Slimme werkgevers onderhouden 4 verschillende bestanden voor werknemersrecords
Personeelsbestanden van werknemersrecords
Voor elke medewerker wordt een personeelsdossier bijgehouden. Deze personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke documenten en worden beheerd en onderhouden door personeelszaken.
Personeelsbestanden zijn de belangrijkste personeelsdossiers die door de werkgever, de werknemer en de manager van de werknemer in sommige bedrijven worden gebruikt.
In andere - en dit is de aanbevolen aanpak - is de toegang tot het personeelsdossier beperkt tot HR en de werknemer onder toezicht.
Typische documenten in een personeelsdossier zijn onder meer de sollicitatie , een contactformulier voor de familie bij noodgevallen, een gedocumenteerde geschiedenis van de disciplinaire actie, een CV, de werknemer die de werknemer uittrekt, de handtekening van de werkgever , de periodieke beoordeling, taakevaluatie of prestaties ontwikkelingsplan, opleidingsbewijzen en aanwezigheidsgegevens en actuele persoonlijke contactinformatie over elke medewerker.
Niet alle personeelsbestanden bevatten dezelfde documenten, maar elk personeelsbestand heeft enkele documenten die hetzelfde zijn. Documentatie over de prestaties van een medewerker hoort niet thuis in het personeelsdossier tenzij het disciplinaire actie, een beloning of een ander teken van uitzonderlijke prestaties rechtvaardigt.
Dergelijke alledaagse prestatienotities horen in het bestand dat managers bijhouden om de prestaties, doelen en bijdragen van hun werknemers te volgen.
Payroll-bestanden van werknemersrecords
Payroll-bestanden houden ook personeelsdossiers bij. Payroll-bestanden bevatten een geschiedenis van de banen van de werknemer, afdelingen, compensatiewijzigingen, versieringen, leningen en andere informatie die essentieel is voor het betalen van een werknemer en het bijhouden van een kopie van de compensatiegeschiedenis van de werknemer.
Het loonbestand bevat ook de geschiedenis van overheidsformulieren zoals de W-2, W-4 en inhouding van de sociale zekerheid door de werknemer. Het bestand bevat ook informatie over personeelsbeloningen en toestemming om betalingen van het salaris van de werknemer op te nemen.
Medische dossiers van werknemersregistratie
Een medisch dossier voor werknemers wordt ook bijgehouden door de werkgever. De personeelsdossiers in het medische dossier zijn niet voor iedereen beschikbaar, met uitzondering van personeelsleden van Human Resources en de medewerker van wie de administratie in het bestand wordt bewaard. Medische dossiers bevatten doktersnotities, FMLA-aanvraag papierwerk, informatie over drugtesten, vereiste fysieke informatie en andere dergelijke documentatie die betrekking heeft op de medische gezondheid van een werknemer of zijn familielid.
Medische bestanden ontvangen vanwege de vertrouwelijkheid van de werknemersrecords de hoogste mate van veilige opslag en vertrouwelijkheid. Het wordt aanbevolen dat de medische bestanden worden bewaard in vergrendelde laden die zijn vergrendeld in een ruimte die niet toegankelijk is voor andere werknemers dan HR-personeel.
I-9 bestanden met werknemersrecords
I-9-bestanden bevatten personeelsrecords die voor alle werknemers worden bijgehouden in één bestand dat gescheiden is van andere werknemersrecords.
Werkgevers houden dit werknemersrecord gescheiden van andere werknemersrecords om de vertrouwelijkheid van medewerkers te behouden voor overheidsfunctionarissen en andere entiteiten die gemachtigd zijn werknemers- I-9's te beoordelen.
Als u de I-9's op een andere locatie bewaart, zorgt u ervoor dat overheidsmedewerkers geen toegang hebben tot andere records over de werknemer of haar dienstverband bij uw organisatie als u bent geselecteerd voor een federale I-9-bestandscontrole, met uitzondering van de daadwerkelijke I-9-formulier. Deze onderzoeken nemen elk jaar toe, dus zorg ervoor dat uw werknemers I-9-formulieren correct hebben ingevuld of dat u kunt worden onderworpen aan boetes en mogelijk gevangenisstraf.
Toegang tot werknemersrecords door werknemers
Medewerkers kunnen hun personeelsdossiers bekijken door contact op te nemen met een personeelslid van Human Resources tijdens normale kantooruren.
Geen enkele medewerker mag enig document in zijn of haar administratie wijzigen of verwijderen dat moet worden bekeken in aanwezigheid van een personeelslid van HR.
U moet een personeelsbestand hebben voor het bekijken van werknemers in uw werknemershandboek en het klakkeloos volgen met betrekking tot verzoeken van werknemers om hun bestanden te bekijken.
Als een medewerker een schriftelijk verzoek om een kopie van zijn personeelsdossier stuurt nadat hij uw dienstbetrekking heeft verlaten, moet u hem een kopie sturen.
Af en toe stuit u op een medewerker die achterdochtig is over wat voor soort personeelsdossiers worden bewaard door zijn afdeling Personeelszaken. Dit zijn de werknemers die de meeste kans hebben om een kopie van hun werknemersbestanden aan te vragen. Maak opnieuw, zonder onderscheid , een kopie van het bestand en verzend het. (U krijgt waarschijnlijk feedback dat de medewerker verrast was door de kleine documentatie die de HR-medewerkers hadden achtergehouden.)
In sommige rechtsgebieden is het geoorloofd om de werknemer kosten in rekening te brengen voor het dupliceren en verzenden van het bestand.
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.