders waar de supervisor toegang toe heeft.
Als u zich aan deze richtlijnen houdt, slaat uw organisatie feitelijk feitelijke, ondersteunde arbeidsverleden en personeelsdossiers op de juiste locaties op.
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.