Zoals met alle werknemersbestanden, beperkt u de toegang, behalve voor degenen die het moeten weten
Het loonbestand stelt boekhoudkundig personeel in staat om de werknemer te betalen zonder toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie van werknemers. Boekhoudpersoneel kan loonadministratie bijhouden waar het zinvol is om de werknemer te betalen.
In gevallen waarin loonadministratie en boekhouding worden uitbesteed, is dit een nog meer aanbevolen praktijk voor de salarisadministratie van de werknemer.
Het loonbestand beperkt de toegankelijkheid van vertrouwelijke werknemersinformatie. Het salarisbestand van de werknemer stelt boekhoud- en financiële medewerkers in staat om de informatie die ze nodig hebben om de medewerker op een handige locatie te betalen. De locatie moet veilig en onbereikbaar zijn voor andere werknemers.
U moet indruk maken op de boekhoudkundig medewerkers dat de informatie in de payroll-bestanden vertrouwelijk is en niet mag worden gedeeld zonder de toestemming en aftekening door HR-medewerkers. Het accountantspersoneel mag ook geen informatie delen over verhogingen van medewerkers, promoties, bonussen en andere informatie die vertrouwelijk is over werknemers.
Human Resources hoeft de toegang van de boekhouding tot de salarisbestanden van werknemers niet te controleren. Zoals wordt aanbevolen voor gerelateerde werknemersbestanden, zoals het personeel en medische bestanden, moet u de toegang tot het loonbestand beperken.
Alleen mensen die de informatie nodig hebben om hun werk te doen, zouden de inhoud moeten zien.
Inhoud van een loonlijstbestand voor werknemers
Dit is een gesuggereerd, maar niet volledig, een lijst van wat hoort bij een loonlijstbestand voor werknemers.
- Aanbiedingbrief ondertekend door de personeelsverantwoordelijke, Human Resources en medewerker
- Betaalmachtiging ondertekend door Human Resources en de inhuurmanager wanneer er een werknemerscontract bestaat
- W-4-formulier
- Papierwerk en autorisatie met betrekking tot een personeelsuitkering die een loonaftrek inhoudt
- Direct machtigingsformulier
- Salaris tijd boekhoudformulieren
- Wekelijkse urenstaten per uur
- Tijdklokrecords, waar gebruikt
- Aanwezigheidsregistraties
- Onkostenvergoedingsaanvragen declareren inclusief documentatie en ontvangsten voor reizen en andere geautoriseerde uitgaven
- Collegegeld vergoedingsformulieren en betalingsbewijzen, boeken, enzovoort
- Betaal vooraf aanvraagformulieren
- Bedrijfsleningdocumenten en betalingsschema
- Bevoorradingsbestellingen en -records
- Autorisatie voor vrijgave van privé-informatie
- Papierwerk met betrekking tot elke medewerker te verhogen
- Papierwerk gerelateerd aan een bonus , winstdeling of erkenning
- W-2-formulieren
- Autorisatie voor andere payroll-acties die uw bedrijf toestaat
Ook bekend als werknemersbestanden, werknemersrecords , personeelsdossiers, documentatie
Susan Heathfield doet er alles aan om op deze website accuraat, gezond verstand, Human Resources-management, werkgevers- en werkplekadvies te bieden, maar zij is geen advocaat. De inhoud van de site mag niet worden beschouwd als juridisch advies. De site heeft wereldwijd een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving op het gebied van werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land, dus de artikelen kunnen niet voor iedereen op uw werkplek definitief zijn.
Bij twijfel altijd juridisch advies inwinnen. De informatie op de site is alleen bedoeld als leidraad.